控制的概念和类型简介

第一节　控制的概念和类型

一、控制的含义

控制一词源于希腊语“掌舵术”，原意是指领航者通过发号施令将偏离航线的船只引导回到正确的航道上来。控制是指控制主体按照既定的条件和目标，对控制客体施加影响，以确保目标实现的过程或行为。

控制是管理的一项重要职能，贯穿于管理的全过程。控制职能是指管理者为确保实际工作与计划相一致，依据事先确定的标准，对实际工作进行衡量和评估，发现和纠正偏差，以使组织活动符合既定目标的过程或行为。

控制的目的在于“纠偏”，即消除计划与实际运行结果之间存在的正负偏差，并使计划更加适合于实际情况。控制工作的目标主要有两类：一类是限制偏差的积累，即纠正实际工作与原有计划及标准之间存在的偏差；另一类是适应环境的变化，对原定的标准和目标作适当的修改，即纠正组织的目标与已发生变化了的内外环境之间存在的偏差。

控制的作用主要有以下四个方面。

（1）确保组织制定的目标与计划的实现。

（2）使组织活动协调一致。

（3）补充与完善已制订的计划与目标，减轻环境不确定性对组织产生的影响。

（4）及时纠正偏差，避免和减少管理失误造成的损失。

二、控制类型

无论在自然界还是在人类社会中，控制无处不在，其方式多种多样。组织中常见的控制类型有以下几种。

（一）按控制的时点不同划分

1.前馈控制

在组织系统开始正式运作前，对未来的环境进行预测，对输入端要素进行分析研究，并采取防范措施，使可能出现的偏差预先得到控制和解决的方法，叫做前馈控制。前馈控制需要确定重要的输出变量，并定期估计实际输入的数据与计划输入的数据之间的偏差，评价其对预期成果的影响，保证采取措施解决这些问题。如组织的人事招聘以及现金预算都属于典型的前馈控制。

前馈控制的优点是做到了防患于未然，在实际问题发生之前就采取管理行动，可以减小系统的损失，避免了事后控制对已铸成的差错无能为力的弊端。由于是在工作开始之前针对某项计划行动所依赖的条件进行控制，不是针对具体人员，因而不易造成对立面的冲突，易于被组织成员接受并付诸实施。而且，可以大大改善控制系统的性能，因此在现实中得到广泛的应用。但做好前馈控制并不容易，需要组织管理人员能够及时、准确地掌握相关信息，并充分了解前馈控制因素与计划工作的影响关系。

2.即时控制

即时控制是一种发生在计划执行的过程之中的控制，可以帮助管理者在发生重大损失之前及时纠正问题。即时控制一般在现场进行，做到偏差即时发现、即时了解、即时解决。主要内容包括：向下级指示恰当的工作方法和工作过程；监督下级的工作以保证计划目标的实现；发现不符合标准的偏差时，立即采取措施纠正。即时控制的关键就是做到控制的及时性。因此，必须有赖于信息的及时获得，多种控制方案的事前储备，以及事发后的镇静和果断。在计划的实施过程中，大量的管理控制工作，尤其是基层的管理控制工作都属于这种类型。从组织系统的运行周期看，即时控制是一种事前控制；从即时控制本身来看，它也是一种反馈控制。

3.反馈控制

反馈控制主要是分析工作的执行结果，将其与控制标准相比较，发现已经发生和即将出现的偏差，分析其原因和对未来可能造成的影响，并采取纠正措施，以防止偏差继续发展或再度发生（如图7-1所示）。反馈控制主要以财务报告分析、标准成本分析、质量控制分析、员工业绩评定结果为依据。

图7-1　反馈控制

反馈控制为管理者提供了关于计划执行的效果的真实信息。如果反馈显示标准与现实之间只有很小的偏差，说明计划的目的达到了；如果偏差很大，管理者就应该利用这一信息及时采取纠正措施，也可以参考这一信息使新计划制订得更为有效。此外，反馈控制可以帮助员工更好地了解其工作绩效，进而更有针对性地改进工作质量和效率。

反馈控制的主要缺点是时滞问题，即从发现偏差到采取更正措施之间存在时间延迟现象，在进行更正的时候，实际情况可能已经发生较大变化，甚至损失已经形成。时滞现象对系统的危害极大，它可以使系统的输出剧烈波动和不稳定，导致系统的状况继续恶化甚至崩溃。因此反馈控制与亡羊补牢类似。但是在许多情况下，反馈控制是唯一可用的控制手段。(www.xing528.com)

从一个控制周期看，前馈控制比反馈控制更为理想，因为前馈控制是一种事前控制，它把问题消灭在发生之前。但从一个更大的周期看，前馈控制实质上也是一种反馈控制，前馈控制所根据的要素输入的标准是过去经验的结果（如图7-2所示）。而且，由于计划必须面对许多不确定性因素，即使执行了前馈控制，也未必能保证结果一定会符合计划的要求。组织需要将前馈控制、即时控制与反馈控制结合在一起，构成复合控制系统，以改善控制效果。

图7-2　反馈控制与前馈控制

（二）按照所采用的手段划分

1.直接控制

直接控制认为，计划实施的结果取决于执行计划的人，管理者及其下属的素质越高，就越不需要间接控制。因此，直接控制着眼于培养更好的管理人员，提高他们的素质，使他们能熟练地应用管理的概念、技术和原理，能以系统的观点来看待管理问题，从而防止出现因管理不善而造成的不良后果。

直接控制的优点如下。

（1）直接控制比较重视人的素质，因而能对管理人员的优缺点有比较全面的了解，在对个人委派任务时能有较大的准确性；同时，为使管理人员合格，对他们经常进行评价，并进行专门的培训，能消除他们在工作中暴露出的缺点及不足。

（2）直接控制可以及时采取纠正措施并使其更加有效。它鼓励用自我控制的方法进行控制。由于在对人员评价过程中会暴露出工作中存在的缺点，因此，会促使管理人员更加努力地担负起职责并自觉地纠正错误。

（3）由于提高了管理人员的素质，减少了偏差的发生，可以减轻损失、节约开支。

（4）直接控制可以获得较好的心理效果。管理者的素质提高后，其自信心和威信也会得到提高，下级也会更加支持他们的工作，这有利于整体目标的顺利实现。

直接控制隐含了这样一个前提条件，即合格的管理者可以不犯错误或少犯错误。但事实上管理者及其下属在工作中所犯的错误的性质与错误的数量并不是等同的。

2.间接控制

间接控制是基于这样一些事实为依据的：即人们常常会犯错误，或常常没有觉察到那些将要出现的问题，因而未能及时采取适当的纠正或预防措施。因此，间接控制着眼于发现工作中出现的偏差，分析其产生的原因，并追究管理者个人的责任，使之改进未来的工作。

在实际工作中，管理人员往往是根据计划和标准、对比或考核实际的结果，研究造成偏差的原因和责任，然后才去纠正。实际上，在工作中产生偏差的原因是很多的。比如，有时是制定的标准不正确，可对标准做合理的修订；或者存在未知的不可控制的因素，如未来社会的发展状况、自然灾害等，因此而造成的失误是难免的；但还有一种原因，就是管理人员缺乏知识、经验和判断力等，在这种情况下可运用间接控制来纠正。同时，间接控制还可以帮助管理人员总结并吸取经验教训，丰富他们的知识、经验和判断力，提高其管理水平。

但是间接控制也存在许多缺点。最明显的是，间接控制是在出现了偏差或造成损失之后才采取的措施，因此其花费的代价比较大。另外，间接控制是建立在以下五个假设的基础之上的。

（1）工作绩效是可以计量的。

（2）人们对工作有责任感。

（3）追查偏差原因所需要的时间是有保证的。

（4）出现的偏差可以及时发现。

（5）有关部门和人员将会采取纠正措施。

然而这些假设在实际当中有时却不能成立。如工作绩效的大小和责任感的高低有时是难以精确计量或准确评价的，而且两者之间可能关系不大或根本无关；有时管理人员可能不愿意花费时间去调查分析偏差的原因；有的偏差并不能预先估计或及时发现；有时发现了偏差并查明了原因，可管理者有时候或推卸责任或固执己见，而不去及时采取措施等。因此，间接控制尚存在一些局限性，还不是普遍有效的控制方法。

直接控制的控制重点放在对管理者的选择与培养上，间接控制的控制重点放在对管理者管理活动的结果的监督与调整上。在现代管理活动中，控制既是一轮管理循环的终点，是保证计划得以实现和组织按既定的路线发展的管理职能，又是新一轮管理循环的起点。