《建设工程文件归档规范及移交手续》

《中华人民共和国档案法》于1987 年9 月5 日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过，1996 年7 月5 日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议对其进行了修正。

依据《档案法》，2001 年3 月5 日，建设部、国家质量监督总局联合发布了《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328 -2001）。 该规范适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。

1.建设工程档案的种类

建设工程档案，是指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。 根据《建设工程文件归档整理规范》，应当归档的建设工程文件主要包括：

（1） 工程准备阶段文件

工程准备阶段文件，指工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。

主要包括：①立项文件；②建设用地、征地、拆迁文件；③勘察、测绘、设计文件；④招投标文件；⑤开工审批文件；⑥财务文件；⑦建设、施工、监理机构及负责人名单等。

（2） 监理文件

监理文件，指工程监理单位在工程监理过程中形成的文件。 主要包括：①监理规划；②监理月报中的有关质量问题；③监理会议纪要中的有关质量问题；④进度控制文件；⑤质量控制文件；⑥造价控制文件；⑦分包资质文件；⑧监理通知；⑨合同与其他事项管理文件；⑩监理工作总结。

（3） 施工文件

施工文件，指施工单位在工程施工过程中形成的文件。 不同专业的工程对施工文件的要求不尽相同，一般包括：①施工技术准备文件；②施工现场准备文件；③地基处理记录；④工程图纸变更记录；⑤施工材料、预制构件质量证明文件及复试试验报告；⑥设备、产品质量检查、安装记录；⑦施工试验记录、隐蔽工程检查记录；⑧施工记录；⑨工程质量事故处理记录；⑩工程质量检验记录。

（4） 竣工图和竣工验收文件

竣工图是指工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。 竣工验收文件是指建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。 竣工验收文件主要包括：①工程竣工总结；②竣工验收记录；③财务文件；④声像、缩微、电子档案。

2.建设工程档案的移交程序

（1） 工程文件的归档范围

对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。 归档的工程文件应为原件。 工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

（2） 工程文件归档的质量要求

归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。 归档的文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。 根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段进行，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。 勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。 凡设计，施工及监理单位需要向本单位归档的文件，应按国家有关规定单独立卷归档。

勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据城建管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。 审查合格后向建设单位移交。 工程档案一般不少于两套，一套由建设单位保管，一套（原件）移交当地城建档案馆（室）。 勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。

（3） 参建单位向建设单位移交工程文件

①《建设工程文件归档整理规范》规定，建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。 建设单位在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求。 勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。

建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。 建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。

②建设单位应当收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档。 建设单位还应当负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作，并收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案。

（4） 建设单位向政府主管机构移交建设项目档案

《建设工程质量管理条例》第十七条规定：“建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定，及时收集、整理建设项目各环节的文件资料，建立、健全建设项目档案，并在建设工程竣工验收后，及时向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案。”

城建档案馆（室）档案接收范围内的工程，建设单位在组织工程竣工验收前，应提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。 建设单位未取得城建档案管理机构出具的认可文件，不得组织工程竣工验收。

城建档案管理部门在进行工程档案验收时，应重点验收以下内容：①工程档案齐全、系统、完整；②工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况；③工程档案已整理立卷，立卷符合规定；④竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章；⑤文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备；⑥文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托棱等符合要求。

列入城建档案馆（室）接收范围的工程，建设单位在工程竣工验收后3 个月内，必须向城建档案馆（室）移交一套符合规定的工程档案。

停建、缓建建设工程的档案，暂由建设单位保管。 对改建、扩建和维修工程，建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原工程档案。 对改变的部件，应当重新编制工程档案，并在工程竣工验收后3 个月内向城建档案馆（室）移交。

建设单位向城建档案馆（室）移交工程档案时，应办理移交手续，填写移交目录，双方签字、盖章后交接。

建设工程竣工验收后，建设单位未按规定移交建设工程档案的，依据《建设工程质量管理条例》第五十九条的规定，建设单位除应被责令改正外，还应当受到罚款的行政处罚。

3.重大建设项目档案验收

为加强重大建设项目档案管理工作，确保重大建设项目档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》和国家有关规定，2006 年6 月14 日国家档案局和国家发改委联合制定了《重大建设项目档案验收办法》。 该办法对重大建设项目档案验收的组织、验收申请、验收要求做出了具体规定。

《重大建设项目档案验收办法》规定，项目建设单位（法人）应将项目档案工作纳入项目建设管理程序，与项目建设实行同步管理，建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制。 未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。(www.xing528.com)

（1） 验收组织

项目档案验收的组织

国家发展和改革委员会组织验收的项目，由国家档案局组织项目档案的验收；

国家发展和改革委员会委托中央主管部门（含中央管理企业，下同）、省级政府投资主管部门组织验收的项目，由中央主管部门档案机构、省级档案行政管理部门组织项目档案的验收、验收结果报国家档案局备案；

省以下各级政府投资主管部门组织验收的项目，由同级档案行政管理部门组织项目档案的验收；

国家档案局对中央主管部门档案机构、省级档案行政管理部门组织的项目档案验收进行监督、指导。 项目主管部门、各级档案行政管理部门应加强项目档案验收前的指导和咨询，必要时可组织预检。

项目档案验收组的组成

国家档案局组织的项目档案验收，验收组由国家档案局、中央主管部门、项目所在地省级档案行政管理部门等单位组成。

中央主管部门档案机构组织的项目档案验收，验收组由中央主管部门档案机构及项目所在地省级档案行政管理部门等单位组成。

省级及省以下各级档案行政管理部门组织的项目档案验收，由档案行政管理部门、项目主管部门等单位组成。

凡在城市规划区范围内建设的项目，项目档案验收组成员应包括项目所在地的城建档案接收单位。

项目档案验收组人数为不少于5 人的单数，组长由验收组织单位人员担任。 必要时可邀请有关专业人员参加验收组。

（2） 验收申请

项目建设单位（法人）应向项目档案验收组织单位报送档案验收申请报告，并填报《重大建设项目档案验收申请表》。 项目档案验收组织单位应在收到档案验收申请报告10 个工作日内作出答复。

项目档案验收申请报告的主要内容包括：

①项目建设及项目档案管理概况；

②保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施；

③项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量状况；

④档案在项目建设、管理、试运行中的作用；

⑤存在的问题及解决措施。

验收要求

①项目档案验收会议

项目档案验收应在项目竣工验收3 个月之前完成。 项目档案验收以验收组织单位召集验收会议的形式进行。 项目档案验收组全体成员参加项目档案验收会议，项目的建设单位（法人）、设计、施工、监理和生产运行管理或使用单位的有关人员列席会议。

项目档案验收会议的主要议程包括：a、项目建设单位（法人）汇报项目建设概况、项目档案工作情况；b、监理单位汇报项目档案质量的审核情况；c、项目档案验收组检查项目档案及档案管理情况；d、项目档案验收组对项目档案质量进行综合评价；e、项目档案验收组形成并宣布项目档案验收意见。

②档案质量的评价

检查项目档案，采用质询、现场查验、抽查案卷的方式。 抽查档案的数量应不少于100卷，抽查重点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等。

项目档案验收应根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28 -2002），对项目档案的完整性、准确性、系统性进行评价。

③项目档案验收意见的主要内容

项目档案验收意见的主要内容包括：a、项目建设概况；b、项目档案管理情况，包括：项目档案工作的基础管理工作，项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量，档案的种类、数量，档案的完整性、准确性、系统性及安全性评价，档案验收的结论性意见；c、存在问题、整改要求与建议。

④档案验收结果

项目档案验收结果分为合格与不合格。 项目档案验收组半数以上成员同意通过验收的为合格。

项目档案验收合格的项目，由项目档案验收组出具项目档案验收意见。

项目档案验收不合格的项目，由项目档案验收组提出整改意见，要求项目建设单位（法人）于项目竣工验收前对存在的问题限期整改，并进行复查。 复查后仍不合格的，不得进行竣工验收，并由项目档案验收组提请有关部门对项目建设单位（法人）通报批评。 造成档案损失的，应依法追究有关单位及人员的责任。