会展资料与合同的管理优化措施

8.2.1　会展场馆的资料管理

广义的会展场馆资料管理包括会展场馆资料管理和图书、报刊资料管理。这里主要讲会议展览资料的管理。

1)会展资料范围

①筹备会议、展览所搜集的原始资料。

②办会展中形成的筹备计划、实施方案、经费预算、陈列大纲、平面图、效果图;有关照片、前言、简介、解说词、版面词、重要展品及其说明书;上级领导对展览的指示与题字,开幕剪彩录像、录音以及展览有关的印刷物、出版物;报刊所刊登的展览广告、消息报道、对展览的评价、观众反应、邀请函、请柬、参观券、会刊、学术报告等。

③展会闭幕后的总结、统计材料等。由于展会的内容、规模和要求有区别,其资料的种类和多寡也不尽相同。

2)展会资料搜集

将分散的无系统的各类资料加以搜集整理,它是资料管理的基础。展会资料的专业性和针对性很强,搜集工作应根据本场馆具体情况制订计划,明确搜集目的,确定搜集范围。搜集方法可采用征集、收购、接受捐赠、预订、交换、复制、购买等。为保证资料的系统性、完整性和针对性,应通过多种渠道进行搜集。

①个别搜集,即向有关人员或资料编印人、保管人及有关部门直接搜集。

②社会搜集,根据征集方案提出具体要求,通过会议或信函,将征集表格寄发有关单位或个人,请其代为搜集。前者多用于专题搜集,后者用于综合搜集。

③若是场馆自办会展活动,要求策划部门提供全套资料;若是出租展厅则要求承办单位提供全套资料。

3)展会资料管理

对已搜集的资料,必须实行规范化、标准化的科学管理,其目的在于合理地组织馆藏,为充分利用馆藏资料提供检索手段,做到查找迅速、使用方便。

其主要任务是:完整地、系统地搜集和存储文献资料,为领导决策和业务工作提供依据与参考,并积极开发文献资源,传播科学知识,在丰富馆内群众文化生活的同时努力为馆外用户提供参考资料,为两个文明建设服务。

展会资料管理的基本程序是:搜集、鉴选、查重、盖馆藏章、登记、分类、著录编目、入库上架、宣传报道和提供利用。

4)展会资料登记

可采用总括登记(以一批或一套资料为登记对象按入馆先后进行登记),也可按类登记(以一种资料为登记对象,将同类资料登记在一起)。照片除总括登记外,还须贴样片本,逐张编号并写好简要说明,底片应装入底片袋或底片夹,底片的编号要与样片中的相应的照片号码一致,若是数码照片则以单次会展活动的素材归类刻录存盘。请柬、参观券一律按时间先后,用透明胶带张贴成册,并分别注明展会日期、规模、效益等。

5)展会资料分类

将性质相类似的、同一学科的资料归纳在一起,而将性质不同的区别开来。资料分类一般以整套资料为单位,按所属学科归类,为方便利用,分类时间可根据各场馆具体情况灵活处理,将资料归入最大用途的类,做到归类正确,反映充分,前后一致,便于检索。

6)著录编目

展会资料一般编制两套目录,即书本式目录和卡片式目录。

8.2.2　会议、展览策划部门文件存放管理规定

为使各业务人员文件存档管理规范化,对文件存放方法和内容应做相应规定。

每份文件夹存放同一类文件,扉页要注明目录和标号以便于查阅。同一项目的文件须存放在一档内,以利综合使用。具体存放内容以会展策划部为例可分类如下。

1)会展策划部经理(www.xing528.com)

展会项目文件夹:全年会展项目方案、进度表、预算表、邀请函样本、招展函样本、专业观众请柬、样本等。

客户档案夹:商务接待表、重要客户文字档案等。

项目计划夹:会展计划表,主办、协办单位确认函等。

合同夹:办会合作协议、招展合作协议、服务商协议、其他合作协议。

2)项目经理

展会项目文件夹:会展项目方案、招展文件、进度表、预算表、会议请柬、招展函、观展函、合作协议。

参展商回执函夹:参展商回执函、参展商预订展位函、参展商名录。

贸易商登录类:贸易商邀请函、买家回执、专业观众登录表。

传真文件夹:已发传真原稿并表明是否收知,接收人,接收时间,落实情况。

工作手册文件夹:岗位责任说明,招展程序表,展览会通则,场馆服务项目,报价单,客户档案,商务接待表,参展商须知,展位图,场馆内外重要部门联系人和电话,场馆服务功能表。

3)信息员

展会信息资料夹:展会统计表、展会通报、展会总结等。

市场信息资料夹;展会信息、剪报信息、经济情报等。

收传真夹:所有接收传真存根,注明处理结果。

发传真夹:所有已发传真存根,注明是否处理及结果。

商务接待夹:所有来访客人登记表存档。

重要文件夹:场馆下发文件及外部门转发文件。

8.2.3　合同的管理

合同档案包括合同正本、往来函电(信函、电话记录、传真、电传电报、电子邮件等)、批文、授权书、图纸、技术资料、合同对方营业执照复印件等有关资料。

与合同有关的传真收文不应仅以传真热敏纸存档,以避免随着时间的推移字迹逐渐淡化无法认清,应复印后与原收文共同存档。传真发文如有传真报告条,该报告条应复印后与传真发文和传真报告条共同装订后存档。

法律室负责公司合同的分类、编号、登记工作。档案室负责保管合同档案。

合同是场馆的机密文件,属于永久保存资料。场馆合同在执行完毕之后,财务部要在确定无误的前提下向场馆领导提交合同履行情况的报告书,经场馆领导批准,此项合同结束。经一段时间后,合同及其所有资料由财务部转交办公室档案室存档。档案室要做好合同的入库管理工作,详细完备地做好登记、造册工作。要坚持保密原则,场馆合同内容除场馆主管领导外,其他人员一律不得查阅。

对于违反规定造成公司经济或信誉损失的部门和个人,将视情节轻重追究相关部门负责人和经办人的责任。