高效开会的艺术：决策会议主持技巧与效益掌握

领导者要有效地开展领导活动，召开会议是一种不可或缺的重要手段。因为会议可以起到沟通信息、集思广益、统一思想、确定路线、明确目标、推进工作等作用。但并不是说，只要召开会议就能收到这样的效果。实践证明：会议开得成功，便是一种促进工作的有力手段；会议开得不成功，则是一种“灾害”，既浪费时间，又浪费人力、物力、财力。因此，作为领导者必须要把握和利用好开会这一实施领导的重要手段，认真研究驾驭会议的艺术，提高开会的效率和效益。这就要求领导者在把握开会艺术方面着重注意两个方面的问题：一是掌握主持会议的艺术，这是开会艺术的精华所在。二是掌握提高开会的效率与效益的艺术，这是开会艺术的取向所在。

1.主持会议的艺术

领导者主持会议应紧紧围绕特定任务而进行，并彰显其主持会议的艺术化水平。这里仅就如何主持好决策性会议、执行性会议、动员性会议和咨询性会议四种类型的会议来加以探讨。

其一，主持决策性会议的艺术。

决策性会议包括确定目标、研究方案、制定政策、规划措施等内容。由于决策性会议强调的是最终决议的形成，所以，它要求会议主持者在会议召开过程中要做好三件事：让与会者明确议题；引导与会成员积极发言；在充分听取各方意见的基础之上果断作出决议。因此，主持好决策性会议的关键是领导者如何艺术化地处理好会议过程中随时可能出现的冷场、离题、争执等问题。

一是有效应对冷场问题。要有效应对会议冷场，必须要先弄清出现冷场的原因，再采取相应的对策与措施。一般来说，决策性会议出现冷场的原因主要有两方面：一方面是与会者对议题不够清楚或理解不深，因而感到不好开口。另一方面是与会者思想态度有问题。比如，对议题漠不关心，或对会议主持人有成见，或顾虑发表意见可能伤害他人，或怕有失自己的利益等。对于第一种可能出现的情况，会议主持者要详细明晰地交代议题，然后耐心启发与会者的思路。对于第二种可能出现的情况，主持者要针对具体问题区别对待。如果是与会者对议题不感兴趣，可以提出相关的有趣话题或实际事例，促使他们踊跃发言；如果是与会者对自己有意见或有顾虑者，可用风趣幽默的语言活跃气氛，引其开口；对涉及每个人切身利益的议题，在会前要做好摸底和酝酿工作，指定一些人作引路发言等。

二是有效应对离题问题。对于决策性会议出现的与会者发言离题现象，领导者作为会议的主持人有责任让大家言归正传，使议论回到正题上来，但不能强力扭转。如果强力扭转，就会挫伤有关人员的积极性；如果任其自然，就可能开成无效会议。这就要求主持会议的领导者艺术化地应对离题问题。一般而言，离题现象大多是闲话式的离题，表现为会议讨论中谈论传闻、逸事以及与议题无关的闲话，而且海阔天空、津津乐道，越扯离题越远。出现这种现象通常是因为与会者认为议题与自己无关，不感兴趣；也有的认为议题不好发言，因而转移话题。针对这些情况，主持者应该委婉地引导，既能让大家自觉地言归正传，又不失会场的热烈气氛。可尝试采取如下措施：第一，接过发言者的某句话，顺势巧妙自然地把讨论引回正题；第二，联系议论的某一问题，提出新的看法，把讨论引回到正题；第三，用一句善良的话或风趣的话截住议论而回到正题。

三是有效应对争执问题。在决策性会议上，有时难免发生争执。从一定意义上说，争执是产生成熟意见的基础。但作为主持会议的领导者，要善于把争执控制在有益于实际问题的解决上，不致出现无原则的争论。为此，会议主持者要做好以下两点：一要正确引导争执。从心理上说，坚持己见是人之常情。当与会者为自己的见解争辩时，很难一下做到有错即改并承认对方正确。对此，主持者应有一定的敏感性，适时设置“台阶”，给他们一个既可以转变立场而又不失面子的机会；也可用幽默解除紧张气氛，使那些顾面子的人有台阶下。同时，要注意引导合作，强调求同存异，适时指出集体智慧大于个人智慧，一个好的方案产生离不开合作的道理。二要适时地终止争执。有时争执已经达成了某种协议，但主持者却没有发觉，反而又引起不必要的口舌，造成节外生枝。一个出色的会议主持者，应该是一个善于倾听的人、善于归纳提炼观点的人、善于劝说的人、善于把握火候表态的人。在发现争执各方的观点基本一致时，及时终止争论；在争执各方的观点大同小异时，及时终止争论，同时又不影响会议的活跃气氛。

其二，主持执行性会议的艺术。

执行性会议又被称作解决问题的会议，它包括布置工作、落实任务、划分职权、组织实施等内容。领导者要想成功主持召开这类会议，要在领导艺术上把握好以下几点。

一是要善于将会议开得紧凑、集中。主要是布置工作任务要抓住矛盾的主要方面，言简意赅，使与会者思想处于高度集中的状态，有一种临战的感觉，强化他们完成任务的紧迫感和使命感。同时，要严密控制会议的进行，努力排除一切干扰因素，只允许讨论与会议目的直接相关的事项。

二是要善于巧妙地限制与会者的讨论范围。执行性会议是为了解决某一问题而召开的，因此，对于那些实际上不能执行或者暂时不能执行的方案，不管多么有创见，均应毫不迟疑地放弃。作为主持执行性会议的领导者，一定要善于引导与会者只讨论可行的工作方案，不讨论那些实际不能执行或暂时不能执行的方案，以免造成思想混乱，影响执行既定任务的决心和信心。同时，领导者要善于将会议讨论的内容限定在如何执行或如何做的范围内，不再涉及“为什么”要这样做等问题。

三是要善于部署和落实执行任务的措施。这里主要包含两个方面的内容：一要明确任务，提出要求，责任到人；二要想到意外，备有对策，权责明晰。

其三，主持动员性会议的艺术。

动员性会议的任务主要是深化组织成员对既定决议或活动的认识，明确具体任务的分配与执行的要求，提升成员完成任务的士气与信心。因此，主持召开动员性会议的领导者或者作动员报告的领导者，要善于做到：

一是以深刻道理说服人。要紧紧围绕工作任务，力求深入浅出、通俗易懂地阐明开展某项工作的实际意义，进而从根本上解决人们的思想问题，使之真切地感受到参与进来是自己的应有的权利、应尽的义务。(www.xing528.com)

二是以真诚话语打动人。领导者要想达到动员追随者行动起来的目的，要善于讲真话，而且要言之有理，持之有据。对存在的问题既不夸大，也不缩小，更不回避。实际情况是怎样，就是怎样，一是一，二是二。以此取信于人，使与会者更加理性地行动。

三是以生动的表述感染人。开动员性会议，动员者的动员讲话要力求精彩、遣词造句要鲜活生动、语言表达要充满激情，使与会者听起来鼓舞人心、豪情满怀，从而以饱满的热情信心百倍地参与领导者发起的活动。

其四，主持咨询性会议的艺术。

咨询性会议又被称作产生思想观念的会议，它是为征求意见和建议而召开的，其目的在于收集信息、听取意见，一般不做结论，也无须当场给出具体的答复。主持这类会议的艺术主要在于：

一是注重在与会者之间确立平等的关系。主持召开咨询性会议的领导者要善于在与会者之间（包括领导者在内）确立一种平等关系，在彼此之间营造一种互相尊重的氛围，促使大家畅所欲言，各抒己见，积极献计献策。

二是注重会议讨论内容的开放性。主持会议者不能简单地肯定或否定与会者提出的思想，否则，无异于封闭会议的大门。应尽可能地让与会者发挥自己的想象力，鼓励他们积极献言。如果与会者的发言非常有创造性，一时又不成熟，则应鼓励他们会后继续完善自己的想法，并提出书面建议。

三是主持者不可过早表露己见。如果主持者过早表露己见，容易使与会者误认为这是给咨询会定调子，以致与会者难以拓展自己的思维空间，进而无法收到集思广益的咨询效果。主持会议者要积极巧妙地综合大家的意见，用发言者的一个建议去加强另一个建议，从而使解决有关问题的方案逐步趋于成熟化或系统化。

四是注重与会者之间的团结协作。在会议开始时，作为主持人应该强调开好会议有赖于与会者的共同努力，强化与会者的合作意识，增强团结友好的气氛。

2.提高开会的效率和效益的艺术

通常而言，高质量会议的基本特征是：在最短时间内，以最少的人数和最低的开支，研究解决最多的议题。因此，要想提高开会效率和效益，至少要综合考虑时间、人数、开支、议题四个因素。那么，作为谋划会议的领导者怎样才能把握好这四个要素呢？应做到“五个善于”。

一是善于把握会议时间和参加人数。在做好其他各项会前准备工作的前提下，如何科学确定会议持续的时间和参会的人数则是对领导者领导艺术水平的考验。首先要控制好开会的时间。根据心理学的研究，开会时间超过两个小时，与会者的注意力和理解力就会大大下降，甚至会出现不耐烦情绪，影响会议质量。限制与会人员的发言时间和次数，引导发言者讲短话、讲实话、讲有用的话，也是控制会议时间的好办法。因为只有言简意赅才能节约时间，在有限的时间内把最要紧的思想表达出来。此外，还要控制好出席会议的人数。除大型报告会外，一般性的会议参加人数最好控制在几个人或十几个人。如果与会人数太多，则容易出现不思考问题和滥竽充数的现象。在提高会议质量方面，日本著名经济管理专家士光敏夫提出的五个“提倡”具有很强的启发性，即提倡争论、提倡各抒己见、提倡全体发言、提倡会议不超过一小时、提倡站着开。

二是善于合理安排议题。有的会议之所以质量不高，其原因之一就是议题安排得不够合理。解决的办法应是，必须保证会议议题明确集中，不能出现节外生枝。如果在一个会议上突然增加许多与会者事先不知道的议题，就必然会使之感到莫名其妙，以致出现发言不得要领的现象。因此，应该尽量避免把互不相干的多项议题合并在一起召开所谓的“一揽子”会议的做法，尽量召开“专题会”以使与会者能够集中精力把一项议题议精、议深、议透。这样既能避免无关紧要的人员参加会议，又能有效节约人力和时间，从而收到较好的会议效果。

三是善于控制会议开支。实践表明，参加会议的人数越多，会议持续的时间越长，会议的开支就越高。许多策划会议的领导者不讲效率、不讲成本，浪费了大量的人力、物力和财力。因此，作为策划会议的领导者，必须要强化时间观念和效率意识。在策划会议时，要根据会议的需要，区分可参加和可不参加会议的人；根据会议议题的特点，开小会就可以解决问题的绝不开大会，开短会就可以解决问题的绝不开长会，几个议题可以合并召开的绝不分开单独立会。只有这样才能有效地控制会议开支，降低会议的成本费用，进而提高会议的效益。

四是善于营造良好的会风。会议是一种多功能集体行为，在这个集体里，每个与会人员的个体行为都是它的有机组成部分。因此，领导者要善于营造良好的会风，使每个与会人员都能自觉意识到自己在会议中的角色及重要性，以认真的态度和严谨的作风，密切配合，共同努力，把会议开好。营造良好的会风，就是要使与会人员纪律观念强，发言观点明，与人相处善。换句话说就是，遵守纪律，尊重同志，坚持真理。同时，还要尽量少开会、开小会、开短会，不开游山玩水的“神仙会”，不开那些规模大、时间长、次数多的“声势会”，不开没有必要参加的“情面会”等。

五是善于议而有决。决定或决议是会议的结晶，它集中体现了与会者的智慧和意志，用以规范和指导人们的行动。如果开了一次会，与会者发表了不少议论，但最终没有作出明确决定，出现了通常人们所讲的“议而不决”的情况，这样的会议就无法规范和指导人们的行动，就失掉了开会的意义。当然，议而有决并不是说每一个会议都必须有一个书面决议，而是要求会议对讨论的问题应有一个明确的结论或态度，以便人们去把握和执行。