展览项目的现场管理与流程详解

7.1.1　基本概念

展览项目现场管理通常指展馆工作人员依照办展单位与展馆双方签订的合同,在实施布展、展出、撤展过程中,对展览活动进行现场管理,以确保项目圆满成功的过程。

展览现场管理的目的是保证参展商和参观者在完成其目标的过程中提供硬件设施和软件服务。主要包括:场地、展位、安全、物流、水、电、气、展具租用、商务、公共广播、餐饮、保洁、广告位、展示工程、咨询、特殊服务等方面。展馆展览项目现场管理工作既有可预见性又包含不可预见性,对可预见性的工作,展馆应该提前安排做好准备并列出工作单,对不可预见性的工作,展馆也要有相应的措施和应急预案。

7.1.2　现场服务的特点

现场服务具有以下特点:时间紧(现场服务时间短暂,如布展,通常仅有一到两天的时间,因此及时、高效、到位的服务是衡量展馆现场服务水平的重要评价指标);对象多;内容杂;要求高;硬件相对固定,软件尤为重要。

7.1.3　基本流程

1)展览服务管理总流程简图

展览服务管理总流程简图,如图7-1所示。

图7-1　展览服务管理总流程简图

由此图可以看到,展馆的服务对象是全面广泛和多层次的,同时也是其他对象得以完成其所提供服务的关键和基础。

2)展览现场服务管理流程分图

展览现场服务管理流程分图,如图7-2所示。

7.1.4　承接展览业务服务要点

图7-2　展览现场服务管理流程分图

展馆在与展会承办单位签订合同后,至少应于展会布展前15天(根据展会规模及复杂程度确定提前量)召开对接会,掌握该次展会的接待细节。根据组委会的要求及时下达工作任务通知书,呈报领导及抄送各相关部门,其中涉及的主要服务部门有展馆管理部、展馆经营部、保卫部、场地部、工程部等。其服务运作程序细化如下:

1)布展前10～15天

展馆管理部、展馆经营部、保卫部、场地部、工程部根据展会整体情况,制订出切实可行的接待方案,并以此为依据进行筹备工作。

2)布展前7～10天

展馆管理部的现场服务组按照消防、保卫部门核准后的展位图划分展位管理责任区。美工组按照组委会提供的参展商名单制作楣板。会议接待组根据展中带会的规模、形式及要求备料,布置各岗位人员及外协人员并进行有针对性的培训。展馆经营部在此期间将相关项目准备到位。保卫部在此期间进行有针对性的培训。工程部按照图纸及工程要求进行布线、备料。场地部对展具进行清洁并准备开始搭建摊位,同时根据展会的规模备齐展馆清洁物料。

3)布展及展出

这一阶段是整个展会接待的重中之重,其服务工作是否细致入微在此期间应得到充分的体现。展场管理部设立总服务台,为展商提供租赁、咨询、解决投诉等服务;现场服务人员进入各厅就位,确保参展商的正常操作,并在第一时间了解、解决在现场出现的问题;商务中心提供打字、复印、传真等服务项目;美工室进行楣板的改动修正以及承接参展商的美工制作业务等;会议接待到位,确保会中会的顺利进行;展场经营部开始启动相关项目;保卫部及外聘保安公司人员在各出入口及展厅内进行巡视,维护会场的秩序,确保参展商及展品的安全;工程部在此期间要提前保证水、电、空调等工程设备的正常运转;场地部要确保布展、展出期间展厅内的清洁卫生。

4)撤展

展场管理部的总服务台、商务中心、美工室开始整理展会期间开出的单据及各种物品;现场服务人员协助撤展;会议接待组人员整理会议室;展场经营部进行相关工作的收尾;保安部控制出入口,凭组委会开具的出门条对参展商进行放行;工程部依旧保证水、电、空调运转,并按参展商的个别要求进行有针对性的租用水源、电源、通信网络线、压缩空气等线路管道的拆除,并对设备和器材及时进行维修;场地部拆除展架,全面清洁展具、展厅。

5)总服务台

总服务台为参展商提供的服务基本上可分为两项。其一,根据参展商要求开具工作单,将工程申请单发至工程部;布展加班申请单发至保卫部;展具租赁单发至库房;监督各项工作的完成状况。其二,对参展商提出的各类相关问题予以答复或协助解决,并对参展商对于展馆工作的投诉及时进行安抚及妥善处理。

6)商务中心

参展商到达商务中心,提出服务要求,工作人员按要求下达工作单,由参展商交到收银处;付款后,由财务人员签字盖章再交回商务中心工作人员;工作人员完成服务任务,把单据和工作成品交还给参展商完成工作流程,如图7-3所示。

图7-3　商务中心

7)美工服务

(1)前期设计展览会的展位图

由展馆经营部项目经理提供资料,按承办单位要求设计展位图;经展馆分管领导审定并送组委会定稿;确定最终设计方案;跟踪设计改动。

(2)展前与组委会协调制作楣板

展前10～15天内由组委会提供电子或书面参展商资料;与组委会相关负责人员核对文字内容、尺寸及颜色;制作楣板;安装前根据组委会信息调整改动;开展后跟踪调整及制作新增补的楣板。

(3)布展期间对外承接制作业务

参展商提出制作要求,在美工室填报制作申请表,到展馆总服务台交费;美工根据参展商提供的尺寸等详细制作要求进行制作;按规定时间交付其制作成品并向参展商收回申请表底单。

8)仓储与搬运

接受参展单位布展前到达的展品或撤展期间待运展品的接货、仓储、运输、搬运以及开箱、包装工作。参考图7-4某会展中心办展流程。

图7-4　某会展中心办展流程

7.1.5　展览现场服务点的设置及提供的服务

不同规模、不同档次的展览,展览现场服务点的设置会有不同,展馆需要设置的现场服务点主要包括以下几个方面。

1)展厅现场服务点

(1)设置

现场服务点通常设置在相对明显又不影响参展商和参观者正常交流的位置,要做到标志醒目,以便客户寻找。其主要功能是满足客户现在的需要。服务点可以相对固定,也可以根据需要临时设置。

(2)服务点配置

①电话:两部以上,电话号码事先要对外公布。

②对讲机:服务人员需要配置对讲机以及便于与展馆其他部门及时联络的通信设备。

③价目表:只要展馆能提供的服务项目价格都可以在价目表上体现。

④摊位图:标有摊位号和参展商名称。

⑤通知单和发票:各服务项目的现场运作通知单,如水、电、气的安装等。

⑥展具样品:放置相关样品以便让客户直观了解要租用的展具。

⑦电脑:联网,以便查询相关信息。与参展商建立展会临时微信群,方便通知、咨询预订、缴费等。

⑧意见箱:参展商和观众提意见、投诉、建议或调查表的投放。

(3)主要提供的服务

①摊位临时搭建和改造:摊位通常已经按照展览承办单位事先提供的摊位图搭建完毕,但在参展商进场布展时,有可能提出对摊位进行改装和拆除的要求。

②展具的现场租用:参展商到现场后,有可能临时租用一些展具或器材进行布展。

③水、电、气、电话、网络等工程服务的提供:为了达到展出效果,对展出的设备进行现场演示,有的参展商需要为其提供水、电、压缩空气、电话、网络等的服务。

④咨询、答疑:要熟悉展馆各项设施设备硬件与软件配套服务项目,解答参展商及观众提出的各种问题。

⑤现场卫生、安全等的监督。

⑥清场工作和交接:每天布展或展出结束,现场工作人员需要对所管理的现场进行人员清理,清理完毕要与接班人员办理相关交接手续。开闭馆时间要准确,准备清场前可先关闭部分出口,只留一个出口,便于管理。清场过程中,要有一定数量的人员在各通道口进行监控或巡视,避免参展商和观众误拿别人物品或出现偷盗,同时严格检查,避免有可能造成不安全的隐患,如:普通电源是否关闭,不间断电源是否被关闭等。

⑦根据需要临时提供的服务:如外宾来访或领导视察等。

⑧接受临时任务:如安全演习、客户意见调查等,如图7-5所示。

2)展品仓储、搬运、运输现场服务点

(1)设置

由于展馆硬件结构各异,展览规模和展品类型、数量的不同,展品运输服务点设置也就各不相同,通常设在展馆的卸货平台和仓库附近,便于服务。

图7-5　封闭式与开放式的现场服务点

(2)配置

①电话:号码事先要对外公布。

②对讲机:便于与展馆其他部门联络的通信设备。

③运输设备:如推车、小型平板车、叉车、吊车等。

④价目表:只要展馆能提供的运输服务项目价格都可以在价目表上体现。

⑤通知单和发票。

(3)主要提供的服务

接受参展单位布展期间到达的展品或撤展期间待运展品的接货、搬运、仓储、运输以及开箱、包装业务等。

3)门票销售(发放)服务点

(1)设置

门票销售(发放)服务点可设在固定售票亭,也可根据需要临时设点。

(2)配置

①电话、对讲机:便于外部订票以及展馆保卫部门的联络,控制展馆内的现场人流量等。

②公布展览会名称、时间及门票价格的广告栏。

(3)主要提供的服务

门票销售(发放)服务点进行展览门票销售或者派送。

4)餐饮服务点

(1)设置

餐饮服务点可固定也可根据需要临时设点。

(2)配置

①电话、对讲机。

②根据具体情况若需避开专用餐厅的拥挤,或就近无专用餐厅时,可在现场购餐券或另设盒饭供应点,在不影响展会空间利用及卫生条件许可的情况下,临时供应点设置一定数量的座位,并配备足够的垃圾桶及保洁人员。

(3)主要提供的服务

展会期间临时餐饮服务点为参展商和观众提供餐饮服务,如图7-6所示。

图7-6　展会期间临时餐饮服务点

5)花卉租售点

花卉租售点提供鲜花盆景的销售、绿色植物的出租,现场以摆设样品为主,须明码标价并负责搬运和养护。

7.1.6　现场工作人员要求

现场工作人员本着以服务为宗旨的精神开展工作,行使管理职责。可参考本书第4章的案例一“某会展场馆员工守则”。

7.1.7　展览项目现场服务工作规范

1)展厅服务人员岗位职责

(1)厅长岗位职责

①组织展厅全体人员圆满完成现场服务任务;全面负责处理展览期间的相关事宜(含展位改建、楣牌变更、展具配置、展具租赁、运输管理、仓储管理、展厅保洁、照明用电、安全巡视、布展撤展等)。

②从布展到撤展期间,负责展厅的现场协调工作,与相关部门及主办单位协作,处理突发事件;合理安排展厅服务人员的工作,严格要求服务人员按章办事并熟练掌握展厅的服务技能,提高服务效率;及时了解展厅的动态及参展商的需求,提高服务质量;做好展厅服务人员的工作考评及展览结束后的工作总结。

③做好展厅社会化用工的申报及使用管理工作;展厅值班、加班记录及展厅服务台的收费结算;安全、保洁及清场交接工作;合同外展位搭建(改建)数量、特装用地数量的确认和费用结算。

④发现问题及时解决,遇到紧急情况或不能解决的问题及时向有关领导汇报或向主办单位反映,以求尽快得到妥善解决。

(2)展厅工作人员岗位职责

①现场开单员岗位职责。熟练掌握各种服务的收费标准,依照公司和部门的工作规范,负责展览期间各种收费的开单工作;熟悉展具放置地点,开单收费后负责安排辅助人员将出租的展具尽快送到参展商的展位上,展览结束后将展具完整收回,若有损坏应按标准作价向参展商索赔(赔偿款从押金中扣除)。

②现场收费员岗位职责。负责展览期间各种收费工作,妥善保管各种票据,依照公司和部门的工作规范做好租赁费用的结算。

③现场运输员岗位职责。熟练掌握运输服务的收费标准,依照公司和部门的工作规范,负责展览期间货物的运输工作。

④工程部现场服务人员岗位职责。熟练掌握电器设备租赁服务的收费标准,依照公司和部门的工作规范,负责展览期间电器设备的安装工作,保障展厅用电的安全;展览结束后将电器设备完整收回,若有损坏应按标准作价向参展商索赔(赔偿款从押金中扣除)。

⑤现场保卫人员的岗位职责。熟练掌握展馆消防器材的使用功能,熟悉消防设备的位置,依照公司和部门的工作规范,负责展厅的消防、保卫等工作;做好场地的巡视工作,保证展馆通道的畅通,避免展板展具或展览货物堵住消防门、消防栓。

⑥网络信息部现场服务人员岗位职责。熟练掌握展厅网络、电脑、电话设备租赁服务的收费标准,依照公司和部门的工作规范,负责展览期间出租设备的安装工作;展览结束将设备完整收回,若有损坏应按标准作价向参展商索赔(赔偿款从押金中扣除)。

⑦展厅辅助人员岗位职责。负责出租展具的运送和安装,展位改建、楣牌变更、服务台临时需要办理的工作。

以上展厅工作人员均应参加展厅服务台的值班和场地的巡视工作;协助厅长做好场地保洁、布展撤展、闭馆清场等工作。

2)展会前准备工作规程

(1)展位搭建(参见本书6.5.3展位搭建工作规范)

(2)预约租赁服务项目的管理

①客户电话咨询服务项目的收费标准和需要提供展具租赁服务的图样时,服务人员应耐心、细致、及时地给予答复。

②客户电话、传真预约服务项目,受理人员应向客户复述预约内容,经核对确认后,明确告知预约人服务项目的保留期限并在“展具电器预约租赁登记表”中做好记录。

③客户预约租赁的服务项目不属于“展具电器预约租赁登记表”中的项目,可登记在“备注”栏,并与服务项目管理部门做好预约租赁服务项目的咨询,落实后及时回复客户。

④展厅服务台和仓管员根据“展具电器预约租赁登记表”的记录,准备好预约租赁的器材;客户在预约的时间内到现场时,按照本工作规范中关于租赁服务管理给予办理相关手续,提供服务;超过预约时间,将不保留所预约的服务项目。

⑤仓管员根据现场租赁情况进行设备、器材库存数量统计,保障现场租赁的有序进行,若服务项目已无库存量时,要及时通知各展厅服务台,终止提供该项服务。(www.xing528.com)

(3)提前到达货物的管理和运输准备工作(详见《储运管理工作规范》)

(4)保洁管理(详见《保洁工作规范》)

(5)绿色植物租摆准备工作(详见《绿化工作规范》)

(6)租赁物品管理

场馆部根据展会的不同性质或现场租赁物品出租量,协调、调度服务人员,提供足够数量的租赁物品和运输工具,做好租赁物品和运输工具的就近存放工作,并移交展厅厅长。

3)布展期间管理规程

①客户到展厅服务台咨询时,服务人员应按照《关于员工仪表、言谈、举止的规定》的有关规定做好现场咨询服务。

a.接受客户要求。首先表示出自己乐意帮助的态度;对问题内容做记录,包括客户的名字和摊位号;重复客户的问题以证明自己明白客户的需求;即使客户提出的需求是由其他部门来完成的,也要予以帮助,不能推诿。

b.解决问题。告诉客户解决其需求的方案和大约所需时间;如有可能要告诉客户事情进展的情况;有费用问题一定要事先告诉客户;如客户的需求不能解决,要想其他方法尽量给予帮助。

c.善后工作。客户需求解决后要询问是否满意;做好记录,以便查询。

②布展期间,开单员和收银员应坚守展厅服务台,客户需要展馆提供其他服务项目时,依照本规范中租赁服务管理规程的有关规定做好服务项目的租赁服务。

③展厅服务人员主动协助保卫部做好消防、安全保卫和个体搬运、拾荒者等游散闲杂人员的清理工作。

④如有客户反映租赁的服务项目在使用过程中出现故障(如:展架锁头松动、电源跳闸、射灯不亮等),服务人员应认真填写“展厅现场派工单”记录,及时移交服务项目业务主管人员进行处理。

⑤如有客户反映楣板字刻错或与单位名称不符,服务人员应主动向客户了解楣板上的错字或单位的详细名称,与楣板字制作负责人联系了解出错原因,向客户详细说明并及时做出处理意见。

a.因楣板字制作方工作失误时,制作方在公开承诺的时限内做好更改。

b.若因主办单位提供的文字或图案错误时,制作方依据主办单位的书面通知在半天内做好更改。

⑥如有客户要求提供的服务项目不属于展馆现有的服务范围内(如布展时使用的小工具、小配件等),服务台人员应尽可能地协助客户解决。

⑦客户在展会规定的时间外申请加班,服务台人员给予办理加班手续并安排人员值班。

⑧展厅服务人员依照《展馆安全管理规定》《展馆物业管理规定》《展馆防火规定》《展品运输指南》,做好展厅布展期间的现场巡视检查工作,发现违规行为时,应立即采取劝阻或制止措施;情节严重者,根据有关规定予以处理。

4)展览期间管理规程(部分项目从布展阶段开始执行)

(1)展览期间管理规范

①展厅服务台轮值人员做好展览期间现场的咨询服务以及交接事宜。

②展厅服务人员协助消费者联系项目经理或主办单位,做好维护消费者权益的服务。

③展厅服务人员依照《展馆安全管理规定》《展馆物业管理规定》《展馆防火规定》《展品运输指南》,做好展览期间的巡视检查工作,发现违规行为时,应立即采取劝阻或制止的措施,情节严重者,根据有关规定予以处理。

④保卫人员协助展厅服务人员做好闭馆的清场工作。清场完毕后,督促保洁人员做好保洁工作并将场馆移交保卫部门进行管理。

⑤展厅服务人员协助主办单位做好非参展单位或个人在展厅出售商品的监督和清理工作。

(2)展厅现场服务规范

①展厅服务人员根据展会工作单要求并依照《关于员工仪表、言谈、举止的规定》准时到岗后,做好展厅开闭馆的现场管理工作。展厅厅长做好服务台值班人员的安排。

②开单员向场地管理部领取足够数量的“租借单”“展架展具电器租赁汇总表”“展厅现场派工单”等单据后,按时到岗并分类放置展厅服务台。

③收银员向财务部领取必备的发票单据和押金单据后,按时到岗。

④展厅厅长安排人员向场管部领取“服务台百宝箱”放置服务台。

⑤预租受理人及时与仓管员、展厅服务台办理“展具电器预约租赁登记表”的交接手续。

⑥仓管员及时和展厅服务台办理“提前到达展品记录”的交接手续。

⑦主办单位新增服务项目的管理。主办单位通过业务部门要求展厅现场提供合同外新增项目的服务时,服务人员凭业务部门和主办单位的签单,及时提供服务;主办单位直接要求展厅现场提供新增服务项目时,主办单位应填写新增服务项目工作单,经展厅厅长确认后提供服务;展览结束前,展厅服务台将工作单的原件交由业务项目经理与主办单位统一结算,服务台留存复印件。

⑧参展人员或参观人员需要利用展馆的广播设施时,服务台人员应向其了解广播意图,经主办单位负责人和场馆领导同意后,通知广播室提供广播服务,若广播内容为商业广告,应在特定的时间内并按规定收费。

⑨展会期间,展厅服务人员应做好展厅展览设施的管理工作。展厅服务人员根据《展馆安全管理规定》《展馆物业管理规定》《展馆防火规定》《展品运输指南》做好现场的日常巡视检查。发现设施损坏时,及时通知并协助主管部门进行修复并追究赔偿责任。

⑩现场服务过程中遇到特殊情况,及时向相关部门或分管领导汇报。发生突发事件时,服务台调度人员协助保卫人员依照《突发事件应急预案》等有关规定做好事件的处理。

(3)租赁服务管理规范

①以场馆的“主要服务项目价格表”作为租赁服务收费标准。

②现场服务人员收费,使用定额发票,无论金额大小都必须出具发票,展会结束,及时清点发票及收入,汇总后报财务部核对。

③“租借单”作为现场租赁服务的凭证,严禁撕毁或作为他用。

④现场租赁服务管理规程:

a.开单员向客户提供租赁物品图样或样品,做好现场租赁咨询服务;根据客户的需求填写“租借单”;转交收银员收费后,及时调度服务人员按“租借单”编号顺序提供服务。

展具展架/电器租赁服务。开单员将“租借单”的第二联、第三联交由场管部人员(包括社会化用工人员)向仓管员领取租赁物品后,按照“租借单”的编号顺序送至客户展位,并请客户在“租借单”上签字确认。

展位搭建改建服务。开单员将“租借单”的第二联、第三联交由场管部人员(包括社会化用工人员)向仓管员领取展具后,按照展商要求提供服务并请客户在“租借单”上签字确认。

仓储寄存/装卸运输服务。属提前进馆的展品,运输理货员已收取费用并由开单员和收银员签字确认“租借单”,应立即组织人员依照《储运管理工作规范》将展品发放或送至客户所在的展位,并请客户在“租借单”上签字确认。属非提前进馆的展品,运输管理员做好展品运输费用的估价,通知开单员开具“租借单”及收银员收取费用后,组织人员依照《储运管理工作规范》有关规定做好搬运或寄存管理,并请客户在“租借单”上签字确认。

工程项目服务。开单员将“租借单”的第二联、第三联交由工程部人员领取工程服务物品后,为客户提供服务并请客户在“租借单”上签字确认。

通信网络项目服务。开单员将“租借单”的第二联、第三联交由网络部人员领取网络服务物品后,为客户提供服务并请客户在“租借单”上签字确认。

运输工具租赁服务。收银员按公司规定收取一定数额的押金,开单员在“租借单”上注明押金的数额及始租时间,将“租借单”的第三联交由客户暂时保存。客户返还时,开单员向客户索回“租借单”,根据使用时间填写租金金额后,移交收银员收取租金并退还押金。

b.各服务执行人员提供服务后,将“租借单”的第三联(或“展厅现场派工单”的第二联)移交展厅服务台做好服务销号工作。

c.若现场租赁的展架展具、电器数量较多时,开单员根据“租借单”记录做好“展架展具电器租赁汇总表”的登记记录,以便现场的核对和管理。

d.仓管员根据现场租赁情况进行租赁物品的库存数量统计,若存量较少时,要尽早通知各展厅服务台停止开单,避免出现开单后无货,以保障现场租赁的有序进行。

e.在租赁过程中,若客户需要的服务不属于展厅服务项目的范围,展厅服务人员尽量协助客户解决问题。

f.开幕前将提前领用的剩余租赁物品移交仓管员,协助做好入库管理。

g.展架展具外租管理。外租受理人按照租借方要求办理租赁手续,并根据展馆物品出入馆的有关规定做好“展会物品出馆单”的审批后,向仓管员领取和清点展架展具交付租借方;门卫凭租借方持有的“展会物品出馆单”给予出馆;外租受理人做好外租展架展具收入费用结算后,报备财务部;外租的物品返还时,回收人员按照展馆的有关管理规定做好外租物品的检查回收工作并签字确认后,收银员给予退还押金。

h.各职能部门根据“租借单”的出租项目做好展会期间所产生的收入费用统计,报请部门领导或展厅厅长签字确认后,报备公司财务部,由财务部根据公司的相关文件进行收入费用分摊管理。

i.各展厅开单员在展会结束3日内,将所领取的“租借单”第一联及剩余的“租借单”移交场管部统一保存。各职能部门应做好开具的“租借单”执行联的保存并保存至下一年年底,以备收入费用的核查。

(4)服务项目的退租/更换管理规范

①服务台根据客户的退租/更换要求,通知服务人员做好退租/更换物品有无损害的检查工作。有损坏时,依照《展馆物业管理规定》向客户索取赔偿金;无损坏时,服务人员在押金单背面做好物品回收的签字确认。

②开单员和收银员向客户索回发票、押金单据和向服务人员索回已办理的“租借单”,做好“租借单”的核对、报废处理。

③开单员和收银员根据客户的更换要求,重新办理租赁手续。依照本规范中第三条现场租赁服务管理规程提供服务。

④撤展时,客户要求退还收取押金的租赁物品时,服务台通知服务人员做好退还物品有无损害的检查工作。退还物品无损坏时,收银员凭回收确认的押金单退还押金。退还物品有损坏时,依照《展馆物业管理规定》向客户索取赔偿金。

5)撤展期间管理规程

①参展单位因特殊情况要求提前撤展时,应填写“展会物品出馆单”,经主办单位同意,展厅服务人员对出馆物品确认后给予办理,门卫依据展览物品出馆单给予放行。

②服务人员按照《展馆安全管理规定》《展馆物业管理规定》《展馆防火规定》《展品运输指南》做好展台现场拆卸巡视检查和设施的管理,疏导车辆,确保撤展工作安全有序。

③各职能部门组织人员按服务项目的退租/更换管理规范做好租赁物品的回收工作,回收租赁物品发现有损坏时,应立即通知服务台人员依照相关规定进行索赔。

④严禁展馆人员收购或介绍收购特装材料,展商遗弃物应由办公室统一处理,任何人不得私自处理,更不能据为己有。

⑤特装施工保证金,应在展位装修材料(包括悬挂物)彻底清理干净后,方可退还;否则,将由展厅厅长视清理的程度扣除其全部或部分押金作为清理费用。

⑥展厅服务人员应主动协助保卫部做好现场消防、安全保卫和对个体无证搬运、拾荒者等游散闲杂人员的清理工作。

⑦场管部按《储运管理工作规范》做好展品回运工作的管理。

⑧展厅服务人员应督促保洁人员做好展厅通道清洁工作,保证各通道的畅通。

⑨参展单位的物品在撤展期间不能全部撤出展馆需要办理寄存手续时,服务人员应主动根据物品寄存的有关规定给参展商办理相关手续,收取费用,及时提供寄存服务。

⑩展览结束后,各后勤保障部门组织人员做好各自部门管理物品的回收入库。

展厅厅长(或展厅服务人员)做好服务台向各部门领用物品的返还移交。

撤展时按照《展馆安全管理规定》要切断水源、电源,关闭空调、灯光,拆除通道电缆,清理废弃物等。

场管部督促保洁人员做好展厅的清洁工作。

拆展位时注意周围人员及自身安全,防止发生展具落下伤人或其他特装展位倒塌伤人事故。

广告部拆卸本次展会承接的广告项目。

7.1.8　展品搬运服务工作规范

1)布展前

(1)接运提前到达展品

①综合服务部理货员根据展会情况,提前从财务部借出备用金,并做好使用情况登记表和票据存档,以便展会结束后与财务部结算。

②理货员汇总提前到达铁路、公路站场的展品情况,统筹考虑,提前填写“车辆使用申请表”,办理审批手续后,通过外包方组织运输工具接货。如确有紧急情况,可先叫车后补办手续,但必须在一个工作日内补齐手续,并只能使用与公司签有正式合同外包方的车辆,不能随意叫车。

③理货员根据货物的重量、体积、到货时间、展位号、参展单位名称、短途费用等,认真填写接货记录表并将展品入库,以便布展时及时向参展商移交和结算费用。

④布展前,理货员将汇总后的“提前到达展品记录”复印件交到各展厅,以便参展商就近到服务台查询。

⑤布展前两天,估价员根据展览的性质、货量进行估计,提出叉车、吊车使用计划,填写“车辆使用申请表”,报展厅厅长审核后组织车辆。

(2)境外展品的处理

境外展品的处理应和主办单位指定的运输外包方取得联系,积极配合,以便境外展品顺利运达展馆。

(3)展品运输

对于展品运输由展览公司承揽的,由综合服务部负责组织相关谈判,签署协议。

(4)综合服务部职责

综合服务部负责与装卸作业运输单位、短途运输单位、展品回运单位等外包合作方的谈判,签署协议。

(5)展会运输服务的准备

①综合服务部负责装卸运输单位证件的审核并报保卫部办理相关证件。

②提前准备好各展厅零星展品寄存仓库,以备展览期间使用。

③估价员根据展览的性质、货量的估计,提出叉车、吊车、搬运工人使用计划,填写“车辆使用申请表”,报展厅厅长审核后组织车辆,并准备好人工搬运所需液压车、平板车等。

④估价员提前将外包方信息制成表格,发给展厅服务台,方便展厅值班人员查阅,以便展出期间参展商可尽早提出回运要求,为参展商提供方便快捷的服务。

2)布展期间

(1)提前到达展品的领取发放

①场管部理货员负责提前到达展品的发放事宜,一般在仓库领取展品。

②服务台根据“提前到达展品记录”计算并向参展商收取费用,服务台将办妥手续的参展商引导到展品仓库,向理货员领取提前到达的展品,如图7-7所示。

图7-7　展品搬运与仓储保管

(2)现场运输服务与管理

①运输管理员负责展品搬运的现场管理。

②根据展品的体积、重量,按照公司的价格对展品进行估价,参展商到服务台交纳费用后,运输管理员组织搬运。

③对到展厅报到的叉车、吊车车况负责检查,如车辆带病作业、驾驶员无相关证件或未到综合服务部办妥领证手续的,必须立即将车辆清除出场,并同时向展厅厅长和综合服务部分管运输的经理汇报。各种车辆均归展厅运输管理员全权指挥,发现车辆违反《展品运输指南》的,应立即纠正,并酌情予以处罚。运输管理员根据参展商展品的体积,做好零星展品的寄存工作。

④运输管理员对展品在运输过程中造成的损坏,应当保持现场证据,以备索赔。

⑤运输管理员应配合保卫部保持搬运通道的畅通,避免损坏参展商物品或展馆设施。

⑥运输管理员应正确使用升降式卸货平台,保证展品的安全运输。

(3)运输展品的管理

对于展品运输由展览公司承揽的,运输管理员应根据合同,将展品的体积、重量做好记录,以便展会结束后进行结算。

3)展览期间

①参展商到仓库领取零星展品,运输管理员应在现场做好登记,防止货物的丢失或者参展商拿错寄存的展品。

②运输管理员负责处理零星货物搬运。

4)撤展期间

①运输管理员安排好展品回运承接单位的就位时间及设点位置,并根据回运单位所收到货物的运费总金额收取相关管理费用。

②到卸货平台配合保卫部做好撤展时运输单位车辆的有序停放及管理。

③对展品运输由展览公司承揽的,根据布展时所做的记录,并根据合同及时收取相关的费用。

④撤展时如有快递、物流公司配合,指定其接货地点和空间管理范围。

5)展览结束后

①运输管理员根据使用情况登记表和相关票据,到财务部办理备用金结算手续。

②将叉车、吊车使用登记表报综合服务部分管运输的经理,以便进行结算。

③将本期展览总收入报财务部,以便做好费用、收入的结算。