实用方法：时间四象限法则

很多人都对时间管理在认知方面存在误区，认为时间管理就是对时间进行分配，确保每一项工作可以得到安排。但时间管理的关键并不是将所有时间都利用起来，也不是让所有的时间得到合理的分配，而是确保我们有重点地把主要的精力和时间集中地放在处理那些重要的事情上。首先，每个人的时间都是有限的，不可能将所有的工作做完或者做好，也不可能真的将所有的工作安排妥当，所以只能选择那些对自己最有价值的事情来做。其次，对于我们来说，时间的价值主要体现在那些最重要的事情上，只要那些重要的工作任务完成了，我们的时间价值就可以获得最基本的保障。

正因为如此，著名管理学家史蒂芬·柯维提出了一个时间管理的理论，他把工作按照重要和紧急两个不同程度进行了划分，基本上可以分为四个象限：既紧急又重要，重要但不紧急，紧急但不重要，既不紧急也不重要。这就是关于时间管理的“四象限法则”。

在第一象限中，包含的是一些紧急而重要的事情，这一类的事情往往比较紧急，需要尽快完成。此类的事情非常重要，价值很大，或者说意义重大，因此不能回避，也不能拖延，必须在第一时间内优先解决掉。通常情况下，一些重大项目的谈判，一些重要客户的接见或者内部召开的重要会议，都属于第一象限的工作。

第二象限不同于第一象限，这一象限的事情非常重要，通常对整个事情的发展或者对工作者的个人状态产生重大影响，但是不具有时间上的紧迫性。这就意味着这些工作可以立即去完成，也可以适当推迟到后面去完成，而没有必要非得抓紧时间立即去做，也没有必要把自己逼得太紧。在面对这类工作时，我们通常会制订各种计划，这些计划中的目标可以在未来的一段时间内去达成。

比如，公司准备研发新的产品，虽然目前公司处于发展的鼎盛时期，不急于研发新产品来替代旧产品，不过一旦市场趋于饱和，竞争者开始追赶上来，就需要立即进行产品的更新换代，因此研制新产品的工作在不久之后需要展开，至少应该先制订一个研制计划。

实际上，制订计划的目的是把那些重要而不紧急的事情，按部就班地高效完成。因此，我们应当学会如何去制订计划，如何去做好准备。一般来说，像制订计划、做好准备、努力学习、进行培训等事情都是重要的预防或者是重要的储备工作。

第三象限包含的事情是那些紧急但不重要的事情，这些事情很紧急，通常都需要在第一时间去解决，否则，就会失去这样的机会。但其实这类事情并不重要，根本没有太多值得去做的价值和意义。比如，某个小客户公开寻找合作伙伴，并且规定双方谈判的时间只有一天，对任何一家公司来说，时间都很紧张，不过由于这家公司并没有太多合作的价值，因此我们基本上可以保持一颗平常心。

在一般情况下，这一象限的事情会具有很大的欺骗性，毕竟在很多人看来，只要某件事很紧急，那么往往就会觉得它很重要，实际上这是一种心理误导。一些急促的电话、一些需要立即解决的小事情，实际上都不重要，我们甚至可以忽略这一类事情。如果过度看重这类事情的紧急性而觉得这件事非常重要，那么就可能会因此而浪费最重要的时间。(www.xing528.com)

第四象限的事情大多是些琐碎的杂事，没有时间的紧迫性，也根本不重要，从某种程度上来说，这一象限的事情通常只会浪费我们的时间，尤其是当我们忙于做一些更有价值的事情时，当我们缺乏足够的时间时，这种事情与时间的结合会造成严重的浪费。比如，很多人沉迷于网络游戏，这就属于第四象限的事情。

通过对四个象限的事情进行分析，可以得出每一个象限内事情的特点，同时对自己的工作产生重要的指导意义。对于我们来说，第一象限内的事情应该最先解决掉，不过第一象限的事情往往具有很大的挑战性，而且不一定能够顺利完成，如果你总是有紧急又重要的事情要做，说明你在时间管理上存在问题，毕竟我们可能浪费了很多时间，这才导致自己的工作变得更加紧张。无论如何，我们还是应该设法减少这一类事情，最好不要连续去面对这种事情，否则，自己的压力会变得更大，工作效率反而也会受到影响。

所以，我们应该尽可能地把时间花在重要但不紧急（第二象限）的事情上，这样才能减少第一象限的工作量。第二象限的这些事往往需要重点引起注意。一般情况下，我们应该在那些重要而不紧急的事情上花费65%～80%的工作时间，可惜的是多数人可能只投入了15%的工作时间。比如，在日常工作中，我们往往有机会去很好地计划和完成一件事，可是却常常因为某些原因而没有及时去做，因为我们可能忘记了这些事情，而在时间的流逝中，个人的工作状态和工作质量会不断下降，最终导致心有余而力不足。因此，把主要的精力有重点地放在重要但不紧急这个象限的事情上显然是很有必要的，而我们也需要很好地安排时间——最好是采取预约的方式，将自己的时间很好地控制起来，确保不会被其他事情、其他人所干扰。

对于一般人来说，想办法投资那些第二象限的事情是最重要的，通常情况下，第二象限的事情的投资回报率也是最大的。

至于第三象限的事情，也就是那些紧急但不重要的事情，我们没有必要自己去做，或者说没有必要浪费自己宝贵的时间去做，最合理的方式就是授权，尽量让别人去做，同时也确保了自己原有的工作不会受到干扰。

而至于第四象限的事情，由于根本没有任何价值，因此尽量不要去做，这样不仅浪费时间，也容易养成自我放纵以及浪费时间的习惯。