展览工程服务：现场布置及撤展程序详解

7.4.1　展览工程服务工作规范

根据各地会展场馆的综合情况编制工作程序供参考。

1)展前准备工作程序

①根据公司下达的工作单,相关部门及时组织策划水、电、气等配套设施的布置方案。

②工程部现场服务人员根据布置方案,领取布置所需的材料、零件和工具,为参展商布置电气配套设施。为每个国际标准摊位配置2盏射灯和一个5 A/220 V插座,均匀安放电源箱;射灯安放于展架并做好相互连接,同时连接电源线至电源箱,上好灯泡并试电;为每个展位配备插座并接至电源箱;预约特殊用电的安装连接;预约的用水、用气由空调维修班进行安装,以上工作完工后进行自检和主管工程师检查。

③展览前工程部组织对展览期间主要设备(设施)的完好状况、人员安排、通信联络、工具配备和布置工作等进行全面检查,发现问题,及时整改,并进行统一部署。

④遇重大展览,电梯主管工程师负责提前联系电梯维保单位,在规定的时间对设备进行检查,并在展览期间驻守场馆。

⑤部门值班人员在接到用户咨询时,必须使用文明用语,回答要热情、耐心,暂时不能解答的问题,应做好记录,及时寻找答案,在承诺的期限内给予答复。

2)展览期间工作程序

(1)展厅现场服务

①工程部现场服务人员应在规定时间向展厅厅长报到,按照《展览服务管理工作规范》提供服务,做好现场和广告方面的用电监督、管理、咨询,发现情况及时处理。严格执行各项安全规定和操作规程,检查、监督、纠正违章现象,管理好社会化用工。

②客户用电服务程序。

a.填写“用电申请表”。

b.估算用电量及预收电费押金、电源租金。

c.安装电度表箱(32 A以上电源),与客户一起抄电度表箱号及电度表初值,请参展商签名。

d.展览结束后,与客人一起抄电度表算出总用电量,计算出电费,由服务台退回多余电费押金。

③安全事项。

a.安装在标摊上的射灯每一个插头回路不能超过16盏射灯。

b.较大容量特殊电源,应在其调试时,测量其实际电流,以防超过负荷。

c.开展后3小时内,要检查强电间及设备电源电缆温度,以防电缆过载超温。

d.接线要使用接线端子,保证接线可靠;导线要采用护套线,保证绝缘良好。

(2)展览的保障服务

①电气主管工程师负责对展厅工作人员和设备(设施)的检查、监督和协调。

②运行人员在电力监控室、水泵房监控设备,并加强巡视,发现情况及时处理或通知部门办公室值班人员。

③空调运行人员按工作单、《空调设备系统操作规程》《空调设备系统运行管理工作规范》和室外气温等,提前、合理地开启设备,进行展厅的预冷,保证展览期间室内温度为23～25℃,特殊情况按主办单位要求控制,并加强巡视,发现情况及时处理或通知部门办公室值班人员。

④电梯主管工程师和维保单位人员应按规定时间开启指定电梯和通知开启相关照明,同时加强巡视设备,发现情况及时处理,或通知部门办公室值班人员。

⑤维修班运行维护人员负责给排水、消防、房屋设施的检查及运行维修工作,发现情况及时处理或上报部门办公室值班人员。

⑥工程部办公室值班人员负责联络,并根据领导指令下达“维修单”。

⑦部门副经理负责对运行人员工作和设备运行的检查、监督和协调。

⑧部门经理负责对全面工作的检查、监督和协调及紧急情况的应对。

⑨为保证展期通信畅通,必须为部门每个工作人员配备对讲机,以便人员调配和应付紧急情况。

⑩展览期间部门全体员工着装、言谈、举止必须符合《关于员工仪表、言谈、举止的规定》。

(3)客户投诉处理

客户投诉处理按公司《客户投诉意见处理工作规范》执行。

3)撤展期间工作程序

①工程部现场服务人员按照指令,及时切断展位的电源,避免发生触电事故。

②部门全体员工配合参展商撤展,检查、清点、拆除水、电、气布置器材及设施,并及时收回布置器材,交仓库妥善保管。

③部门负责配合参展商和有关部门费用结算。

④各班组及时汇总本次展览的各项数据并及时上报部门,部门尽快汇总后填写“展览服务统计表”上报公司。

⑤展览结束后,部门经理应根据本次展览的工作情况,在周一召开的部门例会上,分析本次展览的管理服务工作,对出现的不合格服务项目提出纠正措施和改进要求,保证今后的服务工作质量。

7.4.2　展览施工管理规定

各地会展场馆都根据各自的情况从保护场馆物业的角度制订了各种《场馆物业管理规定》或《场馆施工管理规定》,本部分以《中国国际展览中心(新馆)展览施工管理规定》为例,供学习参考。场馆布展施工如图7-19所示。

图7-19　布展期间展厅实况

中国国际展览中心(新馆)展览施工管理规定

(试行)

为了加强对中国国际展览中心(新馆)展览施工的管理,保证展览会安全顺利进行,特制订施工管理规定实施细则如下:

办理展台施工手续

主办单位须在进馆施工前15天向技术保障部施工管理办公室(以下简称“施工办”),或委托主场搭建公司向施工办提供以下材料备案,并办理施工手续。

1.各展台设计效果图、立面图、平面图、电路图、施工细部结构图(所有图纸均须标明尺寸及所有结构材料的规格尺寸)、施工单位企业营业执照复印件(须加盖公司公章,施工办仅做备案使用)以及特殊工种执照复印件。

2.填写相关表格。

3.展览会主办单位与展馆签订展览会展台施工安全责任书。

4.交纳施工场地管理费、施工证件费、施工车证费,水、电及压缩空气费等相关费用及展览会风险押金后,领取施工证件。

标准展台的施工管理规定

每场展览会的主办单位自行选择展览公司进行标准展位的施工搭建,展架要确保牢固稳定,施工安全由主办方负责。

特装展台的施工管理规定

在中国国际展览中心(新馆)从事展览施工必须严格遵守《大型群众性活动安全管理条例》《北京市大型社会活动安全管理条例》《北京市展览、展销活动消防安全管理暂行规定》等政府部门制定的相关管理规定以及展馆制订的下列规章制度。

施工位置

1.展位设置不允许遮挡展馆内的固有经营场所,搭建展台结构时不允许遮挡展馆内的消防设施、电气设备、紧急出口和观众通道及各种标识。

2.施工单位搭建展台面积不得超出承租面积,投影边线不得超出承租边界线。施工单位搭建的展台面积应和申报面积相符,如搭建超出申报面积的展台,须得到主办单位及场馆经营部的认可,并应及时到施工办补办施工手续。

3.展台搭建不得超过规定高度。

室内展台:限高6 m。

室外展台:限高4.5 m。

当展馆规定限高与主办方规定限高不一致时,以高度较低一方为准。

4.展馆内的一切设施不得破坏或改变其使用性质和位置,展馆内、外地面、墙面等建筑不得钉钉、打孔、刷胶、涂色、张贴宣传品,不准损坏展馆一切设施。

5.严禁利用展馆顶部网架作为吊装展台结构的临时工具。(www.xing528.com)

6.如需在展馆网架下方吊挂条幅、旗帜或轻型灯架,须提前报施工办,每吊点重量须控制在50 kg以内,获得同意后方可吊挂,吊挂物品严禁与展台结构相连。施工单位应自备合格的升降设备,操作人员应具备高空作业资格,作业时必须配备安全带。吊挂物品的投影位置应处于本展位之内,严禁在通道上方吊挂各类条幅、旗帜或灯架。高空作业施工如图7-20所示。

图7-20　场馆高空作业实例

展台设计

1.展台结构的设计强度应当满足承受荷载所需要的强度要求,现场施工搭建应确保展台整体结构具有足够的强度、刚度和稳定性。

2.设计多层或复杂结构展台以及室外展台时须提供展台细部结构图(加盖国家一级注册结构工程师印章及其所在建筑设计院审核章)及结构审核报告。从设计到施工应充分考虑展台的安全性,确保展台整体结构可抵抗各项荷载。

3.室外展台在设计时应充分考虑风、雨等自然现象对展台带来的不安全因素。

4.展台严禁采用全封闭式顶棚,展台顶棚不得阻挡展馆顶部消防设施,要保证展台顶棚至少有50%以上的平面开放面积,以确保展台的消防安全性。

5.搭建地台时必须在展位范围内部地台边缘处设置缓坡通向公共通道,防止地台与地面的落差造成公众人身伤害。

搭建材料

1.搭建材料应使用阻燃或难燃的材料,木结构应在表面做防火处理,粘贴防火板或刷涂防火涂料。

2.展台装饰材料应使用阻燃或难燃的材料,禁止使用弹力布、窗帘布、纱制品等各类针棉织品装饰展台。

3.展台施工不得使用易燃、易爆物品(如酒精、稀料、橡胶水等),不得在馆内进行喷漆、刷漆等工作。

4.使用玻璃材料装饰展台,必须采用钢化玻璃,要保证玻璃的强度、厚度(幕墙玻璃厚度不小于8 mm),玻璃的安装方式应合理、可靠,必须制作金属框架或采用专业五金件进行玻璃安装,框架及五金件与玻璃材料之间要使用弹性材料做垫层,确保玻璃使用安全。大面积玻璃材料应粘贴明显标识,以防破碎伤人。若使用玻璃地台,则结构支撑立柱、墙体必须固定于地台下方,不得直接在光滑玻璃面上方搭设展台结构,确保结构稳定。

5.钢结构立柱应使用直径100 mm以上的无缝钢管,底部焊接底盘,上部焊接法兰盘以增加连接点接触面积,以保证展台结构的牢固性。

6.展台结构主体墙落地宽度不应小于120 mm,以确保墙体与地面的接触面积,超过6 m的大跨度墙体及钢框架结构之间应在顶部加设横梁连接,下部须加设立柱支撑,保证展台整体刚度和稳定性。

7.展台搭建材料的选用要符合国家有关部门关于临时性建筑的材料用法标准并结合展览会的特点合理选材,选材时要符合国家环保要求。

现场管理

1.展览会主办单位委托的主场搭建公司应切实起到监督管理的作用,对展台安全问题进行严格检查,在开展前消除安全隐患。

2.施工单位应在规定时间和区域内施工,施工单位在施工现场必须设现场负责人,现场负责人在整个施工期及参展期内不得擅自离岗。

3.施工单位在施工时,应随时清理施工垃圾等各类废弃物品,搭建展台的材料应在本展位内码放整齐,严禁占用消防通道,保持馆内通道畅通。不得在馆内设置存放物品的仓库。

4.相邻展台所有结构背板墙必须做出妥善装饰处理,不得影响临近展台的展示效果。

5.施工人员在高空作业时,应使用合格安全的提升工具及操作平台,施工人员应系好安全带。为保护人身安全,周围要设置安全区,并有专人看护。安全区须设明显的警告标志。

6.展台搭建存在安全隐患的施工单位在接到施工办下发的“展台搭建安全隐患通知单”后,必须按期整改,并将整改结果及时回复施工办,接受复查。

7.展馆内不得使用电锯、电刨等加工作业工具。

8.展馆内严禁烟火,施工单位在施工期间不得使用电、气焊等明火作业,必须在现场配备灭火器。多层结构展台在开展后必须在现场留存不少于2具年检合格的灭火器。

9.室外展台禁止在早8:00前晚22:00后及特殊时期(例如高考期间)进行施工。

10.展览会开幕后,施工单位须留现场安全负责人及专职人员现场值班,发现问题及时处理。

11.进馆撤展期间,运输展台搭建材料的车辆未经许可不得进入展馆内部。

12.施工单位在撤馆时须将所有搭建材料全部撤出展馆,严禁将废弃物堆放在展览中心院内或在院内转让、倒卖。

特装展台用电管理规定

1.为确保展览会水、电及压缩空气的使用安全,施工办对展览会水、电及压缩空气统一管理。

2.展览会电气设备安装应符合《大型群众性活动安全管理条例》《北京市大型社会活动安全管理条例》《北京市展览、展销活动消防安全管理暂行规定》等相关管理规定及《北京市电气工程安装标准》《电气安全技术和电气安全规范》中的技术规范要求。

3.电气施工人员必须持有国家劳动部门核发的专业操作证书。在施工期间要严格遵守各项规章制度,不违章作业,配合施工办检查。

4.在场馆安装各种照明灯具及各种用电设施及材料应具有国家专业安全认证。

5.所有电源线均应使用双层绝缘护套铜线,绝缘强度须符合标准。连接灯具的绝缘导线最小截面积1 mm2。

6.电压不同的线路要分开敷设。动力用电与照明用电应分开使用。每路电源应分别加装保护装置,不得超负荷用电。照明电路自带配电盘及控制开关。

7.展台电器连接端子必须完全封闭,不得裸露(可采用阻燃绝缘明装盒封闭或采用脱离后无触点裸露的插拔组件连接)。

8.施工期间临时用电须自备电线,电线中间不能有接头,要配有保护开关。

9.室外安装灯具、插座、配电盘等用电器具应选用防雨型。室外用电设备应有可靠的防风雨措施。

10.电动沙盘、模型、灯箱应采用难燃或阻燃材料制作。所装灯具及其发热部件,如镇流器、低压变压器等发热元件要与木结构保持安全距离或设非燃隔离层,并远离可燃物,电线要分束穿套绝缘管。布景箱、灯箱须设有散热检查孔。

11.展区内安装高温灯具应加有效保护措施。高温、强光灯具的引出线必须采用耐高温套管,且必须装在专用金属架上,周围不可放置可燃物。高温灯具要加防护罩。高温、强光灯具安装高度应在2.5 m以上。严禁使用霓虹灯作为展台装饰照明。

12.施工单位、参展单位不准在馆内供电设备及照明或动力线路上私自接驳用电气设备,如有违反,发生一切后果自负。

13.展会所敷设的各种线路应固定,防止直接承受拉力,在穿越门口、通道等地点时,应使用盖板加以保护。

14.展馆内的水、电、气设施周围不得堆放可燃物及其他杂物,周围搭建展位不能影响水电气设备的操作。

15.根据北京市政府有关规定,严禁直排水,如机器用水,展商须自带水循环装置。否则不予提供。

16.展馆内不准存放、使用充压的压力容器。

17.展馆集中提供的压缩空气源是压缩机器出口压力为0.6～0.8 MPa的一般性压缩空气,参展商应根据自身设备情况加装干燥机、过滤器等适配装置。

18.特殊供气需展商自带的空压机及储气罐(压力容器)等设备应放在馆外指定位置,并保证设备运行安全。

19.如发现有违反上述规定以及不安全因素的,为确保安全,施工办有权在不通知的前提下,随时停止供电、供水、供气。

20.施工办保留对特殊情况实行特别限制的权利。施工办有权进入展商展台进行检查。

21.根据展馆的设施能力,施工办有权随时接受或拒绝申请方提出的用水、电、气要求。

施工人员现场注意事项

1.各施工单位施工人员须统一着装,并佩戴由施工办核发的有效施工证件出入中国国际展览中心,自觉接受有关人员的验证工作。

2.施工人员须遵守中国国际展览中心展览施工管理的各项规定,并服从施工办的现场管理。施工人员施工时应在申报批准的时间期限和工作区域内工作,未经批准不得在非工作区域和非工作时间内工作。

3.施工人员应自觉爱护中国国际展览中心馆内外的公共设施,不得在展馆外绿地上堆放杂物。

4.施工人员不得在中国国际展览中心院内进行野蛮施工,以免发生危险。

5.施工人员禁止在馆内吸烟。

施工证件的使用和管理

施工人员进入中国国际展览中心院内、馆内,应随身佩戴由施工办核发的本人本届展览会的施工证件,无证者不得进入施工现场施工。施工证不得涂改、复制、转借。

施工单位应对其施工人员进行文明施工教育和法制教育,如在进馆施工、撤馆以及运输过程中有违反本规定造成场馆绿地树木、馆内设施及建筑物损坏或发生火灾、人员伤亡等一切安全事故和责任,施工单位应负全责,并承担由此对中国国际展览中心造成的所有经济损失。

注:施工办保留对特殊情况实行特别限制的权利。施工办管理人员有权进入展台对以上规定的遵守情况进行检查。施工办对以上各项内容条款具有修改及最终解释权。

(摘自中国国际展览中心官方网站)

多层或复杂结构展台如图7-21所示。

图7-21　多层特装展台图例