展具、展架、器材的有效管理与优化

不同的会展场馆依照不同的理解和习惯,对展具有不同的指称范围。有的指展柜、展桌、展台;有的专指展览道具;有的指直接参与展示的展品基础承载设备和各种陈列道具;也有的泛指参与展示的全部用具。

本节所指的展具、展架、器材是指在会展场馆储备的可供租用的通用标准展架、异形展架和各类展示器材,包括接待桌、洽谈桌、椅、柜、架、台、灯、影、视、音等器材,如图6-14所示。

6.5.1　会展中心的展具管理

展具即展览用具,加强展具及其材料管理,对保证展览服务质量,提高工作效率和经济效益起着重要作用。

1)展具管理的目标

展览馆在开展经营活动中,离不开人和物两个基本要素。正确地组织人力、物力,发挥行业优势和提供优质的服务,是展具管理工作的基本任务。随着物质条件的改善和展览经营的需要,理顺展具的分类管理是十分重要的。展具管理就是依据会展场馆在会展活动和经营过程中的具体目标,统筹整个展具流程,进行设计、组织、指挥和调节。通过展具管理,做到质量、数量、形式以及时间、地点的供求适应,保证会展业务活动的顺利进行,并充分发挥展具的效用,加速周转,降低费用,提高经济效益。

2)展览用具的料源组织

组织展具料源,是保证展具数量和质量的前提。因此,要按展览和经营计划,准确、及时地备料、制作和订购适质、适量的展具,以使展览经营业务正常开展。展具的料源组织,是根据各个不同展览会而确定的,要配备一定数量多功能的铝合金展架,以适应各种展览的需求。要根据国内外展览特殊装修的要求准备适量的装饰材料,还要根据国际展览中各国参展商的生活习惯,提供适应他们需要的办公、生活用具。国内展销会使用的展具,要考虑消费者购物和参展单位零售业务的方便。因此,要充分运用现代设计的新成果,设计制作形式新颖的各种展具。这种展具要求强度高、材质轻、多功能、装配式、搬运方便、易于折叠堆放、少占仓储面积,以适应多类型、多层次的业务需要。

图6-14　会展场馆可供租用的展具

3)展具的消耗管理

会展场馆办展类型较多,展具使用率高、流动性强、周转率快。由于展具的频繁搬移、挪动,使损耗量增加。因此,加强展具的消耗管理,是极其重要的环节。具体措施是:

①加强展具、材料的计划管理,严格操作规程,制订规范化的工作程序。在展具流转过程中,正确地运送和装卸展具及其材料,尽量减少无谓的损耗。经营部门在承接办展任务后,要及时向展具管理部门提供展具租借的时间、地点、数量及品种等信息,展具管理部门要提前做出展具供应计划,到时向租赁单位正确提供质量、数量相适应的优质展具。

②加强展具的成本核算。对可以利用的废旧物资,要组织回收复用。在保证优质服务的前提下,尽可能利用废旧材料,做到以较小的投入获得较好的效益。

③加强展览现场的管理,提高展厅现场服务水准。在统筹展具、材料仓库管理的基础上,可在展厅内设立临时小仓库,使每个展厅合理储备一定的常用展具,以缩短搬运距离,减少展具在途损耗。

④改善运输条件,配备运输工具。在室内外场地配备合理的运输工具,室外可用铲车、电瓶车,室内可用液压车、小型电瓶车、货运电梯等,减少工人劳动强度和搬迁损耗。

4)展具仓库的管理

仓库管理工作要协调展具在经营活动中的阶段性和连续性的矛盾,把展具流转环节相互衔接起来,发挥仓储枢纽的调节作用,以保证展览工作有条不紊地进行。仓库管理要做到:

①保管好展具及其材料,保持展具应有的使用价值,确保库内财产不短少、不损坏、不变形、不差失;对财产要合理规划,分类堆放,实行科学管理。

②认真做好展具物资的入库验收。展馆展具周转较快,每次展览会后交回库内的展具、材料,仓库人员要细致、耐心地验收,除合理损耗外,超过损耗标准的要做出书面报告,并查明责任,采取明确的奖惩措施;同时对损坏的展具要及时组织力量修复。

③准确、及时地发放展览用具和材料。在发放多品种、多规格的展具时要提高工作责任心,根据筹展和经营部门的任务要求,尽力满足客户的需要,并做好发放手续。

④实行科学管理,降低储存保管费用。制订并充分运用仓库的各项措施,合理安排人力和作业组织,不断提高仓库利用率,加速资产的周转速度。

6.5.2　展具保养规定

为保证展会物品的使用,确保展会顺利有序进行,将仓库库存的物品保养做如下规定(各场馆情况不同,供参考)。

1)保养的种类和范围

①受潮易损类:展板、楣板、折叠门、地毯等。

②碰撞易损类:八棱柱、扁铝、连接件、咨询桌、陈列柜、谈判桌、电视机、单放机、电脑、电话机、各类电器等。

③过期失效类:双面胶、单面胶、即时贴、松香水、涂料、油漆等。

④其他类:开幕式地台、讲台、活动舞台、背板等。

2)保养规定

(1)受潮易损类物品的保养规定

①物品必须置于通风情况良好、干燥无灰尘的区域内。

②阴雨季节,此类物品必须做到“三勤”,即勤检查、勤搬动、勤汇报。

(2)碰撞易损类物品的保养规定

①八棱柱、扁铝、铝柱、连接件、连接球等出入库及摆放应严格遵循操作规程,轻拿轻放,即各种规格、型号必须分类装箱运输,严禁混杂搬运,如图6-15所示。

图6-15　展具

②陈列柜、咨询桌、谈判桌等必须做到及时维修,即勤维修、勤检查,发现一个维修一个。此类物品在搬运过程中均应轻拿轻放,严禁摔、扔、碰、撞、踩。

(3)过期失效类物品的保养规定

①此类物品入库时应检查其保质期限和生产日期,核实无误后,物资方可入库。

②保管员按照物资的保质期限分区、分类存放。

③对快要过期的物品要及时清点,通知使用部门并上报上级主管领导。

④对此类物品上报采购计划时,应本着用多少采购多少的原则,避免积压过多。

(4)其他物品的保养规定

①物品入库时,应检查其完好情况,如无损伤的可直接由相关部门填写入库单经主管领导签字后入库。

②物品入库后应放置在仓库指定区域内,做到勤看、勤检查、勤核对,保证物资的正常使用。

③对放置时间过久已失去效用的物品,要上报主管领导处理,严禁私自抛弃、丢失。

④物品在搬运过程中,应轻拿轻放,保持表面整洁,每季度清洗一次。(www.xing528.com)

6.5.3　展位搭建工作规范

1)展位搭建工作程序细则

(1)标准摊位搭建明细

①展位搭建前必须熟悉图纸,了解展位分布及现场各项要求。

②了解和掌握每组展位由于组别不同、地段不同、位置不同的要求,根据现场的实际情况进行搭建。

③标准展位搭建时,必须按点、线摆放好铝材,按顺序搭建。

④搭建时铝材要轻拿轻放,展板放在地上或地毯上,不允许将展具随意乱扔乱放或在地上拖动。

⑤搭建过程中,所有扁铝上锁眼朝向必须一致,并与立柱持平。

⑥搭建的展位必须一次成形,展架、展板无开锁、松动,展位牢固可靠。

⑦展位楣板安装前,要将楣板放在展位一角,不得随意乱扔。

对于负责搭建展位的外协单位,要提前进行相应的培训,制订相应的劳动定额及完成工作时限,并加强管理。

标准摊位如图6-16所示。

图6-16　标准摊位及展架展板

(2)标准展位的变形和特殊装修施工细则

①标准展位变形施工细则。

a.标准展位的变形施工要严格按照图纸进行。

b.施工前要熟悉图纸及材料预算。

c.标准展位变形施工从下料到现场施工必须由专人负责。

d.现场施工必须按照指定的时间完成,并达到图纸的要求。

②特殊装修施工细则。

a.特殊装修工程的图纸应在一个月前下发到制作部门。

b.制作部门施工前要熟悉图纸并做好材料预算。

c.要指定专人负责专项工作。

d.严格按图纸进行施工,并达到图纸要求的效果。

e.外协单位施工时要严格按照有关规定进行施工。

2)材料的管理

①展位搭建前后的出、退料应本着谁经手谁负责的原则,责任落实到个人。

②搭建完毕后的余料要摆放整齐,清点好数量并与仓库保管员核实后办理入库手续。

③应将标准展位搭建中损坏和损伤的铝材加以处理后作为特殊装修工程材料。

④每次特殊装修工程撤下来的材料,要注意保管,以便重复使用。

⑤对于在展场上损坏和丢失的材料要查明原因,落实责任制。

3)展览期间的展位管理

①布展时严格按施工手续,及时、准确地完成参展商提出的各项拆、装板及施工要求。

②在保证工程质量的前提下,按时完成工作单上指定的其他任务。

③在开展期间和撤展时,要按时对展位进行巡视和检查,做好展会期间的工作记录。

④发现问题及时解决,不得相互推诿。

4)展位搭建质量要求

①背靠墙的展位搭建时要离墙500 mm,遇到消防和电器设施时必须让出或不加展板。

②面对面摊位间的通道宽度至少应有3 m,大型展厅中间的主通道宽度至少应有5 m。

③搭建完毕后,每组展位要与展厅的四面墙成平行或垂直。扇形、圆形展厅内搭建的展位要以放射线为基准,或以方便出入和人流疏导为主要目标寻找基准线。

带编号的展厅标准摊位平面图如图6-17所示。

图6-17　带编号的展厅标准摊位平面图

6.5.4　关于展具的出租

展具出租是会展场馆服务项目的重要组成部分之一,必须讲究质量。其中包含合理的定价、物品的质量、限时完成以及使用过程中的优质服务等。通常会展场馆除对可出租的项目进行明码标价外,还对每个具体项目明确责任人并规定时间完成,同时巡视跟踪检查使用情况。

关于会展场馆展具预定项目单和价格表的设计等,参见本章案例。