设计一种办公室美学-和时间做朋友

在日常工作中，很多人都没有收拾办公桌的习惯，桌子上看起来总是乱糟糟的，不仅积着灰尘，而且各种文件堆满了整张桌子，结果每次一上班就会看见他们急躁地在一大堆混乱的文件中翻来翻去，这样的情况会在一天内发生数次，因为他们一天之内可能需要做好几份不同类型的工作，需要解决不同的问题，而每一次开始新的工作任务，就不得不重新翻阅一次资料，结果常常是越翻阅越混乱，各种不同类型、不同功效、不同时间、不同工作的资料全部混在一起。最终的情况就是，工作越是做到最后面，查找资料的难度越大，所花费的时间也越多。

一些社会机构曾经做过调查，发现当办公桌上摆放混乱的时候，每天都需要花费大量的时间寻找资料，这些时间是那些善于整理办公桌的人的3～5倍之多，如果在工作任务比较多，工作压力比较大的情况下，这种差距还会进一步凸显。另外，在查找资料的过程中，工作者很有可能因为迟迟找不到自己想要的资料，出现急躁的心理，而这样会导致局面越来越失控，从而影响工作节奏、工作状态。

研究发现，那些善于整理办公桌的人，在工作中往往表现得更加出色，他们的工作效率更高，对时间的管理也更加出色。很显然，一个每天将办公桌都弄得乱糟糟的人不会是一个优秀的时间管理者，毕竟一个好的时间管理者不会花太多时间在一大堆混乱的文件资料中寻找自己所需的材料。反过来说，那些优秀的时间管理者，不会让办公桌混乱，更不会让混乱的办公桌来影响自己的工作。

其实，整理办公桌只是举手之劳，每天早上只要花费一分钟或者几分钟时间就可以给自己营造一个好的环境与空间，而不必在工作中不断花费时间寻找资料，不必为那些混乱的资料感到头疼和心烦意乱。从这一方面来说，整理办公桌就是为了营造一种合理的工作秩序。

秩序首先本身就是一种美，均匀、对称、整洁，会给人带来一种美感，一种舒适感，让人拥有更好的心情以及更好的工作状态。其次，秩序代表着一种条理、顺序以及简洁的特质，代表着效率。就像那些善于整理和收拾办公桌的人一样，他们往往能够快速找到自己想要的资料，能够更快地进入工作节奏。一个出色的时间管理者是不会在一片混乱中开始自己的工作的，任何时候他们都能够有效掌控好身边的资源和工具，并且做好合理的分配和安排。同时为了确保能够形成整体的和谐，他们会想办法打造一个干净整洁的办公环境。

首先，做好清洁工作。我们经常擦洗桌子、打扫室内卫生，保证办公室的清洁，这样有助于营造一个让自己感到舒服的办公环境。有些人没有清洗和打扫办公室的习惯，办公桌上、地板上常常蒙着一层灰尘，或者掉有很多零食的碎屑，以及其他一些粉尘之类的东西，这样的画面往往让人看了很不舒服，而且在这样的工作环境下办公，心情也自然会受到影响。如果能够每天或者每隔一天擦洗一次办公桌，或者每天给办公室打扫一次卫生，相信一定会让自己每天都处在一个令人感到舒适、愉悦的办公环境中，而这样的办公环境显然有助于提升我们的状态。(www.xing528.com)

其次，保持桌面的整齐、简洁。我们应该将一切需要的东西摆放整齐，比如文件要在分类后堆放整齐，而不是胡乱堆放，甚至让各种文档混在一起，以免造成工作的不便；办公工具应该放在合适的位置上，这样方便自己在利用的时候更加顺手。将一切不需要的东西从办公桌上移走，比如过期的文件、已经做完的工作文档、休闲时翻阅的杂志和书报、零食以及一些杂乱而无用的道具，通过清理，从而使办公桌上腾出更多更大的空间。

再次，及时做好资料的整理分类工作。有用的资料必须按照类型、功效、重要程度、使用的先后顺序进行分类摆放，并做好明显的标记，确保我们在需要这些资料的时候能够在第一时间内找到这些资料，而不是满桌子胡乱翻看。事实证明，越是混乱的桌子，在寻找资料的过程中越是容易出现混乱。只有做好分类，我们才不至于将大量的时间浪费在无意义的资料搜寻工作当中去。而当我们查找资料并翻阅资料之后，需要将这些资料放回原处，而不是直接散落在桌子上，这样方便我们下一次接着寻找资料，而且也不会对其他资料的搜寻和利用带来麻烦。需要注意的是，对那些没有价值的资料，或者已经利用完毕的资料，最好从办公桌上移走，集中放在一个盒子里，并且做好标签，这样可以确保办公桌更加简洁。一些需要保密的资料在利用完之后，需要封存、上交，或者立即销毁。

复次，想要形成一种秩序，就需要及时做好各种记录，因为大脑容易忘记一些事情，即便不会轻易忘记，依靠大脑来记忆一些事只会无端增加大脑的负担，从而影响大脑进一步进行思考。因此最好的方法就是拿一支笔，将自己所要做的事情，以及一些重要的细节问题全都记录在纸上，将自己所需的资料以及完成的工作也记录下来，这样我们在工作的时候就会显得更有条理、更有章法。

最后，需要注意的是，如今我们大部分的办公室工作都需要借助计算机来完成，因此计算机已经成了不可或缺的一个工具。不过如果处理不当，计算机往往会成为办公桌空间混乱的一个重要因素，因为计算机体积通常都比较大，一些老式的台式机和液晶显示器都会占据大量空间，另外，大量的插座、计算机线、电线、网线、数据线会占据大量的空间，而且这些线往往胡乱交织在一起，会对其他东西的摆放带来不便，而且会影响自己的正常工作。因此选择体积更小的计算机，将所有的数据线捆绑、装订起来就显得很有必要，这样可以帮助我们远离那些牵牵绊绊的干扰。

无论如何，只要我们认真做好了以上几点，那么就能够有效管控好办公桌的布置，确保我们每天都拥有一个简洁、舒适、有条理的办公桌，保证我们每天都可以顺畅、合理地利用好办公桌，并且提高工作的效率。