行政如何制定目标及执行力提升的关键工作-行政角色与文化工作

行政如何制定目标？

是琐碎的行政事务？

还是重新定义行政工作价值呢？

行政往往跟后勤放在一起，名曰“行政后勤部”，更多工作是“端茶倒水、文件打印，引来送往等行政后勤事务”。某公司老板对其行政部工作概括为：“开开灯，关关门，打个灯笼送个人。”虽是戏谑之言，但也反映了人们对行政工作价值的看法——从业门槛低，工作琐碎，价值难以量化。事实果真如此吗？如何让行政工作体现巨大价值呢？

行政所承担角色较复杂，往往承担多项功能。比如，后勤管理工作，文件流转工作，对外协调工作，行政服务工作，执行检查工作。具体要看各公司对行政部的工作定位，在某些企业行政部工作包罗万象，其内容包括行政、后勤、法务、公关、文秘等职能，是大总管，没有人负责的事情也都归属行政部。而在某些专业分工较细化的企业，行政部特指某类工作。

无论哪种划分，行政工作都可以区分为两类情形：服务+管理（如图2-7所示）。

图2-7　行政工作的定位

在企业规模小时，行政部工作职能更多强调服务型，为一线部门打赢战争准备兵马和粮草，这个时候一线为大，满足一线的需求帮助一线打赢战争至为重要。比如：某连锁服装机构，当年要在全国拓展门店，急需人、财、物资源和各种物料的配备，在内部流程不够通畅情况下，行政部就承担了很大一部分居间协调和沟通服务的职能，这个时候一线部门的满意度就成为关键绩效指标。

在企业规模大时，行政部工作（尤其集团行政部工作）更多强调管理型，统筹运作、规划执行、管理监督等。例如：华为公司整个行政后勤队伍只有几百人，但却为170多个国家、18万员工提供服务，要适应不同文化、不同民族、不同货币、不同状况（战争、高危、疫情等）。如何做到呢？行政保障是通过货币化调动9000多个社会资源来提供服务，核心目的是通过高效的行政后勤服务，让作战部队聚焦去“多产粮食”。同时通过大量信息化和智能化手段运用，简化管理，高效服务。比如，会议室安装点单按钮，由周边咖啡厅来提供服务，报销单也不用签字，当然也包括点夜宵，财务自动走账报销；供应商管理不断简化，行政采购大规模依靠大型超市。现在行政采购系统和山姆会员供应系统对接，超市采购必须刷卡和打印清单一致，清单和信用卡消费清单吻合，再回来验货，就简化了流程，降低管理成本。行政后勤管理分为食堂管理、差旅管理、福利管理。订餐、订票、采购皆可在APP上提交申请，提交数据等，福利小费申请一键操作，财务数据精确统计查询。

基于行政工作的服务功能和管理功能，结合我在企业辅导中的实践经验总结，我把行政工作划分为三个层级（如图2-8所示）。(www.xing528.com)

第一个层级：后勤工作。主要是吃喝拉撒睡等方面，比如食堂管理、车辆管理、住宿管理、会议茶水管理等，这方面的工作具有常态化、琐碎等特点，基本的目标是提升客户满意度。比如：食堂卫生状况、食堂饭菜质量、宿舍卫生情况、会议物资准备等，以满足客户的要求为标准。

第二个层级：行政工作。主要是公文发布、会议纪要、决议的跟进执行与检查等工作。这方面工作的基本目标是执行力提升。比如：会议纪要的管理与执行检查工作，首先，有没有对会议纪要进行规范化编号管理，把公司各部门的会议纪要统一管理起来；其次，有没有跟进检查，督促各责任部门落实布置的工作任务；最后，有没有对会议纪要进行闭环管理，对执行情况进行排名，对完成情况进行一定程度的奖惩。

图2-8　行政三级定位

第三个层级：文化工作。主要是各种活动的召开，尤其是团建活动、年会活动、各类庆祝活动。这些活动对活跃员工气氛，构建团队合作的工作氛围有非常大的帮助，同时也是企业文化落地的一种形式。这类活动涉及人员多，工作配合量大，表面看起来是一种成本花费与支出，但从长期来讲，是构建公司凝聚力的关键。针对这类活动，可以从三个角度设置目标。一是活动的举办次数，比如一年三次大活动：司庆、年终总结表彰大会，员工运动会。二是活动举办的效果，可以采取满意度调查等方式。三是活动费用控制，不超预算水平。

拿破仑曾说过这样一句话：战场上流再多血，也没有宿营地不卫生对军队的打击更大。拿破仑行军打仗，最看重的是后勤供应和军事准备。在孙子兵法《行军篇》中，孙子有同样的描述。所有伟大的军事家都懂得，战争要取得胜利，后勤准备是重中之重。所以才有刘邦当年平定天下后，论功行赏把作为总后勤的萧何排在第一位：“镇国家、抚百姓，不绝粮道，吾不如萧何。”

后勤的一切工作，核心指向是员工满意度。只有满意的员工，才能有最佳的身心准备，打仗时才能无后顾之忧。华为总裁任正非针对行政部的工作谈道：“我去过很多艰苦地区的代表处，工作和生活环境有了提高，但是还不够，还要继续改善。为什么呢？我们要有安全、幸福、温暖的家。虽然公司一直强调要去英勇作战，在艰苦地区‘爬冰卧雪’，但回到家不能蚊子丛生。现在公司有条件保障，该节约的地方我们要厉行节约，该投入的地方就要花高成本，将作战支撑中必要的高成本与基础保障中合理的节约进行差异化管理，一切都是为了打胜仗。”

员工满意度的核心是营造让员工健康工作和快乐生活的环境，行政的工作是要牵引员工改变形象与精神面貌，打赢战争是根本。在谈到这一点时，任正非又指出：“行政应该建立一些指导提纲，通过你们来传递，辅导大家如何改变形象，‘多产粮食’才是出路。我们绝大多数员工来自农村，暂时还没有学会绅士风度，行政要辅导牵引他们。公司鼓励千军万马英勇上战场，行政担负的大量任务，是让大家在前方健康、快乐的生活。”

提升员工满意度，营造让员工健康快乐的工作与生活环境，不是行政一个部门完成，要牵引各个部门。怎么快乐？每个人都发了那么多钱，要舍得自己拿出一点来众筹搞活动，舍不得钱的员工，缺少朋友，进步一定慢。比如，蒙古的羊肉非常好吃，经常出去烤个全羊不好吗？自己吃好一些，身体才能强壮。我们的生活为什么要这么单调？可以编出很多法子让大家快乐起来，许多事发动家属做。如果有不搞活动的地区，我们就知道这个代表处的代表抠门。现在我们以结果考核为导向，不是对过程行为考核，所以允许员工出去散步、健身、喝咖啡，但前提是首先把工作做好，如果结果不好，也要被淘汰。