GTD工作法：高效收集、整理和组织任务，回顾并付诸行动

很多时候，我们常常会遭遇这样的情况，比如总是在忙，但是却不知道自己在忙些什么；经常忘记自己还有什么事情忘了做，经常出现工作遗漏的状况；有一些非常想去做的事情，但是到最后总是发现自己没时间去做；记录过很多事情，不过很多都没有去做；正儿八经的工作没有做完，经常被一大堆琐碎的小事打断；在多数时候，我们的工作缺少计划性，总是想到什么就做什么，正因为如此，我们常常被生活、工作、家庭、学习上的各种事情弄得一团糟。

正因为如此，我们更需要对自己的时间进行梳理，并且对其进行管理，而针对上述的状况，我们完全可以利用GTD工作法来进行管理。GTD是Getting Things Done的英文简写，这个方法来源于效率管理专家戴维·艾伦缩写的一本书Getting Things Done，也是戴维·艾伦开创的一套完整的个人时间管理模式。从1983年开始，在洛克希德公司的千名经理研讨会上，他就不断试验和改进这套法则。在那之后，这套方法已经被全世界顶级机构当成时间管理的黄金策略，包括微软公司、美国银行、甲骨文公司、洛克希德、美国司法部等机构都先后采纳了这种方法，并且取得了不错的效果。

GTD的工作方法主要包含了五个步骤，即收集、整理、组织、回顾、行动。

——收集

所谓收集，实际上就是将自己所能想到的所有没有去做或者没有做到的事情全部罗列出来，然后集中放入一个被艾伦称为“水桶”的搜集器中，这个“水桶”可以是文件夹、U盘、光盘、一个工具箱、一个篮子、纸张、电子邮箱或者是掌上电脑。收集工作是为了让所有需要去做的事情被明确地记录下来，而不是耗费脑力去记忆，这样就可以将大脑内部有关工作事项的记忆清空，从而解放大脑的思考功能。

——整理

将所有的信息收集起来之后，需要定期或不定期地对它们进行整理，清空这些文件夹或者纸张。接下来，按是否可以付诸行动对信息进行区分整理，对那些可以行动的内容可以设定一个时间界限，通常是2分钟，能够在2分钟内完成的事情可以立即着手去做，不能在2分钟内完成的工作可以对下一步行动进行组织。至于那些不能付诸行动的内容，可分为参考资料、日后可能需要处理的文件以及垃圾资料这样的几类。

——组织

组织是GTD中最核心的一个步骤，由于一些在2分钟内能够做完的事情立即着手完成了，就需要对剩下的工作进行组织。组织包括对参考资料的组织与对下一步行动的组织。其中，对参考资料的组织主要就是设置一个文档管理系统，而对下一步行动的组织则一般可分为：下一步行动清单、等待清单和未来/某天清单。

下一步清单是指具体的下一步工作，即接下来所要做的事情和步骤，如果项目工作步骤比较复杂，那么就需要细化成具体的工作，而且要写出自己首先要做的那件事。在GTD中，对下一步清单的处理采取了进一步细化的方式，比如明确不同地点所要做的事情，这样执行者就可以明确地知道自己在计算机旁该做什么，在超市里该做什么，在办公室里需要执行什么。

等待清单主要是记录那些委派他人去做的工作。当我们已经指派了他人做某件事，或者在项目进行下去之前需要等待外部的事件，就应当在自己的系统中跟踪以及定期检查是否已经可以采取行动或者是否需要给出一个提醒。

未来/某天清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划、电子邮件等。(www.xing528.com)

——回顾

作为GTD中的一个重要步骤，我们最好每周都对自己前面一系列的工作进行回顾与检查，GTD要求我们回顾所有比较主要的“行动”“项目”和“等待”的事项，确保所有的新任务或者即将到来的事件都进入自己的系统，并且及时进行更新，从而确保GTD系统的正常运作。如果我们不这么做，那么我们的行动列表和提醒将会变得毫无意义。我们通常会按照自己的精力、资源、时间来决定哪些事情对自己而言是最重要的，不过有时候拖延症会让我们专门选择容易去做的事情。回顾和检查有助于帮助我们按照顺序一个接一个做下去。回顾并不意味着工作的暂停，为了保证工作能够继续下去，很多时候，我们还需要在回顾的同时对未来一周的工作进行规划。

——行动

如果一个人把自己的时间全部都花在组织工作上，而不是选择去做它们，那么所有的GTD系统都只是一个摆设。为了确保这个系统起到作用，我们必须将相关的内容付诸实施，而在行动的过程中，我们需要优先考虑时间的多少、精力的好坏状况以及任务的重要性，并依靠这些原则选择清单上的事项采取行动。而且，我们可以尽可能地让自己必须去做的事情变得更加有趣、更加简单，这样就可以避免拖延情况的发生。

通过分析，GTD工作法以一种简单的方法，将引起个人注意的一切信息进行分门别类，然后明确地保存在一个完整的系统中，并对其进行系统的管理和回顾。在这个过程中，我们可以非常清晰地掌握工作要点，并根据自己所处的环境和时刻，采取最高效能的行动方案。它的核心理念在于，将我们心中所想的所有的事情都写下来并且安排好下一步的计划，这样我们才能够全身心地投入眼前的工作中，并且提高工作效率。其中的要点可以简化成两点。

首先，大脑是用来思考的，而不是用来记事的，我们应该将事情用笔记下来，然后要让脑子做它本该去做的事情。记录下来之后，我们可以对自己所要做的事情分门别类，确保工作更加高效。而记录本身会让自己的心理轻松不少，哪怕最后没有完成任务。

其次，把任务转化成具体的行动，这是把计划付诸实施的关键，也能让我们随时清楚自己该做什么。

正如戴维·艾伦在Getting Things Done这本书中所写的那样：“把所有事情都从你的脑袋里弄出来。在事情出现时就做好相关行动的一系列决定，而不是在事情爆发的时候。以合适的类别组织好你的项目的各种提醒以及下一步行动。保持你的系统更新和完整，及时进行回顾，使你在任何时候都能信任你的系统和对任务的处理。”

事实上，我们常常觉得自己的时间不够用，而这些压力通常不是来自任务本身，而是各种各样的任务在大脑里出现混沌塞积，从而造成心理的焦虑和抵触，这才是造成时间不够用和工作低效率的罪魁祸首。因此我们要做的就是，逐一清点大脑里的这些事务，将所有没有做的事情以及需要去做的事情从大脑中赶出来，然后收集在大脑之外的文件系统中进行整理和解决。而GTD刚好承担了这样的责任，刚好具备了这样的效果，它可以帮助我们更好地跟踪和管理自己的思绪、整理好需要做的和想做的事，最终让我们能够在合适的情境中静下心来，并且集中精神完成最重要的任务，因此它是一种非常实用且高效的时间管理方法。

不过，GTD是一套持续的系统，需要不断地实践才能让我们更好地掌握，从而成为自己信任的系统。