将复杂问题简化处理的有效方法

前些年，我的外国朋友查理接到了公司安排的一项特殊任务，那就是帮助公司建立一个市场快速反应机制，确保公司在第一时间内了解市场行情变化，并快速做出相应的反应。实际上，查理所属的中资公司最近几年的发展势头并不太好，尽管至今仍然是市场上最具竞争力的企业之一，但是其面临的竞争力越来越大，市场份额则越来越小，为了确保领先优势，它必须时刻保持对市场的敏感度。

查理意识到建立一个市场快速反应机制必须经历三个步骤，首先，要确保市场人员及时了解市场信息；其次，要确保市场部的一线员工能够将相关信息一步步往上传达；最后，要确保高层能够在第一时间做出决策，并及时将策略传达下来。第一步和第三步并不算太难，关键在于第二步，考虑到这家中资公司是一家跨国企业，内部机构比较多，想要打造一条连接市场员工和高层的通道，必须克服各种官僚主义以及组织臃肿带来的问题。

经过很长一段时间的思考和设计，所出的方案都不能让人感到满意。由于组织机构的层级太多，很多部门都容易牵涉其中，不仅会存在利益关系还会出现腐败问题，稍有不慎，就会严重影响信息传达的效率，导致公司在市场上的动作慢人一拍。这个复杂的工作就像是一项大工程，很可能会涉及组织机构内部的整改，因此让查理感到头疼。有一天查理向我诉苦，并且认为自己惹上了一个大麻烦。

听完查理的话，我直接说了一句：“既然中间那么多的组织机构不好应付，那么为什么不干脆绕过它们呢？”无意中的一句话让查理茅塞顿开，他很快意识到既然自己没有办法将第二步做好，为什么不省略第二步直接在市场人员和高层之间建立一条热线呢？这样既能够缩短流程，还能避免不必要的麻烦。

很快查理就重新梳理了自己的设计方案，向上级提议在市场部和总部之间设立一条专线和热线，另外，查理建议高层适当将决策权前移，尽量向市场上的一线员工靠拢，或者赋予一线员工更大的决策权。这样一来使得整个流程更加简化了，只要市场部人员发现了市场变动或者了解了市场行情，就可以在第一时间告知高层，这样极大地增强了公司的灵活性。而这两条建议最终都被公司采用。

很多时候，我们都习惯了按照复杂的思维做事，也习惯了把问题看得更加复杂。在多数情况下，对于新的产品，新的解决问题的方式，我们通常都会不由自主地制造一个非常令人恐怖的词语：更多。我们总是期待着去做更多，期待着让事情变得更加复杂，似乎只有这样才能证明我们做了一项多么了不起的工作。不幸的是，这一切都对我们的生活造成了很严重的后果，如果说复杂性正在摧毁我们的生活，这个理论也可以说是完全成立的。事实上，我们的工作、生活的确正在变得越来越复杂，所面临的压力越来越大，而我们所做的一切都在让情况变得更加糟糕。

复杂化往往无法从根源上解决问题，而是暂时让这个问题受到压制，然后以更加复杂的形态出现。但事实上，我们在工业时代的知识积累都是倾向于制造越来越多的复杂形态，比如我们试图解决交通问题，结果交通系统越来越复杂，公路、铁路越来越多，但实际上交通质量依然不高。同样地，当我们准备制定某个规则时，所追求的不是一句话能够说清楚的制度，而是设立一大堆复杂的规定，并经常下意识地增加内容，所以，我们的规章制度动辄就是成千上万字，但也许只需要几句话就可以完全解释清楚。同样的一项工作，我们常常会增加好几个工作步骤，而这无疑增加了工作的难度。(www.xing528.com)

管理学上有一个著名的“崔西定律”：任何工作的困难程度与其执行步骤的数目平方成正比。简单来说，如果完成某项工作需要三个步骤，那么这项工作的困难程度可能就是9，如果将这项工作的步骤增加到了五个，其难度系数会相应地增加到25。反过来说，每当我们想方设法减少工作步骤，将复杂的流程变得更为简单时，工作的难度系数也会相应地降低，所耗费的时间也会减少。

从“崔西定律”中，我们意识到了一个重要的问题，那就是尽量让自己的工作变得更加简单，或者尽量让自己的工作流程得到简化。“崔西定律”的存在暗示了一个最简单的道理：工作流程的步骤越少，难度越低。因此，在企业中，工作应该进一步得到精简，员工要懂得将所有复杂的程序尽量简单化，做到能省就省、能少就少，这样才能够真正将时间控制在合理高效的范围内。

当然，这种简化并不意味着盲目地删减，并不意味着可以肆无忌惮地偷工减料，真正的简化是一种凝练和压缩，它是要求时间管理者把握工作的内核与规律，尽量删除那些不必要的环节与步骤，尽量删除那些无法产生价值的东西。

14世纪逻辑学家、圣方济各会修士奥卡姆·威廉在他的《箴言书注》中说：“切勿浪费较多东西去做，用较少的东西，同样可以做好的事情。”所以，他提出了一个绝妙的定律：如无必要，勿增实体。这就是著名的奥卡姆剃刀定律。按照这个定律，我们在解决问题的时候一定要尽可能地去除那些不必要的环节或者部分。它追求的是一种精简原则，反对过度的拼凑和堆积，反对过度的精细化和复杂化。可以说，这个定律有效确保了事物的简单化，在对付那些复杂的、烦琐的事情方面的确为我们提供了一种有效的方式。

奥卡姆剃刀定律可以有效删减工作步骤，我们可以用最简单的方法、最简洁的步骤、最简单的沟通方式与人交流。而一旦我们懂得了如何对工作进行简化处理，一旦我们掌握了如何化繁为简的方法与技巧，就可以让自己的工作变得更加轻松，也能够让工作效率获得提升，并保障自己的工作时间。