会展场馆网站的优化与管理

互联网在现代经济中的迅速崛起极大地改变了传统会展业的运作方式。为会展场馆建立专门网站,将场馆的硬件设施设备有关情况介绍、资料、展会信息,以及管理模式、机构设置、服务项目、相关价格等的有关信息在网上向外界传播,并从网上搜集办会办展单位、参展商和目标观众的资料和反馈的信息,促进会展场馆(特别是有自办展的场馆)和客户的信息沟通彼此互动,对成功举办展会有很大的帮助。

8.4.1　会展场馆网站的作用

互联网具有空间虚拟化、时间随意化、信息处理便捷化和内容个性化的特点,一个精心设计的专门网站,对扩大会展场馆的影响,促进更多展会成功举办具有很大的作用,其表现为以下几点。

1)为会展场馆营销和客户服务拓展了市场空间

互联网具有全球性,一旦会展场馆建立起了专门网站,不论你在世界哪个角落,只要能上网,你就能从网上看到该场馆的有关信息。网站极大地拓宽了展会的营销渠道。从网站上,参展商可以了解在该场馆举办的展会相关交通、住宿、登记等各种必需事项的处理办法,这会极大地拓宽展会的营销空间。同时,会展场馆将各有关服务事项在网上提前通知客户,极大地便利了客户对各项参展(参观)工作的准备,使会展场馆可以在网上为客户服务。

2)为会展场馆提供了快速的市场应变能力

现代会展业已经向规模化、国际化和市场化的方向发展,适应市场变化的要求,尽快提高展会的市场应变能力,是许多展会迫切的需要。互联网具有互动性,会展场馆不仅可以在网上发布展会信息,也可以从网上搜集客户对展会的意见和建议,促进场馆与客户之间的沟通和互动,使场馆和展会更快更直接地了解市场和客户的需求变化,并制订相应应对措施。

3)有利于会展场馆特定信息的传播

互联网内容具有个性化的特点,网站对各种信息内容的包容性很强,各种信息都可以在网上传播,而且信息内容的更新很方便,信息传播的成本也较小,传播的速度快。场馆和展会完全可以根据会展题材、行业的特点和客户的需要来编制网站的内容,使各种特定的信息通过网站传播到行业和客户那里。

4)有利于场馆、展会与有关企业和机构的协作

现代大型展会往往都是多方合作的成果,许多机构的共同努力和精诚协作才能促成展会的成功举办;同时,展会的成功举办还有赖于展会与参展单位以及观众的相互合作。互联网具有超时空互联性,它可以成为各有关方面进行精诚协作的重要工具和纽带。

5)有利于展会招展招商活动的展开

展会的招展和招商活动是一项费时费力的浩大工程,展会一般广泛利用各种渠道进行营销,通过各种媒体发布展会信息,使目标参展商和观众了解展会、知道展会并进而参加展会。会展场馆网站在展会招展和招商活动中可以扮演重要角色,可以为展会招展和招商提供很多帮助。

6)有利于提高会展场馆客户服务水平

网站所附带的客户数据库是展会进行客户关系管理的信息基础,这个数据库信息的准确性和新鲜度会直接地影响到展会的客户管理和服务工作。网站通过与客户的互联互通,可以及时更新这个数据库的客户信息,改善展会的客户管理和服务工作。

8.4.2　会展场馆网站的建立与管理(www.xing528.com)

随着IT技术在现代展览业中的广泛使用,当今,为了适应日益激烈的市场竞争的需要,已经很少有不开通自己的专门网站的会展场馆了,可以说,是否开通和办好自己的专门网站已经成为业内评价一个场馆的重要指标。如果一个会展场馆没有自己的专门网站,它在其目标客户的心目中的形象必然会受到很大影响。那么,该如何建立会展场馆的专门网站呢?一般来说,建立会展场馆专门网站可以按以下步骤进行。

1)对网站的主要功能定位

要为会展场馆建立一个专门网站,首先必须明确要给会展场馆建立一个什么类型的网站,就是必须对该网站的主要功能进行定位。例如,希望该网站具有哪些功能?希望该网站对会展场馆带来哪些帮助?如果没有明确的目标,网站的内容必将十分混乱,这样的网站即使建立起来了,又能对场馆有多大帮助呢?网站的功能在建设场馆网站之前必须明确。并且,网站的功能一定要符合场馆和展会的需要,而不一定求全、求大。对于一些目前还不需要的功能可以暂时不安排,但可以根据场馆的发展趋势而为其预留接口,为将来丰富网站内容和功能留有余地。

2)确定网站需要的栏目和内容

对会展场馆网站进行定位以后,还必须仔细考虑网站将开通哪些栏目,各栏目将有些什么内容。网站的栏目和内容是网站向目标客户展示的重要部分,必须精心安排,巧妙设计,让它们既能满足会展场馆营销和宣传推广的需要,又能为目标客户服务,还能为目标客户所喜闻乐见。例如,为宣传场馆可设:“展览空间”“会议场所”“场馆资源”“场馆示图”“场馆查询”“技术参考”“服务报价”“招聘信息”等;考虑到参展商的需要,网页栏目安排可以有“参展指南”“展会服务”“展商报到”“展会信息”等;考虑到观众的需要,网页栏目可以有“参观指南”“展会新闻”;考虑到新客户对展会和该城市还不了解,可以开设“展会回顾”以及“城市指南”栏目等。另外,为增加网页内容的可读性,还可以开设“行业动态”和“市场信息”“会展文摘”“专家论坛”等栏目。总之,网站的内容要为展会服务,为目标客户服务,要能吸引目标客户的眼球。

3)设计网页的界面

网页上的内容不能乱七八糟地呈现在网上冲浪者面前,也不能对所有内容一概平均分布,因为谁也不会花时间仔细浏览一个内容主次不分、杂乱无章的网站。要注意精心设计网页的界面,尽量安排好网页界面的布局,各栏目的轻重缓急,按场馆VI设计统一使用主色调,将网页界面尽量设计得简单明了、重点突出、图文并茂,使浏览者能轻松浏览,方便地找到自己感兴趣的内容。

4)确定网站内容的更新方法

网站是用来服务于场馆、展会和客户的,随着场馆的发展和展会筹备的进展,网站的内容也应该不断更新。有些场馆和展会在建立网站时很积极,但网站建立起来后,内容却很少更新。如果网站内容始终一成不变,那么很多目标客户就会对该网站失去兴趣,他们可能从此不再浏览该网站。因此,网站建立起来以后,及时更新网站内容十分重要,它是维持网站与客户联系的黄金纽带。场馆要明确网站内容的更新办法,并安排专人负责跟进,只有这样,会展场馆网站才能发挥它应有的作用。

5)制订网站技术维护办法

除了要及时更新网站内容以外,会展场馆网站还必须有一套实际可行的技术维护办法。场馆网站离不开专业技术支持和维护,要有专职的网络管理员,不然,将会对各种网络病毒的侵袭束手无策,对网络故障无法及时排除。不管采用哪种维护策略,场馆都要为网站的畅通运行制订一套技术维护办法,这样会展场馆网站才不会经常出现故障而关闭。

建立会展场馆专门网站是一项技术性很强的工作,在进行这一项工作时,一定要精心策划,合理安排,认真设计。如果没有这方面的人才,可以委托有关机构完成,但不管怎样,对自己网站的定位、栏目设计、内容安排和浏览界面一定要有符合场馆需要的明确主张。只有这样,会展场馆网站才不会只流于形式,才有较大的使用价值。

会展场馆网站页面如图8-2所示。

图8-2　会展场馆网站页面实例