会展场馆档案和技术资料的优化管理方法

8.1.1　会展场馆档案资料室的建筑和设备

会展场馆档案资料室建筑,一般与场馆的办公部分结合在一起,也可独立建筑。由于会展场馆的性质和规模的不同,档案资料室的规模也不尽相同。一般中小型场馆,其主要任务是保存会议展览资料和业务档案,兼有图书、报刊的借阅任务,建筑和设备比较简单。一些较现代化的大型会展场馆和博物馆,档案资料室除保管借阅外,还有资料的修复、复制、编辑、发行等任务,其业务技术用房较为齐备,如资料阅览室,照相和翻拍洗印用房,静电复印室,翻印装订室,声像档案保存和处理室,中心控制室,裱糊室,除尘室,接收室,以及整理编目、编研、出版、发行、美工、消毒、广告室等。还有办公室、会议室、打印室、储藏室及厕所等辅助用房。

档案资料室建筑应按有关设计规范进行设计,特别要满足防护要求。其内容包括外围结构保温、隔热、温湿要求、防潮、防水、防日光及紫外线照射、防尘、防污染、防有害生物(虫鼠等)。还应注意资料室和其他设施的防盗要求,安装报警装置。档案资料室内部的隔墙应采用耐火极限不少于2小时的非燃烧体,防火门宽不小于1m。在业务及技术用房内应设卤代烷、二氧化碳等气体灭火装置或其他消防设施,并应设于较明显的位置。另外烟囱不应穿越或靠近建筑,资料库区安全出口不少于两个,门要向外开,楼梯采用封闭式。有的房间应设有窗式或集中空调,房间温度应根据要求进行采暖设计。档案资料室内层及顶层不应设置给水设施,生活污水管应与资料室保持一定距离。各房间的灯光照明应根据要求配置。

档案资料室建筑在大中型场馆中,应与展厅、会议厅有一定的距离,以便于独立管理;对于小型的会展建筑,一般有直接对外的入口,以方便接洽和管理。若是设置在多层楼房的场馆档案资料室,则应尽量按照以上要求来装修和配置。

8.1.2　会展场馆的档案管理

1)档案管理流程

(1)搜集

①凡场馆处理完毕、有归档要求的文件、资料及其他材料均要归档保存。

②每年在规定的时间由档案室协同各部门做好档案搜集工作。搜集之前,档案管理员不定期对各部门情况进行调查、了解和掌握。

③各部门文件的搜集按确定的顺序进行,由档案室统一安排。

④文件进入档案室时,由移交部门填写文件明细表一式两份,交接双方签字后,各留一份备查,“卷内文件目录”“卷末备考表”及文件一并交给档案室(“卷内文件目录”“卷末备考表”由档案室统一发放)。

⑤档案室针对“卷内文件目录”和“卷末备考表”核实文件,核实无误后归档。

(2)整理

档案的整理是对零乱的和需要进一步条理化的档案进行分类、组合、排列,使之系统化。具体步骤是:

①分类;

②立卷;

③案卷排列;

④编制案卷目录;

⑤编制档号。

其中①、②两项工作在各部门内部进行,③—⑤项在档案室进行。

(3)鉴定

文件的鉴定工作由场馆办公室牵头,档案员协同各部门综合员共同进行。根据重要程度将文件分为重要文件和一般性文件两种。

(4)保存

①归档前要在计算机上录入文件信息。

②每份文件上用铅笔填写编码号和保存期限。

③填写“卷内文件目录”和“卷末备考表”。

④在整个案卷上填写案卷号。

⑤在目录汇总表上登记。

⑥在档案流转全过程中,采取必要的保护措施。

⑦为延长档案寿命,采取必要的(如复制、修补等)技术处理。

(5)检索利用

①从目录汇总表或计算机系统中以编码、收文号/发文号、关键字三个方面入手,查询所需文件。

②根据文件所编档号在目录柜中查找所需文件。

③填写“借阅登记表”。

④文件借出后,做好督促、催还、验收工作。

(6)剔除和销毁

①为避免文件的积压,须定时按规程进行文件的剔除和销毁工作。

②场馆文书部门和各部门文件的剔除,在送交档案室前进行,具体情况自行掌握。

③档案室文件的剔除需按照文件保存期限执行。期满需销毁的档案,报请办公室主管领导批准。对批准可销毁的文件,要填写“档案销毁清册”。剔除的文件不可立即销毁,须集中起来统一保管一段时间后,确无人查询的,方可销毁。销毁工作必须由两人以上共同执行。

2)档案查阅纪律

①总经理、副总经理、办公室主任可查阅档案室所存全部文件(无范围限制)。

②各部门只限查阅本部门送交或与本部门有关的文件。如确需查询与本部门无关的文件,要由本部门经理签字同意及办公室核准后方可。

③各部经理可查阅档案室一般文件,涉密及其他机要、重要文件的查阅必须事先征得办公室主任同意。

④查阅文件必须登记,副总经理以上领导可由秘书代办查阅并签字。

⑤文件的查阅原则上要在档案室进行,必要时可复制;确需要借出的,要予以登记;涉密及其他机要、重要文件的借出须经办公室主任以上领导签字批准。

⑥原则上不允许将文件带出场馆,确因工作需要须带出的,须填写事由单,提交办公室主任签字批准方可。

⑦不准携带私人物品进入档案室。

⑧借阅文件要注意保护,不得损坏。

3)文书档案的管理

(1)管理范围

①场馆各部门间文书,场馆各部门与外界往来的文书,凡场馆处理完毕且有归档要求的其他文件和音像材料均应归档保存。

②除公文正本(原件)外,还包括它的附件,如条例、会议纪要、图表、计划、总结、登记表、名单、收文处理单、传阅单等。

③除经过办公室登记的文件外,还包括未经收发文登记的各种文字材料,如会议文件、调查报告、访问记录、合同契约、工作人员从其他机关带回的文件材料等。

④场馆的会议纪要、规章制度、各种统计报表、重要文件的修正稿及具有保存价值的图片、音像资料等。

(2)管理程序

①搜集。

a.各部门每季度末向档案室移交文件(时间根据具体情况确定)。

b.档案室清点核收文件,并检查文件的文本及附件是否完整,如有短少,立即追查归入;如有抽存的,须由办公室主任签字确认。

c.检查文件处理手续是否完整,如有遗漏,立即退回经办部门补齐。

②整理。

a.一律按正度16开(B5)纸张大小裁剪存放,加入“卷内文件目录”和“卷末备考表”一并装订,前后用硬纸板护封,特殊情况下,可折叠保存。

b.有褶皱、破损、参差不齐等情形的文件,应先整补、裁切、折叠,使其整齐划一。

③分类。按内容特征进行分类:场馆收文按发文单位,场馆发文按收文单位,场馆文件按文种,各部门文件按部门类别。详见档案室的《场馆文书档案编号说明》。

④查阅。查阅分内部查阅和外部查阅两种情况。

内部查阅,指场馆内部人员的查阅。内部只允许经理及综合员查阅文件。综合员查阅,必须出具经本部门经理签字核准的“业务通知单”。各部经理及综合员需查阅涉密、机要和重要的文件时,须经办公室主任在“业务通知单”上签字批准方可。查阅时,必须有档案员在旁协助。

外部查阅,指场馆以外人员的查阅。查阅人须出具单位介绍信,经办公室主任(重要文件经场馆主管领导)签字核准后办理查阅。查阅时,必须有档案员在场协助,必要时,须办公室主任到场。

查阅文书档案原则上必须在档案室进行,不得将档案带出档案室,如需借出,要在业务通知单上注明,并做借阅登记。向外单位提供资料档案要报经场馆领导批准,并限期归还。文件/档案借阅审批表如表8-1所示。

表8-1　文件/档案借阅审批表

(3)清理与保存

档案员应经常拂拭档案架,保持档案的清洁,防止虫蛀腐朽。年度更换时,依照档案保管期限表剔除注销,并填写“档案销毁清册”。

中心章程,组织及规章制度,重大决定、决议、批文,重要会议纪要,政府机关核准文件,上级文件等永久保存。

期满或解除之合约、场馆一般性文件(文字、函字)等通常保存5年。

结束后无长期保存必要文件、中心各部门文件等通常保存1年。

4)财务档案的管理

(1)管理范围

①会计凭证。

②财务账簿,包括日记账,明细账,总账,固定资产卡片,辅助账簿,涉外会计账簿,采购、供应、物资管理账簿等。

③财务报表,包括财务计划,月、季、年度会计报表,年度合并报表,财务预算、决算报表,汇总报表,纳税申报表等。

④会计资料档案,包括会计行文、经济合同、协议、规定等。

⑤工资表。

⑥其他有归档要求的财务、会计资料和文件等。

(2)管理程序

①分类。依照上述六种形式分类。

②归档。

a.财务档案由财务部负责按归档要求整理、立卷并装订成册。财务部保管期满后,编制清册连同档案一并移交场馆档案室保管。

b.档案室接收、保存的财务档案,原则上应保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的,要会同财务部和经办人共同拆封整理,以分清责任。

③查阅。

a.内部查阅,指场馆领导、财务人员及其他相关人员的查阅。财务人员查阅财务档案必须经财务部经理允许并持有“业务通知单”。除财务部外,其他部门原则上不允许查阅财务档案,如有特殊需要,须经总经理或总会计师批准。

b.外部查阅,指中心以外人员的查阅。外单位不允许查阅本单位财务档案,如有特殊情况(如涉及诉讼案件,检察院、法院、财政部门、税务部门、工商部门、审计部门行使其职权等),须出示查阅单位的有效介绍信,经总经理或总会计师签字批准方可。查阅时,总会计师、财务经理、财务主管及场馆档案员必须同时在场。

c.查阅财务档案原则上必须在档案室进行,不许将财务档案带出档案室。如需借出,要在“业务通知单”上注明并详细登记。查阅或借阅档案均不得拆散原来卷册,并限期归还。

④保管和保密。

a.场馆财务档案的保管期限,根据其特点,分为永久和定期两类,原则上按“企业和其他组织会计档案保管期限表”执行,如表8-2所示。

b.在财务档案保存过程中,要严格执行安全和保密制度,不得随意堆放,严防毁损、散失和泄密。

表8-2　企业和其他组织会计档案保管期限表

续表

5)工程档案的管理(www.xing528.com)

(1)工程建设档案管理范围

①归档内容。

a.前期工作资料:

•项目建议书、审批表、立项批文。

•土地使用权有偿出让合同书、用地批文及红线图。

•拆迁、补偿协议书。

•建设用地规划许可证及规划蓝线图、用地批准书。

•建设用地许可证。

•建设许可证。

•总平和市政方案批文。

•工程规划许可证。

•项目报建表。

•工程招投标有关资料(招标申请表、评定表、公司招标管委会意见)。

b.基础材料:

•工程地质、水文地质的勘察报告、勘察设计、地质图、地质化验、试验报告。

•地形、地貌、地震等其他设计基础材料。

c.设计文件:

•初步设计、技术设计、施工图设计及总体规划设计等及批文。

•设计变更报告及批文。

d.施工文件:

•施工许可证、开工执照、工程施工合同。

•土建施工内业技术资料(含基础工程施工及隐蔽工程施工)。

•水电施工内业技术资料。

•设备及管线安装施工内业技术资料。

e.竣工文件:

•建施、结施、水施、电施等项目竣工图。

•单位工程质量评定材料等竣工验收证明。

•竣工验收会议决议。

•工程结算材料。

•消防审定通知书、消防验收意见书。

•抗震审查意见书。

②归档要求。工程建设人员必须认真做好工程建设项目档案的搜集、整理立卷工作,分门别类装订成册,编写好卷内目录、号码、案卷标题、保管期限,于竣工验收后完成归档工作。

(2)工程设施设备档案管理范围

工程设施设备档案管理范围包括:土建、装修工程,电力及供、变电系统,动力配电系统,室内、外照明系统,防雷与接地系统,水管系统;风管系统,通风系统,排风、排烟系统,正压送风系统,给排水系统,消防系统,电梯系统,音乐喷泉系统,楼宇自控系统,消防报警系统,PDS综合布线系统,电视监控系统,公共广播系统,电话通信系统,计算机系统,音响灯光和同声传译系统。

工程设施设备档案包括以上各项设计、施工的图纸、文字和图片资料等。

(3)管理程序

①整理。按文字卷在前、图纸卷在后的顺序进行排列。

②分类。依照上述形式执行(必要时根据情况进行修改、调整)。

③归档。工程部门验收工程资料后,编制工程资料目录表,并在移交资料时派人协助。档案室对工程档案原则上以原封装保存,出现问题时,档案员协同工程部人员共同解决。

④查阅。

a.内部查阅,指场馆内部人员的查阅。工程部人员查阅须经过工程部经理同意并在“业务通知单”上签字。档案员根据要求提取工程档案,并登记借阅数量及明细,以便核对。

b.为提高工作效率,工程部经理、副经理查阅全部工程档案及主管工程师查阅相关工作档案时,可不必提交“业务通知单”。具体是:

机电主管工程师——空调、通风、给排水、消防水系统;

土建主管工程师——土建及装饰工程;

中控主管工程师——弱电系统,音响、灯光及同声传译系统;

变电主管工程师——电力系统;

计算机主管工程师——计算机系统、电话系统等。

主管工程师查阅非上述范围内档案时,必须填写“业务通知单”。

c.其他部门原则上不允许查阅工程档案,确有需要的,须经工程经理批准并在“业务通知单”上签字方可。

d.外部查阅,指场馆以外人员的查阅。外单位原则上不允许查阅本馆工程档案,确有需要的,须出示查阅单位有效介绍信,经工程部经理签字批准后方可查阅。查阅时,必须由场馆工程部派专人和场馆档案员同时在场。

e.查阅工程档案原则上在档案室内进行,如需将其带出档案室,必须在“业务通知单”上详细标注事由、明细、期限等项目,依次经工程部长、主管领导签字核准后,由档案员登记并办理必要的手续后方可借出。催还工作由工程部经理负责。

⑤保管。

a.档案室保管的工程资料为永久性保管资料。

b.工程资料的保管要分类谨慎保管,严禁毁损和丢失。

6)人事档案的管理

(1)管理范围

管理范围包括场馆员工人事档案、员工花名册、员工履历表、员工进出手续、劳动保险档案、干部任免文件等。

(2)管理程序

①归档。归档材料要真实、完整、齐全,文字要清楚,对象要明确,手续要完备。凡需组织审查、盖章或本人签字的,需完备后方能归档,本人未签字的应由组织注明原因。

②鉴别。

a.下列情况的材料不得归入人事档案。

•“同名异人”“张冠李戴”或对象不明确的材料。

•虽属本人的但不需要归档的材料,如结婚证书、学生证、学术论文、笔记本等。

•来往文书、资料、大小字报、会议记录等材料。

•应由组织盖章而未盖章,应由本人签字而未签字,应注明批准机关和批注时间及文号而未注明等手续不完备材料。

•头尾不清,来源和时间不明,内容不真实、不齐全、不完整,字迹不清的材料。

b.不能归档的材料,要区别不同情况予以处理。

•有保存价值的文书、资料,可转文书档案或有关部门保存。

•属于本人应保存的材料、物品,要退还本人,不宜退回的由有关部门酌情处理,无保留价值的予以销毁。

•内容不完整,来源及时间不明,残缺不全,手续不完备,字迹扩散的材料,要搜集齐全,补办手续或复制后再归档。

•涉及政治历史问题及其他重要问题的,需要查清而未查清的材料,交场馆党组织及领导审查处理,未做出决定以前不得归档。

c.未经鉴别,任何人不得擅自销毁场馆人事档案,如有此类现象发生,将追究行为人责任。

③整理。

a.人事档案整理工作要经常进行。整理过程中,不得私自涂改、抽取或伪造档案材料,不得擅自处理和销毁材料,包括新建的和不断补充新形成的人事档案材料。

b.按规定剔除的档案材料,须进行登记,经主管领导审批后视情况予以处理。

④查阅。

a.事由。

•因场馆员工的考核、任免、调动、政治审查、组织处理、入党、出国、福利待遇、治丧等工作需要查阅本人档案的。

•与他人案件有密切联系而后该人员已经死亡或因病不能直接提供材料以及其他特殊原因,必须从其档案中取得证明材料的。

•编写史书、地方志,撰写人物传记等,一般不得查阅人事档案,可直接向本人采访。如该人已经死亡,因年迈丧失记忆,有病不能口述或书写的,可直接查阅其履历和自传材料。

•场馆人员因子女及亲属入党、升学、参军等政审,需了解该人员情况的,一般不予查阅其人事档案,均由所在单位党组织根据中组部组通字(79)第六号文件规定出具证明材料。

b.审批。

•外单位查阅、借阅人事档案必须填写“查阅人事档案审批表”并严格履行审批手续,仅凭调查证明介绍信和行政介绍信不得查阅和借用档案。档案员根据“查阅人事档案审批表”所注明的项目和领导审批意见提供材料,表上未列的项目,不予提供。

•内部查阅人事档案必须由人事部指派的专门人员查阅,人事部其他人员如因工作需要查阅人事档案,必须经人事部经理在“业务通知单”上签字许可。

c.纪律。

•除主管领导、人事部经理和人事部专门人员外,其他部门人员原则上不许查阅人事档案。

•外单位一般不得跨系统、跨地区查阅人事档案,如必须查阅,须征得场馆主管领导批准并在“查阅人事档案审批表”备注栏内签署意见后方可查阅。

•外单位查阅人事档案应按相关规定并持“查阅人事档案审批表”、工作证到场馆办公室档案室查阅,“查阅人事档案审批表”依次由人事部经理、主管领导签字核准后方可查阅。审批表或审阅人有问题的,应查明理由,补齐手续后,再予以查阅。

•人事部查阅人事档案,档案员必须同时在场,外单位查阅人事档案,必须由场馆主管领导或人事部经理、档案员同时在场。

•人事档案一般不外借,特殊情况需借出使用的,要经办公室主任批准。借用单位要注意保密,妥善保管,不得交无关人员翻阅或中途转借他人。借档单位用毕,按期退还(时间不得超过一周,如超过一周尚未使用完毕要即时办理续借手续),逾期不还者,须向场馆办公室说明情况。如发生丢失、损坏,场馆将按《档案法》追究责任。

⑤保密和保管。

a.办公室、人事部是人事档案的管理部门,其他部门不得保管人事档案。

b.档案室对于人事部门转交的人事档案,原则上保持原卷册的封装,不予拆封。如拆封,须依次征得人事部经理、主管领导的同意,并在人事部经理监管下进行,用后封存。

c.档案在档案室中设专柜保管,钥匙由人事部专人负责,档案员不得私自配备。

d.查阅人事档案时,严禁在档案附近吸烟、喝水,以免损坏污染档案材料;严禁拆除、涂抹、勾圈、批注、折叠、抽取、撤销档案材料,如发现,将严肃处理。

e.档案室设置防火、防潮、防盗、防尘、防光、防高温等安全防护措施,档案员要经常对安全防护设施进行检查并记录,做到万无一失。

⑥剔除与销毁。

a.人事档案的剔除、抽取、撤出必须由专人把关,重要材料的取舍须请示主管领导。

b.对经鉴别后认为确应销毁的人事档案材料要全部进行登记,履行批准手续后方可销毁。