会展信息搜集与场馆信息发布的管理优化方案

8.3.1　会展场馆的信息工作

信息是客观世界各种事物的变化和特征的反映。人们在获得信息之后,就能消除某种知识上的不确定性,由不知到知,或由知之不足到知之较多。因此,信息是社会共享的人类一切知识、学问,以及从客观现象提炼出来的具有新内容的消息的总和。信息是现代科学技术的三大支柱之一,与会展场馆各项工作有密切关系,是会展场馆提高效益的重要条件。会展场馆内部同外界之间的物质、能量交换必须以信息交换为基础和先导,场馆在整个经营管理活动中,贯穿着人流、物流、资金流和信息流。前三大流的畅通取决于信息流程的畅通,这表明会展场馆工作的每一个环节都是做信息处理。信息与会议、展览更是紧密联系、相互促进的。信息是会展赖以产生的基础。各类会议展览首先需通过各种信息源,有针对性地搜集各种信息(如经济信息、科技信息、产品信息、市场信息、需求信息等),在比较鉴定、去伪存真、去粗取精的基础上,做出办会、办展的决策,使展会适应社会的需要并取得好的效果。因此,会议展览既是综合和激活各种信息的产物,又是传递信息的媒体。其特点是信息量大,而且具体、形象、直观;它的传播具有中介作用和导向作用。

1)会展场馆信息工作任务

会展场馆信息工作的主要任务是快、广、精、准地做好信息的搜集、整理和提供利用,为场馆的经营管理决策服务,为社会信息用户服务,其内容包括:

①通过各种信息源广泛搜集信息(如场馆内的各种原始资料和社会的市场需求、客户意见等)。

②筛选。

③分类编目。

④储存。

⑤检索。

⑥发布(报道)。

⑦提供利用。

⑧信息反馈。这是一个由简单到复杂的不断创新的循环、变化过程,每一环节都会产生以感觉、知觉和知识为内容的智能或新信息。其流程如图8-1所示。

图8-1　会展场馆信息管理流程示意图

2)会展场馆信息工作的基本要求

①建立信息机构,完善管理制度,即各馆要有自己的情报信息机构。

②有一批信息工作的专业人才,他们应具有较高的政策水平,有渊博的科学知识,执着的专业热情,甘为人梯的服务精神,熟练精湛的业务技术,快、广、精、准的情报意识和资源共享的协作风格。

③加快信息现代化的步伐。重视信息工作的投入,配备传递、处理信息的必要设备(如电话、电报、电传、电脑、网络宽带、广播、电视、录像、录音等),建立以电子计算机为主要基础的信息网络,实行内外、上下联网。

8.3.2　信息交流程序

1)目的

为及时、准确地搜集、传递及反馈有关信息,做好信息管理工作。

2)范围

适用于会展场馆内部信息传递、处理及与外部各方相关信息的交流。(www.xing528.com)

3)职责

①办公室负责公司对内、对外相关信息的传递与处理。

②各部门负责与对口相关单位的信息交流和搜集,建立信息档案,保存和管理相关的信息,并负责各自工作范围内信息的传递与交流。

③职工代表负责与职工有关信息的搜集和传达。

④保卫部负责治安消防信息的处理。

4)内容

(1)信息的搜集与处理

①外部信息。

a.治安、消防、新闻媒体等监测或检查的结果及反馈的信息,由办公室、保卫部负责搜集,并传递给公司相关部门,当监测或检查结果出现不符合要求时,按照《事故报告、调查及处理程序》的规定进行处理。

b.客户反馈的信息及投诉按《不合格控制程序》由各相关部门处理。

c.供方反馈的信息及其投诉分别由对口部门负责与各自供方的质量、职业健康安全等信息的沟通,并对其职业健康安全方面施加影响;上述供方反馈的其他信息,对口部门应按有效的形式传递给相关部门和人员;对来自供方投诉,对口部门可按《纠正预防措施程序》提交办公室处理。

d.政策法规标准类信息,如职业健康安全法律法规、条例、标准,服务质量法律法规、标准等,按《法律、法规识别程序》执行。

e.其他外部信息,如各部门直接从外部获取的有关职业健康安全等方面的信息,由相关人员反馈给部门处理,并反馈到办公室或保卫部,由其负责分类、整理,根据需要传递到相关部门处理。

f.对于与外部的沟通应记录于相应的“记录本”或“联络单”中。

②内部信息。

a.正常信息,如方针、目标、监测记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其他记录等,各部门依据相关文件的规定直接搜集并传递;办公室按照相应文件的规定传递方针、目标、管理方案、内部审核结果等信息。

b.有关工作存在不符合或潜在不符合的信息,如体系内部审核的不符合项报告、纠正和预防措施记录等,由相关部门按《纠正预防措施程序》《内部审核程序》《管理评审程序》处理;服务的不符合信息按《不合格控制程序》规定传递。

c.紧急信息,如出现火灾、爆炸、台风灾害等情况下的相关信息与记录,由发现部门迅速传递给保卫部处理,参见《应急准备和响应控制程序》。

d.其他内部信息,提供者反馈给部门主管或办公室进行处理。职工还可以通过职工代表、工会组织反映有关信息。

③信息可采用总经理办公会或书面资料、记录、讨论、培训、电子媒体、声像设备、办公自动化系统等其他通信方式予以传递。

(2)信息的整理和应用

各部门及时将信息交流过程中的相关信息汇总整理后,按《记录控制程序》的要求建立信息档案。