知识管理功能的优化方法

知识管理是指社会主体对其管理的知识资源进行识别、获取、加工、存储、传播和利用，以实现显性知识和隐性知识的创新与共享的过程。知识管理既包含知识生产、知识传递、知识获取和知识利用等知识过程的管理，也包含对与知识过程相关的组织、人员、资产、科技、活动和设施等要素进行的全方位管理。档案信息本身是一种知识载体，是知识信息与载体材料的结合物。档案信息保护就是一种以知识管理为指引的档案信息管理，同时又是以档案信息管理为基础的知识管理。^[7]其目标是保护档案信息的安全性、保密性、可靠性和完整性，充分发挥档案信息的知识功能，实现档案信息的社会文化价值。因此，档案信息生态性保护系统在本质上是一个运用生态性和系统性理论与技术保护知识管理系统的生态性系统。主要表现在:

一是知识管理为档案信息生产和利用提供管理思想和方法论。档案信息是主体社会活动的原始记录，是知识的结晶。档案信息被用于新的社会实践活动，形成新的档案信息和新的知识。档案信息这种“通过社会化的档案实践活动进行档案记忆的累积与更新，使特定的观念、知识、价值以一定的媒介展现出来、传递下去，成为可感知与传播的精神产品，最终促进社会依照既定的规范得以延续和维持。”^[8]档案信息的生产和再生产方式使自身的文化知识价值得以延续并增值。而知识管理是现代具有创新功能性的一种管理思想和管理模式，以知识创新和知识共享为目标，与档案信息生产和再生产的目标相一致。其管理过程都包括知识获取、知识组织、知识集成、知识转化、知识服务等知识管理环节；其管理主体都是在遵循“统一领导，分级管理”的管理体制下的机关、组织和个人；其管理理念都是强化创新意识、重构服务体系、提高管理效益、挖掘隐性知识、创造知识价值等。因此，知识管理为档案信息的生产和利用提供管理思想和方法论。

二是档案信息本体生态性保护系统本是一个知识管理系统。档案信息本体生态性保护系统包含载体材料生态性保护、记录材料生态性保护、信息生态性保护三个子系统，第二层次子系统又包含预防生态性保护、治理生态性保护和修复生态性保护、信息人生态性保护、信息内容生态性保护、信息网络生态性保护和信息权利生态性保护等方面的理论与技术。从功能要素来看，档案信息本体生态性保护系统几乎涵盖了知识管理系统的主要功能。首先是知识采集功能。它是指档案信息保护人收集、整理、加工的过程，强调档案信息知识采集的方向性、侧重性、连续性和动态性。其次是知识存储的功能。它是指档案信息保护人对档案信息知识进行存储分级、存储分类、存储加密并采用适当的存储方式的过程，强调存储的安全性、科学性、保密性、可用性和完整性。再次是知识扩散功能。它是指档案信息保护人利用各种标准化信息技术实现档案信息知识的共享，强调技术性、标准化、交互性和安全性。最后是知识利用与创新功能。它是指档案信息保护人依据组织战略进行档案信息知识的生产和再生产，实现档案信息知识的利用和创新，强调档案信息保护人的知识需求有效性以及较合理的知识结构、较强的创新能力和解决问题能力。(www.xing528.com)

三是档案信息生态性保护人具有社会知识管理的职能。档案信息生态性保护人包括各级政府、社会组织、企事业单位和公民个人。社会知识管理不仅包括各级政府机关和社会组织内部的知识管理，还包括机关之间、组织之间、机关与组织之间、组织与个人之间、个人之间的知识积累、转移和创新等的管理。因此，档案信息生态性保护人具有社会知识管理的职责，即优化整个社会档案知识资源配置，建立政府档案知识管理、社会组织档案知识管理、企事业单位档案知识管理、个人档案知识管理等知识管理子系统，将适当的知识推送给社会成员，实现社会知识共享和增值。在此过程中，各级政府起决定性的主导作用，其他保护人起参与配合作用。因为，对于各级政府而言，档案信息知识是政府提供公共服务和科学决策的资源，也是政府部门提高运作效率的关键；对于社会组织、企事业单位和公民个人而言，则可以强化其知识管理生态位，提高知识获取能力、知识共享能力、知识应用能力和知识创新能力，进而提高可持续竞争优势，获得双赢的结果。