集中处理烦琐小事提高效率

在工作中，最让人感到压抑的事情是什么呢？很多人可能觉得是那些更加复杂且风险更大的事情，但最新的一份调查报告表明，多数人并没有因为自己的工作任务难度大而感到困扰，并没有被那些更为复杂的工作所吓倒，相反地，他们最不想面对的就是那些烦琐的小事。

事实往往也是如此，即便是一个对工作认真负责，且愿意接受更大挑战的人，也常常害怕那些琐碎的事情；即便是那些工作能力突出的人，也常常表示自己会因为一些不那么重要但是不得不去做的小事分心，也常常因为一些小事而感到厌烦。

其实这些小事并不需要花费很多时间，也没有太大的难度，一些诸如扫地、收拾办公桌、给花浇水、订机票、安慰同事、讨论某个不那么重要的话题之类的工作，看起来非常轻松，但是为什么很多人都会为之感到头疼呢？主要原因就在于它们的存在往往会破坏工作者对重要工作的节奏，会破坏工作者的工作状态。烦琐的小事往往具有一定的分散性、突发性和意外性，我们甚至都不知道它究竟会在何时出现，它们基本脱离了日常计划，而且毫无规律地分布在各个时间段和工作环节中，这样一来我们的工作计划和工作流程可能会因为这些意外事件而打乱。

很多办公人员都表示自己平时常常会为收拾桌子而困扰，就是因为当他们全身心投入工作时，无论如何也不希望在一些小事上浪费太多时间。而且很多时候，事情越是烦琐处理起来可能越麻烦，到最后我们常常会发现那些小事做起来常常没完没了，这样就直接导致了很多人将大量时间浪费在一些无关痛痒的小事上，从而影响了正常的工作。事情就是这样，当你总是想着让自己的桌子保持整洁，那么你不得不在隔几分钟后就强迫自己整理一遍，因为在工作中，桌子总是很快被弄得很凌乱，我们不得不一遍遍重复这样的动作。在很多时候，有些员工常常会因为这些没完没了的小事而忙得焦头烂额，而正经工作一样都没认真做好。

显而易见，那些小问题常常会成为一个大麻烦，倘若我们缺乏合理有效的解决方式，那么整个工作计划和工作状态都会受到影响。但完成计划并不意味着我们就要彻底抛弃那些小事，并不意味着我们从今以后不再整理桌子、不再拖地、不再清除计算机垃圾，而是尽量想办法制订合理的规划，重新对自己的工作流程进行安排，以确保那些烦琐的小事不会成为一个破坏性的因子。时间管理会帮助我们解决这一类问题，从某种意义上来说，它就是一个非常合格的琐事收集器，如果我们打算掌握时间管理所传授的方法，那么必须掌握这种集中处理小事和琐事的能力。简单来说，就是将一些发生或者可能会出现的小事堆放到一起解决，比如我们可以在下班前集中处理这些小问题。

集中处理是一个非常好的时间管理方式，它有效地将各种分散的任务集中起来处理，不仅不会影响到那些重要工作的执行，还会节省很多时间，毕竟各个击破的话将会耗费更多时间。当然集中处理并不意味着随时随地集中处理，它还需要注意在时间上进行一定的安排和控制。

——尽量放到最后解决

对于任何一个工作者来说，他们都有义务先将主要的工作和重要的工作做完，至于那些无关紧要的小事可以全部延迟到该工作日的最后一段时间。比如，下班前的那一段时间。这样安排就是为了确保所有重要的工作不会受到影响。而且琐事可能在一天的任何时候都会出现，将其放到最后来解决，可以做到不遗漏。(www.xing528.com)

不过有一些小事由于有着严格的时间要求，比如通知其他人开会、帮老板买烟或者泡咖啡、帮老板接听电话等，这些琐事通常需要立即完成，因此最好还是不要拖延太久。

——控制好解决问题的时间

每天我们可能都会遭遇到各种各样的小问题，这些小问题堆积在一起来解决的时候，时间最好不要超过45分钟，有必要的话应该控制在30分钟以内。毕竟工作时间太长的话会压缩其他重要工作的时间或者休息时间，而且也很容易养成拖延症。

比如，在华为公司，员工通常会在下班前10分钟将一天积累下来的琐事全部列出来，然后集中进行处理，这样有效避免了各种大小事务混杂在一起的状况，防止影响工作者的节奏和状态。针对不同的情况，针对琐事的多少和难易程度，我们需要具体问题具体分析，设定最佳的时间来完成，但这个时间绝对不能过长。

——集中进行选择和分析

很多时候我们在工作中会迫切地想要解决遇到的每一件小事，但实际上当我们尝试着跳过并将它们集中起来处理之后，会发现其中一些工作根本没有必要理会，或者说在时间不太允许的情况下，我们根本没有必要花费时间和精力去解决它们；有些事情往往是重复出现的（桌子凌乱），我们可以一次性解决；还有一些琐事并没有明确的时间限制，比如预订几天以后的车票或者安排几天以后的聚会活动，这些都可以适当拖延一下。

很显然，通过集中处理的方法，有助于我们保持工作的专注度和效率，也有助于我们更好地把握自己的工作状态。当然，为了确保那些琐事不会被彻底忽略掉，我们在进行时间管理的时候，最好将发生的每件小事用笔记下来，这样就可以确保在下班之前不会出现遗漏。