有个员工向自己的老板汇报：“老板，张经理打来电话说，他遇到了一些问题，所以下午3点没有办法出席公司的会议。市场部的胡经理也认为自己有点儿忙，会议明天进行也可以，但是最好不要超过明天中午12点，因为他需要赶飞机。负责这次会议的副总李先生要到明晚才能从外地赶回公司。而后天早上会议室需要接待客户，根本没法腾出来开会，后天下午倒是空着呢，我觉得我们可以把会议延期到后天下午进行，不知道您的意思怎么样？”
这一段话听着让人觉得非常别扭，老板可能会对其中的语句产生混乱，那么接下来他可能会要求我们重复说一遍，好弄清楚其中的关系，这样就会造成汇报时间的浪费。那么，我们如何才能一次性把话说清楚呢？
事实上，我们完全可以对自己的表达进行调整，首先，我们需要弄清楚，张经理、胡经理、李先生不能准时参加会议的理由以及时间，但他们在后天下午都是有时间的。其次，会议室也在后天下午可以利用，因此，汇报者完全可以这样说：“老板，今天下午3点的会议可以改成后天下午进行吗？因为后天下午，大家都能够准时出席，会议室也空着。”接下来，汇报者可以简单地将每一个与会者的时间安排解释一遍。
虽然两次汇报的内容是一样的，但问题在于这一次提出了一个结果——后天下午开会，然后逐条分析原因，这样会让倾听者的思维更加清晰，从而节省了汇报者不少时间。而第一种汇报显然把顺序弄反了，造成了认知和理解上的困难。
其实，第二次的汇报采用了金字塔原理，汇报者先说出了结果，然后分析原因，这种顺序上的改变，极大地提高了表达者的效率。
我们再来看另外一个例子，公司的老总将经理叫到办公室，然后一口气说了一大堆的要求：
——从明天开始，你必须要求每个人都要负责打扫好卫生，清理好自己的办公桌；
——告诉他们不准穿拖鞋上班，不准穿着打扮邋遢；
——确保每天都要在客户面前保持微笑；
——下午将上个月的总结报告交给我；
——将这份市场调查报告复印一下，然后分发给各级部门主管；
——这里有一份新项目的相关资料，你拿回去看一看，然后拟订一个新的开发方案；
——我有一份前几天的会议纪要，你帮我修改一下，准备作为内部文件发放下去；
——你一会儿去通知一下质监部门的刘副经理，让他来我办公室一趟；
——公司里的很多空调都坏了，你让维修工全部检查一遍；
——公司新买了一批打印机，下午的时候记得请电核接收。
这里一共说了10件事，那么这位经理是否可以轻易记住这些任务呢？哈佛心理学家乔治·A.米勒曾经提出了一个有关短期记忆的七块信息区的理论，按照乔治·A.米勒的看法，一个正常人如果不是重复或者强行记忆，那么只有大约7条信息能够在大脑中短暂地保存一段时间。大脑在短期记忆的时候通常都不会一次性容纳7个以上的信息，对于多数人来说，一旦信息超过7条，那么就容易自动屏蔽7条以外的信息。这样就给我们出了一个难题，现在经理必须更加快速地记忆10条信息显然有难度。(www.xing528.com)
但是，如果选择使用金字塔原理来记忆，事情就会变得更为简单。事实上，通过分析和归纳，我们可以发现自己所要记录的事情实际上只有4样。
个人形象问题：包括打扫好卫生，清理好自己的办公桌；不准穿拖鞋上班，不准穿着打扮邋遢；每天都要在客户面前保持微笑。
文件资料的处理：上交总结报告，市场调查报告的复印和分发，拟订新的开发方案，修改会议纪要并发放。
人员通知：通知质监部门的刘副经理去老总办公室。
设备问题：安排维修工检查空调，接收新的打印机。
在记忆的时候，我们可以先记忆这4种类型的任务，然后分别对内部的小任务进行记忆，这样无疑更加高效省时。
以上这两个例子都表明了金字塔原理在信息处理方面的高效性，事实上，金字塔原理是麦肯锡咨询公司的第一位女咨询顾问巴巴拉·明托创立的，这是一种旨在提高个人在写作、表达、解决问题方面效率的工作方法。虽然严格来说，金字塔原理并不是因为时间管理而出现的，但是由于它在效率管理方面具有强大的优势和性能，因此也可以将其用来当作一种出色的时间管理方法运用到实际的工作当中去。
在日常谈话或者写作的时候，受众对象（听众或者读者）的思维通常是线性规律的，简单来说，当他们听到或者看到某一段话的时候，会本能地按照每一句话的前后关系来理解，并做出相应的判断，这样就要求谈话者或者作者必须确保每段话之间的联系非常紧密。可是在多数时候，我们常常会处在一种主观的随意的描述状态，句子之间会出现跳跃、重复、次序颠倒、内容过于繁杂等混乱的情况，这样对受众对象来说是一个巨大的负担。为了理解一些内容，他们不得不花时间对所有接收到的信息进行整理，甚至重新组织，而表达者同样会因为自己的混乱表达而浪费时间，并影响工作的效率。
这个时候就需要采取一些类似于金字塔结构的方式来表达，这种表达方式主要有以下几个重要的原则。
第一，结论先行，先总后分，即先将事情的某个核心论点或者结果展示出来，然后围绕这个核心的论点或结果进行分析，寻找分论点。比如，当公司老板准备召开一个有关公司发展问题的会议时，发言人首先要抓住核心问题，那就是如何“提高企业的利润”，这是一个核心问题，然后分开阐述如何才能提高企业利润，比如，主动提高效率、成本管理、重新整合各项业务。接着，还可以对这些分论点继续往下分解。
先总后分其实就是一种自上而下层层分解的过程，结论通常指的就是一个中心思想或者核心的论点，为了支撑这个核心论点，需要更多的论据和分论点。一般来说，这个中心论点由3～7个论据进行支撑，而这些一级论据本身也是论点，它们同样各自需要3～7个二级论据来支撑，接下来二级论点可以分解出3～7个三级论据，依此类推，通过自上而下的层层分解，最终构建了金字塔。这种描述方式有助于我们更加清晰地表达想要表达的意思。
第二，以上统下。所谓以上统下，是指在展示和描述不同层次的观点或者思想时，需要注意不同层次思想之间的逻辑关系。简单来说，下一层次的各个论点，必须而且只需直接回答上一层次论点提出的问题。比如，一家企业制定了“年营业收入1000万元”的目标，为了执行目标，可以制定管理改革、技术革新等方式，这些方式就受到目标的统领。同样地，管理改革这样的措施统领着下面一层思想，比如，“制定流程管理”“引入全面质量管理体系”“制定分权和授权的制度”等。通过以上统下，可以明确上下层思想之间的联系。
第三，归纳分组。归纳是一种从许多个别的事物中概括出来的一般性概念、原则或结论的思维方法。它是一种常见的推理方法，包括从部分到整体、从特殊到一般、从个别到普遍的推理。比如，我们在记忆苹果、香蕉、黄油、白菜、牛奶、鸡蛋、胡萝卜、扁豆时，可以对其进行归纳，苹果和香蕉属于水果类，黄油与牛奶、鸡蛋属于蛋奶类，白菜、胡萝卜和扁豆属于蔬菜类，而水果、蛋奶以及蔬菜同时又属于食物。通过不断分组和归纳，我们可以找出一个总的论点。
第四，逻辑递进，不同的事物之间往往具有某种逻辑顺序，比如，在归纳方法中，往往存在时间顺序、结构顺序以及重要性顺序。时间顺序指的是时间上的先后顺序，比如，一家企业想要提升自己的销售额，首先就需要进行市场调查，其次需要改进自己的研发和生产技术，再次要提升销售的能力和水平，最后需要提高服务质量。这些环节都是提升销售额的要素，但也具有时间上的先后顺序。像一家公司的工作如果分成市场部、质检部、生产部、财会部、人力资源部等部门，这就是结构顺序。重要性顺序指的是按照事情的重要程度来决定先后顺序。
还有一种就是演绎推理，即从一般性的前提出发，通过推导的方式得出具体陈述或个别结论的过程。演绎推理主要包括三个方面：大前提、小前提，以及建立在前两个前提上的结论。大前提通常是一般存在的规律，小前提是某一个研究的个例或者特殊情况，结论就是根据一般的原理对个例或特殊情况做出判断。比如说，公司全体员工都发工资了，张先生是公司的员工，所以张先生今天也发了工资。
以上四个基本原则是金字塔原理的重要表现方式，其目的都是为了尽可能地厘清事物之间的逻辑关系，尤其是那些复杂事物之间的关系，这样有助于提高沟通和交流的效率，同时保证问题可以得到尽快的解决。对于时间管理者来说，虽然这个方法并没有前面几种方法更加直接，但是在面对一些信息量比较大而且比较复杂的情况时，有助于我们保持工作的效率。
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