合同的起草、执行与管理要点分析及优化方法

7.7.1　合同、协议、意向书管理制度

1)权限

场馆对外签订的所有合同、协议书和意向书,原则上都要由法人代表(总经理)签字后方可生效。

对于特殊情况下,如法人代表不在而协议需立即签订或签订场所在外地的,协议样本需法人代表过目并同意后,以书面形式委托代表进行签订后方可生效。除此之外,任何人员均无权对外签订合同、协议、意向书。

2)审批程序

(1)起草

各部门与外单位在充分会谈和协商的基础上,在公平合理、互惠互利的原则下,严格按照国家《合同管理办法》的要求和形式,起草合同、协议或意向书的文本。合同文本要求用词准确,考虑周详,要件齐全,逻辑严密,不留空白,经得起推敲,能够充分反映和体现场馆的利益。

(2)审批

合同起草后,部门负责人要将合同样本及其附件会同有关此项合同的文字说明和相关资料一并报送场馆总经理,由总经理决定是否批准。

(3)批准和执行

合同批准后,总经理或指定代表在合同上签字,秘书盖印,对方代表签字盖印,合同正式生效。合同起草部门为合同的执行部门,对合同的圆满执行负有责任。

(4)备份(www.xing528.com)

合同生效后,除留原件在场馆办公室留底存档外,财务部和执行部门各持有复印件一份。

3)监督执行

合同的监督部门是场馆财务部。财务部根据合同、协议内容和时限要求,与合同执行部门保持密切联系,进行不定期督促和检查,对于在执行过程中发现的问题,如对方违约或发生不可抗力或其他对我方不利的情况,要会同合同执行部门及时向场馆领导报告,以便尽快做出应变和采取补救措施,将损失减少到最低点。

(1)合同的归档

合同是场馆的机密文件,属于永久保存资料。

场馆合同在执行完毕之后,财务部要在确定无误的前提下,向场馆领导提交合同履行情况的报告书,经领导批准,此项合同结束。经一段时间后,合同及其所有资料由财务部转交办公室档案室存档。档案室要做好合同的入库管理工作,详细完备地做好登记、造册。要坚持保密原则,场馆合同内容,除场馆主管领导外,其他人员一律不得查阅。

(2)意向书的管理

场馆与外单位的意向书,根据其性质,可分为合作意向书和业务意向书两类。前者是一种广泛意义上的合作和友好交流关系;后者则对场馆的经营活动产生一定的影响,意向书的签订双方也就是未来潜在的业务伙伴。因此,对这两种意向书的管理要区别对待。对于前者,在征得场馆总经理口头同意后,其他领导可代行签署后将文本带回报总经理阅知;对于后者,尤其是涉及一些实质性问题的意向书应按协议来看待,处理办法和管理类同于协议书。

7.7.2　合同样本

根据各会展场馆的具体情况以及每个项目、单位和活动安排的不同,每份会议展览的场地租赁合同也都不同,本章按一般会展场馆合同内必须体现的具体项目提供样稿供参考(见案例一某会展中心会议场地租赁合同、案例二某会展中心展览场地租赁合同)。