如何应对电子邮件积压的压力并提高回复效率

当积压了数十封电子邮件时，切勿按照时间顺序从最早的一封开始回复，你应该从最容易回复的邮件开始处理，最好是用“已经收到了”“稍后会立即确认”等一句话解决问题

在刚刚结束休假或者工作最忙的时候，打开电子邮箱后，发现里面有数十封邮件需要处理。一旦面对这种情况，就算逐个回复邮件本身并不困难，大家也往往会为不得不处理的邮件数量而困扰，感到心烦意乱。在这种情况下，先要在精神上放松，学会“减少数量”。

解决这一问题的关键在于“切勿按照时间顺序从最早的一封开始回复”。

收到邮件后隔的时间越久，回复时就越费事。这是因为随着时间的推移，邮件就像是睡着了一样，把它“唤醒”需要费很大的工夫。随着记忆越来越模糊，光是重新记起来就需要消耗一定的能量。如果再遇上需要下大力气从头开始处理的邮件，自然就更麻烦了，很可能会影响好不容易才调动起来的干劲。

在面对电子邮件积压的情况时，应该从最容易回复的邮件开始处理。

最开始时，只处理那些一句话就可以答复对方的邮件，比如：“已经收到了”“稍后会立即确认”等。然后，选择那些可以通过固定格式和模板进行回复的邮件来处理。(www.xing528.com)

当未回复的邮件数量减少到一定程度后，人就会产生一种成就感，觉得“只要认真处理总能完成”“看起来应该能处理好”，从而站在更加积极的立场上思考问题。

这样一来事情就好办了，只要能够将这种积极性坚持到最后，就可以顺利地处理好所有的邮件。

在教练领域，这种方法被称为“分块”或“下切”（chunk down）。在商业领域，大家可能更熟悉“分解”（break down）这个术语。

总而言之，在面对不易解决的复杂问题时，可以将问题不断切分、细化到自己可以处理的程度。

我经常将处理积压邮件这件事比喻成“骑自行车”。在最开始蹬脚踏板时，往往会感到非常费力，但是一旦车轮开始运转就意味着进入了正轨，之后不用那么费力也可以顺利骑行了。其实，在面对那些最初看起来非常棘手的业务时，也是一样的。如果能将它们切分为一个个小目标，并认真对待，最终一定能轻松地推动工作顺利开展。