高效时间管理术:聚焦重要事物

1897年，意大利经济学者帕累托在对19世纪英国人的财富和收益模式进行调研时，发现了一个非常奇特的现象，那就是大部分的财富流向了少数人的手里。在针对具体的财富比例进行调研时，他意识到，一个族群占总人口数的百分比和他们所享有的总收入之间常常存在一种微妙的关系。为了验证这一点，他对不同时期、不同国度的财富分配情况进行了详细的调查，发现其中的比例具有惊人的一致性。这意味着，无论是以前还是现在，无论是英国、德国、美国，还是亚洲的一些国家，它们的内部财富分配都在数学上呈现一种非常稳定的关系。

在调查和分析的基础上，帕累托提出了一个“二八法则”，也就是80/20法则。按照帕累托的说法，即20%的人掌握了80%的财富。而帕累托原则实际上不仅仅体现在财富的分配中，还体现在生活和工作中的各个方面，比如20%的罪犯造成的破坏占所有犯罪行为的80%；20%的超速者，引起了80%的交通事故；20%的人做了80%的工作；20%的人掌握了80%的资源；20%的已婚者，占离婚人口的80%。

实际上，早在帕累托提出这一法则之前，犹太人就已经发现了类似的规律，在他们看来，宇宙中存在一个78:22的法则。比如，在空气中，氮气占78%，氧气及其他气体占22%；人体中水分占78%，其他则为22%。

由此来看，80/20法则是一个最基本的社会定律，这个定律具有普遍性，因此在时间管理方面，同样存在。这里主要体现在两个方面：①花费80%的时间做最重要的事，20%的时间做次要的事情；②先做20%的重要工作，然后做80%其他的工作。或者我们可以将其合二为一：80%的时间做20%最重要的事情。

80/20法则的核心就是把握20%最重要的事情，就是要求我们在工作中要将这个20%当作最重要的任务，当成一个时间分配的核心，因为最重要的这20%往往也是最有价值的、最能够影响全局的，只要控制住了20%，那么剩余的工作将会变得更加轻松，整体的工作效果和价值也能够得到最基本的保障。

笔者在上海一家跨国公司工作期间，曾经在汤普森先生的手下工作，当时汤普森先生要求我们几乎每隔一段时间就要仔细收集客户的每份资料，其中包括客户最近的交易情况以及交易对象的相关资料。显而易见，每次我都必须花费几周时间从每个可以想象的角度研究海量的数据，这是一个“大麻烦”，而汤普森先生毫无疑问就是这个麻烦的制造者。

当然，考虑到汤普森先生的地位以及在公司内部的影响力，我们不可能提出任何质疑，但是，这项收集工作在绝大多数的时候都只是在做无用功而已。毕竟有关客户的那些资料并非都是有价值的，可以说绝大部分资料价值不高，这些客户的潜在交易商或者合作对象的资料有很多也是没有多少价值的，因此我们的工作成效并不大，我觉得汤普森先生犯了一个错误，这看上去就像是把海水烧干来提取水中的盐分一样，真正有价值的东西只有那么一点儿。(www.xing528.com)

在收集工作资料这一方面，整个部门的确做得非常起劲，但是却常常因此而影响到其他的工作，为此，我们的部门连续两年都是工作效率最低的，汤普森先生因为自己的努力得不到回报而生气，并且迁怒于我们，最终导致上下级关系闹得很僵。

平心而论，汤普森先生是一个好人，但问题在于他并没有意识到自己的工作出现了问题，而这些问题并不是仅仅依靠加班或者增加劳动力就可以解决的。他或许是一个兢兢业业、一丝不苟的人，而且不愿意放过任何一丝信息，但是从时间管理的角度来说，这样的工作模式并不是一个聪明的做法。他需要找一些技巧，一些能够提高效率的技巧。显而易见的是，如果他懂得运用80/20法则，安排下属专门针对那20%最重要的客户资料做调查，而不是漫无边际地寻找所有资料，就可以有效缩减工作量，而这实际上对工作本身并没有太大的影响。毕竟在所有客户中，20%的大客户几乎占据了80%的订单，这一部分客户是需要重点把握和了解的。

无论在哪一家公司，把握那些最重要的事情都是时间管理的重中之重，比如麦肯锡公司就提出了一个重要的词汇：“关键驱动因素”。“关键驱动因素”其实涉及的一个核心问题是钻研和把握问题的核心，而不是把所有问题一字摆开，逐条进行分析。因为推动事物发展的永远是最重要的那几个因素，影响事物性质的同样是最关键的几个要素，我们需要找到那些最重要的事情，而不是盲目地把时间花在全部的工作上。

作为一种时间管理的方法，80/20法则实际上能够带来很大的便利，可以有效指导我们的生活与工作，可以避免在“胡子眉毛一把抓”的过程中迷失方向和目标。比如，当企业不知道该如何安排一天的工作时，可以先列出所有的工作安排，然后将那些最重要的工作放到最前面，这是典型的时间管理模式。除此之外，当企业在进行资源分配的时候，常常会为各种复杂的流程而苦恼，其实只要坚持将80%的资源分配到20%最重要的部门，那么工作就会变得相对轻松；在决策中，需要抓住普遍问题中那20%最关键性的问题进行决策，从而确保决策的及时、有效；在培训工作中，企业管理者还可以重点培训20%的精英员工；在奖金分配的时候，可以将大部分奖金重点集中在20%的人手中；在把握市场的时候，可以重点开拓20%的市场，或者重点拉拢20%重要的客户。

有关资源、决策、培训、市场的安排看上去和时间管理没有关系，但实际上却体现出了一种比较简单的模式化的处理方式，这种处理方式原本就可以为管理者和决策者节省时间，可以将复杂的问题简单化。管理者只要抓关键人员、关键环节、关键用户、关键项目、关键岗位、关键问题、关键方法、关键工作即可，只要集中精力做好那20%的工作，就能够有效把握整体的工作，对于管理者来说，这就是一个非常简单高效的方法。当把握那些最重要的工作时，企业往往可以腾出其他时间去做其他工作，从而保证所有工作的平衡。

需要注意的是，80/20法则并不完全是一个绝对意义上的数字游戏，在运用这个法则的时候，并不一定要求我们必须严格将一件工作划分成20%与80%，或者将所有的工作时间划分成80%与20%。正如犹太人所说的78/22一样，真正在执行过程中，这个比例还是会出现变动的，我们应该依据具体情况来进行分析和安排，争取让时间管理达到一个比较完美的平衡。