1.立案
申诉专员的询问和调查的启动主要有两种途径：一是可以由公众呈递的投诉文书启动；二是由申诉专员通过巡视、新闻报道或其他途径获得的线索而自行发起。从近年（2010—2014年）的统计情况看，瑞典申诉专员每个工作年度平均立案数7123件，其中因投诉引起的案件占绝大多数，约占97.48 %，由申诉专员巡视或由新闻报道等原因自行启动的案件仅占0.98 %。（见表1）其中，投诉案件来源主要分布在监狱行政（15.42%）；社会福利（14.74%）；警察机关（11.54%）；社会保险（7.71%）；法院（5.44%）；言论自由与公共文件获取（4.89%）；医疗（3.95%）；通信（3.81%）；教育（3.5%）；公诉机关（3.32%）等领域。
立法对投诉人的条件没有限定，实践中投诉人可以是案件的当事人、利害关系人，也可以是与案件毫无关系的“好事之徒”。申诉专员接收投诉的方式直接而灵活，不需要其他机构的转介。根据《申诉专员指令法》，投诉应当以书面形式作出。书面投诉应当指明投诉对象是哪一个权力机构、投诉哪一个具体行为、行为发生的日期以及投诉人的姓名和地址。如果投诉人拥有对处理和评价该案件起重要作用的材料，这些材料应当一并附入。被剥夺自由的人可以写信给申诉专员，不受对其实施的有关禁止寄送信件和其他资料限制的制约。秘书处设有收案登记制度和接访制度。秘书处应当依投诉人的请求对投诉的收讫作出确认。申诉专员对有预约的公众来访予以接待。案件登记处在正常的工作时间均向公众开放，申诉专员秘书处在每个工作日设有电话接访时间，经决定的特殊案件还可特殊处理。此外，作为申诉专员工作机构的秘书处在首席申诉专员规定的期间内也是向公众开放的。
案件登记接收以后，相应的工作部门会依法进行立案审查，并酌情对案件的去向作出驳回、受理、移交其他机构解决或进行调查处理等不同的决定。申诉专员应当将所登记案件的处理情况及时告知投诉人。在追诉时效方面，除非有特别的原因，申诉专员一般不得就2年之前或者更早发生的事项进行追溯调查。
2.调查程序
申诉专员依法对受理的案件独立进行调查。《申诉专员指令法》第21条规定：“申诉专员有权采取为评估投诉或者其他案件所需要的各种调查措施”。实践中，申诉专员调查权的行使主要体现在以下几个方面：（1）有权出席法院或行政当局的各种会议。申诉专员有权出席法院或者其他公共权力机构的评议会，但无权发表意见。（2）有权获取相关文件和信息。《政府组织法》第十三章第6条规定，法院、行政机关和任何国家或地方政府的雇员均应根据申诉专员的要求提供相应的信息和意见。处于申诉专员监督权之下的任何其他相关人员也有责任履行类似义务。申诉专员有权获得法院和行政机关的记录和其他文件。检察官应按要求对申诉专员予以协助。申诉专员进行案件调查获取信息不适用保密的相关规定，保密规则仅在出现《信息和秘密公开法》所列特殊情形时适用。对于不依法履行配合调查义务者，申诉专员可以行使处罚权。（3）授权其他工作人员进行调查工作。如果案件不涉及最高法院或者最高行政法院的法官，申诉专员可以授权其他人执行他决定发起的某项调查、启动并开展他所决定的法律程序。在特定案件中，申诉专员可以从其工作人员之中任命一名官员代表自己进行法律活动，也可以授权其工作人员采取必要的行动。（4）保存调查文档。所有案件以及采取的与案件有关的行动的日志都应予以保存。申诉专员秘书处应当保存每项决定的文档记录，以表明决定由谁作出，谁负责口头陈述，以及决定的时间和内容。
3.案件裁决
申诉专员以裁决方式结案。裁决就行政机关或者官员所采取的措施是否违反法律法规、是否错误或者不当发表评论，申诉专员也可以提出旨在提升法律适用的统一性和适当性的建议。根据案件的不同情况，申诉专员一般会作出以下处理：
（1）驳回投诉。接到投诉案件后，经初步审查认为没有调查必要的可迳行作出驳回投诉的处理决定。由于立法对投诉应当符合什么实质条件并没有明确规定，公众但凡认为公共机构行使权力有不法、不公之嫌的都可以投诉，因此投诉几乎没有“门槛”限制，涉及面相当广泛，所反映的问题的严重程度各不相同。这种现象，一方面便利和保障了公众监督权的行使，但另一方面也引来了大量无调查价值的抱怨。据统计，在近年投诉案件中，超过半数（约56.79%）案件的处理结果是“未经调查而驳回”。（见表1）
表1 2010—2014年度投诉案件结案情况
（2）将案件移送其他有权机关处理。如果投诉中反映的问题更适合由某一机关而不是由申诉专员来调查和评定，且该机关此前尚未对该问题进行过调查，则申诉专员可以将投诉移送到该机关处理。但是，案件移送至司法总长处须征得其事先同意。如果被投诉者是瑞典律师公会成员，而且根据《司法程序法》的规定，投诉反映的问题能够由律师公会内部机构妥善处理时，申诉专员可以将投诉移送律师公会进行处理。(www.xing528.com)
（3）视情况作出行政评价和行政指引。经调查，确认被投诉机关的行为并无不当的，申诉专员可作出无批评意见的调查结论；认为相关机构存在公务行为不当的，可提出劝告或批评；认为相关机构的公务行为存在改进空间的，可提出良好行政的指引。从近年的统计看，在投诉案件中，“调查后无批评”的结论约占投诉案件处理结果的33.83%；“提出劝告或者其他批评”的占8.75%；“提出良好行政指引”的结论仅个别现象；“在调查过程中纠正”所占比例也极其微小。（见表3）在申诉专员自行发起调查的案件中，“提出劝告或其他批评”约占69.13%，“无批评”结案的仅占29.85%。（见表2）
表2 2010—2014年度申诉专员自行发起调查案件结案情况
（4）向有权机关提出惩戒要求。对于官员疏于公职或授权造成错误的，如果可以用惩戒措施代替起诉，申诉专员应当向有权采取惩戒措施的机关通报。例如，根据《申诉专员指令法》第6条的规定，具有从医专业资格者或者取得其他授权从事医疗行业者（如牙医、医疗产品销售等），其表现基本不能胜任其专职工作或者表现出明显不适于执业，申诉专员可以向有权机构提出撤销其资格或授权、责令其暂缓执业的要求。如果申诉专员认为有必要将有犯罪行为、重大错误或者屡犯错误的官员解职或者暂时革职，也可以将该情况向有权机关报告。
（5）针对职务犯罪行为提起诉讼。作为特别检察官，申诉专员可以对疏于公职或授权而构成犯罪的官员提起诉讼（违反《新闻自由法》或侵犯言论自由权利的除外）。如果针对案件的调查使申诉专员有理由相信存在犯罪行为，则适用法律中关于初步调查、起诉和不予起诉的规定，此时，针对检察官在提起刑事公诉案件中的权力规定合并适用于申诉专员。但存在一些特殊的规定，例如，根据《议会法》第九章第8条，对瑞典中央银行总理事会会员或者瑞典中央银行执行委员会委员所涉案件的起诉只能由财政委员会决定；对议会委员会委员、选举审查委员会委员、议会申诉委员会委员、申诉专员、议会审计长、议会秘书长的起诉只能由宪法委员会决定。
在瑞典，申诉专员最早相当于检察官，其职责就是对犯有错误的官员向法院提起公诉。在早期的瑞典刑法中，玩忽职守是一种犯罪行为，起诉是申诉专员反对官僚主义的有力武器。[11]1975年，瑞典刑法典修正案规定，失职和疏忽仅在故意或严重玩忽职守的情况下才判以刑罚。这使得申诉专员与法院的职权界分发生了一些变化，出现了某种制衡。申诉专员受理的案件绝大多数现在都不可能起诉了。从近年的统计结果看，申诉专员就公务错误向有权机关提出惩戒要求和针对职务犯罪提起公诉的案件很少。如今，申诉专员的主要武器不再是起诉，而是对不良行政提出公开批评或者建议。
（6）提出完善立法的建议。《申诉专员指令法》第4条规定：“申诉专员应致力于补救立法上的缺陷。在申诉专员进行监督行为的过程中，如果有理由认为应对立法或者其他国家政策予以修改，申诉专员可以向议会或者政府反映该情况。申诉专员在依上款规定反映情况之前应向首席申诉专员请示。”在办案过程中发现立法缺陷的，监察员可书面建议议会或政府修改法律规范，尤其是新近的立法中存在的问题。申诉专员在提交给议会的年度工作报告中都会对工作年度内涉及新立法的相关案件进行专项统计汇报。从近年的情况看，每年度申诉专员提出立法建议的案件平均为108件，约占年受案总数的1.52%。（见表3）
表3 2010—2014年度案件来源统计[12]
4.调查结果的公布和年度报告
就案件的处理结果发表评论是申诉专员的法定职责。与在案件调查过程中享有的刚性权力相比，申诉专员对于案件处理结果所发表的评论或意见并不具有强制效力，申诉专员并不具有直接改变或撤销公共机构所做行政决定的权力。但是，申诉专员依法向当事人、相关公共机构以及媒体通报案件调查和处理情况，实际上可以给涉案的相关公共机构造成强大的舆论压力，这些压力有利于公共机构客观对待申诉专员的批评和建议，及时纠正不当的行政行为，在特定情况下，也可能由于申诉专员和社会的监督和干预而使原行政行为被改变或撤销。
根据《申诉专员指令法》规定，申诉专员应当最迟于每年11月15日之前，就前一年7月1日至本年6月30日期间的工作情况向议会提交一份书面述职报告。该报告应包括申诉专员依法采取的各种行动、发布的其他重大决定和一份申诉专员在其他方面活动的总结。当向议会提交年度报告时，还应当同时将日志、书面记录和涵盖同一期间的登记提交给宪法委员会。最初，申诉专员提交的年度报告内容非常简短，只包含了提起诉讼的说明和法院对该诉讼的处理决定。但现在，年度报告篇幅动辄数百近千页，主要内容包括4位申诉专员对自己所负责领域内上一工作年度的工作综述以及对典型投诉案件的述评。年度报告通常剪辑成摘要发布在官方媒体上。
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