为计划留下更充裕的时间

一些意外性事件的出现往往会让我们感到措手不及，因此无论是谁都不希望自己原有的工作被意外打断，都不希望一些计划之外的事情介入自己的生活和工作中。但令人苦恼的是，这些意外性事件总是不请自来，而且几乎避无可避。无论是在生活中，还是工作中，总会存在一些我们根本没有办法预料到的事情，其中有些事可能无足轻重，而有些事则会造成严重的影响。最常见的影响是，我们原有的计划被打破，固定的节奏会受到破坏，突发性的变故还会让我们承受巨大的压力，而且对后续工作的安排造成很大的影响。

而一个不可回避的问题是，我们在面对这些意外性事件的时候，往往缺乏足够的应对能力，因为我们事前很可能缺乏有效的预判和准备——事实上，这些意外性事件往往也无法精确预知，我们甚至都没有留下一点儿应对和解决它们的工作时间。

比如，我们原定在下午5:30下班之前将自己的工作方案交给领导，事实上我们也做出了这样的承诺。接下来我们会尽可能地将时间耗到5:30或者5:25，因为我们认为只要准时交上这一份方案，就算顺利完成了工作。而我们可能从早上上班开始，就已经将所有的事情做了安排，时间刚好排到5:30。

当下午5:00的时候，我们还在制订这一份方案，可这个时候，公司突然通知大家去会议室开会，而会议可能会浪费30分钟的时间，这对于没能完成工作的我们来说无疑是一个灾难，因为当会议开完之后，我们实际上已经错过了原定的交稿时间。

类似的情况非常常见，只要我们去观察，就会发现自己在做某件事情的时候，突然遇到了新的麻烦，而这个时候我们几乎没有多余的时间做出反应。显而易见的是，多数情况下，我们都会将时间紧紧安排在那些计划之内的工作上，而不愿意花费太多时间去专注一些安排之外的事情，只要我们的任务清单上没有这项工作，我们就会毫不犹豫地将这部分时间消耗掉，而一旦意外性事件出现，往往会让自己陷入更加恐慌和无助的状态。所以无论如何，我们还是应该想方设法预留一点儿时间，这样我们就有足够的缓冲时间，以及足够的应对、解决时间。

生活中我们常常遇到赶飞机的情况，为了确保自己能够顺利登机，我们需要了解飞机什么时候起飞以及自己在前往飞机场的路上所要耗费的时间。比如飞机是下午3:00起飞，从家里到机场大约半个小时的车程，那么我们是不是就要刚好在下午2:30卡点出发呢？这样做显然不够明智，除非有什么急事，否则我们都应该将出发的时间提前，而且必须在3:00之前预留出一大段时间。比如，我们需要考虑交通堵塞的问题，需要考虑到登机之前可能遇到的一些突发状况，因此最好是确保自己能够在下午1:00或者1:30出发。

为了确保自己的计划和目标不会被意外性事件破坏，我们在做某件事情的时候，需要预留出更多的工作时间来应对那些突发性的情况。而在预留时间的时候，也需要掌握一些基本的技巧。(www.xing528.com)

首先，为工作预留时间通常都需要和具体的工作相结合，了解工作的难易程度、工作的性质、正常完成工作所需的时间、可能遇到的一些潜在威胁与阻碍，以及这些工作是否会对其他工作造成影响。当我们尽可能地对自己所要解决的各项工作有了明确的了解时，我们才能够更合理地为它们空出时间。

其次，预留时间的多少要依据具体的工作安排来制定。对一些很复杂的工作，我们可能将会耗费大量时间，这也就意味着我们能够空出来的时间并不多。如果一整天都比较忙碌的话，我们同样需要适当缩减这些预留的时间。

再次，考虑到一天的时间有限，我们要尽量避免将时间浪费在那些琐事以及一些完全没有价值的事情上，从而确保自己可以腾出更多的时间来应对那些潜在的威胁或者意外出现的事件。

最后，虽然很多与计划内的工作无关的事情会突然出现，这些事情我们几乎无法做出准确的预判，因此在开始制订工作计划的时候就应该积极思考，尽可能做出详细的分析，至少也应该将一些工作中可能出现的问题纳入考量的范围，这样就可以确保相关的工作不会受到影响。

其实，除了预留时间之外，我们还需要做好一定的防备工作，尽可能地做出设想，尽可能地对一些可能发生的潜在威胁做出适当的防备。比如，在“9·11”恐怖袭击事件发生之后，很多将办公总部设置在世贸大楼的公司在瞬间就失去了大量宝贵的商务数据以及客户资料，最终他们不得不花费大量时间和精力去重新寻找这些资料，而且效果甚微。而摩根士丹利公司却提前设计了“远程灾难备份系统”的设备，将公司的重要资料做了备份，存储在离公司几英里外的办事处，结果在公司总部遭受重创后，该公司很快就重新开业，根本没有受到多少影响。

事实上，当我们将相应的防备工作与预留时间的工作相互结合之后，我们的工作将会越来越高效，对突发性事件的应急能力也会变得越来越强，而这一切都会增强时间管理的效果。