会展场馆物资管理的优化方案

所谓物资管理,是指企业在生产过程中,对本企业所需物资的采购、使用、储备等行为进行计划、组织和控制。物资管理的目的是,通过对物资进行有效管理,以降低企业生产成本,加速资金周转,进而促进企业盈利,提升企业的市场竞争能力。企业的物资管理,包括物资计划制订、物资采购、物资使用和物资储备等几个重要环节,这些环节环环相扣、相互影响,任何一个环节出现问题,都将对企业的物资供应链造成不良影响。因此,在市场异常活跃的今天,物资管理已不能用“计划”“配额”“定量”等几个简单概念进行诠释,它已经成为现代企业管理的重要组成部分,成为企业成本控制的利器,成为企业生产经营正常运作的重要保证,成为企业发展与壮大的重要基础。

6.4.1　会展场馆物资管理的基本内容

会展场馆的物资管理是指对办展和经营所需要的各种原材料及用品、用具根据国家物资管理的有关规定和会展场馆的规章制度,进行有计划的订货、采购、保管、供应、分配及合理使用等组织、管理和保护工作的总称。它是会展场馆管理的重要组成部分。其主要任务是:按照办会(展)活动经营的要求,快速、高效、节约、合理地做好物资的采购、验收入库和保管、发放等工作,达到保护好、供应好、周转好、消耗低、费用省、效益高的目标,保证办展物资需要,提高经济效益。物资管理的具体内容包括以下几个方面:

1)编制物资供应计划

物资供应计划包括供应品种、规格、质量、数量、供应时间、主要用途等项目。物资供应计划是实现物资衔接平衡、挖掘物资潜力、提高经济效益的有力措施。物资供应计划的主要内容包括:确定物资需要量,初期、期末的库存量,物资的申请量和采购量等。会展场馆物资供应计划可分为年度计划和季度、月度计划。编制物资供应计划的具体措施有:

①调查研究,掌握物资动态和搜集商情资料,了解各种物资资源的产地、数量、质量、价值和运输条件等;

②凡要申请物资的科室和部门,都要向物资供应部门提出年度或季度、月份的需求计划;

③物资供应部门汇总和核实各科室提出的需求量,确定采购和储备数量;

④组织订货采购;

⑤检查供应的完成情况和各种物资的消耗与库存情况。

2)制订物资消耗定额

会展场馆物资消耗定额,是根据会展项目内容、规模和布展要求所制订的原材料、用品、用具等的消耗数量标准。一般可分:原材料消耗定额、主要材料消耗定额、辅助材料消耗定额、燃料消耗定额等。制订先进的物资消耗定额是节约和合理使用物资的必要措施。科学的物资消耗定额,是在研究物资消耗规律的基础上,采用以下三种方法确定:技术计算法——在工艺计算的基础上,吸取先进的技术经验,确定最经济、合理的物资消耗定额;统计分析法——根据过去物资消耗的统计资料,经过分析研究,并考虑到计划期内条件变化等因素制订物资消耗定额;经验估计法——根据技术人员设计制作的经验,并参考有关的技术资料和实物以及各种条件变化等因素来制订物资消耗定额。

3)确保物流畅通

确保物流畅通就是采用现代化的流通设施和管理方法,以求得信息灵敏、渠道畅通、周转迅速、供应及时、服务周到、经济合理的综合效果。确保物流畅通的具体办法是:管理人员经常深入各业务部门和布展现场,了解物资需求情况;根据物资消耗定额及物资供应计划及时组织物资采购、运输和调配;按一定渠道,选择适当的方式,根据快速、高效、节约的原则,不断向业务部门提供各种物品。

4)搞好库存物资管理

为保证会展工作的顺利进行,要求有一定数量的物资处于储备状态,以防因材料运达误期、品种不符合要求而影响布展工作。库存物质的管理就是按照一定的规章制度进行科学保管和养护。其具体措施是:

①选择库房,要求坚固安全,温度适宜,阴凉通风;

②建立、健全规章制度,做到有章可循、明确责任,防止丢失、损坏和贪污浪费现象发生;

③物资出入库房应按照规定程序,准确、迅速地做好入库计量验收,出库过秤点数,随时登记账目;

④科学保管,根据不同的物理性质、化学成分、包装方式,进行分类分柜妥善保管,精心养护,做好防鼠、防火、防盗、防虫、防霉烂变质工作;

⑤及时做好物资发放供应,实行定额发料制度;

⑥定期盘点,确保账目相符,发现问题及时追查和处理;

⑦保管人员调离时,对其所保管的物资应及时办理移交手续。

6.4.2　维修材料配件管理

1)采购程序管理

(1)采购原则

会展场馆工程维修材料配件必须按照年度工程维修费用预算,每月提出采购计划,经主管副总经理及总会计师审核批准后,方能进行采购。

(2)审批程序

已被批准执行的年度维修费用预算计划内的采购申请单,由工程部经理签字后,经主管领导和总会计师审查后,方可执行。计划外的物资采购除执行上述程序外,还须经过总经理批准后才能执行。突发性的工程抢修物资(平时不宜配备的特殊备件)采购,在请示有关领导来不及的情况下,工程部经理可先决定采购,事后补办审批手续。

(3)采购程序

工程部所属部门必须根据维修工作的实际需要和各种备件规定的库存量(常用备件库存量不得超过1个月的用量)每月初由各主管工程师填写月采购计划申请单,经综合员汇总后报工程部经理签字,由主管领导和总会计师审核后方可采购。

(4)订货合同签字程序

常用备件的采购原则上采取固定厂商供货制,依据工程部提供的采购单供货,每月结算一次。特殊部件的订购合同经主管领导和总会计师审核并报总经理批准后,合同方可生效。

2)仓库物品管理

(1)入库验收管理规定

仓库管理员对所收到的物品,必须严格根据批准的采购单所购物品的规格、型号、数量等要求进行验收;对不合格产品拒绝入库,严格把好质量关;对验收无误的物品要做好登记工作。

(2)仓库物品管理规定

仓库保管员对入库的物品应分类、分垛码放,对于材质不同、灭火方法不同的物品分类存放。

保管员对库存物品应经常检查,执行先进先出、定期翻垛的原则,发现破损及时说明原因;每天进出物品,保管员应及时登记库存的明细账,做到账物相符。

仓库内应保持清洁、整齐,合理利用和使用库容,并按消防规定留有安全距离;加强库房管理的安全意识,做好防火、防盗、防霉烂变质等基础工作。

(3)仓库物品盘点规定(www.xing528.com)

每月结账日为仓库盘点日,由财务部配合保管员对库存物资进行盘点。库房保管员填写盘点库存表,核实后交工程部经理和财务部经理各一份。

盘点时发现溢缺时,应立即查明原因,并写出书面报告,由工程部经理提出处理意见并签字后,报总会计师审核方可进行处理,其他任何人不得擅自调账。

(4)安全防火规定

保管员应严格遵照下述规定,做好仓库的安全防范工作。

①库房设置的专用消防器材,应时刻保持良好状态,不准随便移动。

②离开库房时,须严格检查是否有火灾隐患。

③任何人不得擅自出入,不得在库房内吸烟,更不准有明火。

④发现异常情况应及时报告场馆消控值班室。

(5)仓库管理处罚规定

凡是发现物品短缺、丢失,不按规定使用和管理财产,未按规定设置账簿和卡片,擅自处理各项物品等现象均要追究领导者、物品责任人及当事人的责任。具体如下:

①责任心不强,造成物品短缺或丢失者,按物品净值赔偿损失外,还将扣罚相关人员的当月浮动工资;行政处罚按场馆《奖惩细则》中的有关内容执行。

不按规定操作使用财产而造成损坏的参照上述处理。

②不按规定管理物品,出现乱堆乱放、不卫生、不安全等情况,扣罚领导者当月浮动工资的(　　)%,当事人扣罚当月浮动工资的(　　)%～(　　)%。

③未按规定放置、登记账簿或卡片的,扣领导者当月浮动工资的(　　)%,扣当事人当月浮动工资的(　　)%～(　　)%。

④违反规定擅自处理各类物品(无论损坏与否,是否到期,可用或不可用)按丢失财产处理。

3)物品领用出库管理规定

①物品出库必须办理出库手续,根据派修单由领班填写领料单方可出库。

②出库时,保管员对任何人均应严格执行先办理出库手续后提货的程序,严禁出现“白条子”现象。特殊情况由部门经理以上领导签字才能出库,但在第二个工作日必须补办手续。

③保管员应根据领料单对出库物品认真核实,并与领料人员当面点清,不得弄虚作假、随便发物。

6.4.3　采购和外包服务管理

通常会展场馆实施《采购控制程序》和《外包控制程序》来协调采购和外包工作。采购和外包过程应确保采购和外包合同符合质量/职业健康安全的要求,对供方及采购物品控制的类型和程度,应取决于采购的物品和外包服务对质量/职业健康安全的影响程度。办公室负责采购控制的归口管理,责任部门负责相关外包服务的管理。

1)供方的评价、选择

①根据采购物品或供方对随后服务实现或最终服务结果的影响程度,决定对采购物品或供方的控制方式。

②制订选择、评价和重新评价供方的标准,根据供方提供满足场馆服务要求的能力,评价和选择供方,编制《合格供方名单》,确保采购或外包服务在合格供方处进行。

2)采购或外包信息

①场馆对表述采购物品或外包服务要求的计划、合同、技术文件等信息文件予以控制。

②责任部门负责编制设备采购文件或《外包合同》。采购文件或外包合同应包括拟采购物品的信息或满足外包项目所有要求的信息,信息可包括项目内容、价格、交付要求、质量/职业健康安全要求等。

③表述采购物品或外包信息在与供方沟通前应得到总经理或其授权人批准,确保规定是充分的和适宜的。

④办公室负责采购合同的签订,合同签订时应对供方施加质量/职业健康安全方面的影响。

⑤责任部门负责外包项目合同签订,外包合同须得到总经理或其授权人的批准,确保合同内容的充分性和适宜性。

3)采购物品验证

①物资必须经责任部门按规定进行验收,办公室组织对采购物品的验证,验证时,应考虑采购物品是否符合质量/职业健康安全等要求,合格后方可入库,投入使用;经检验不合格的物品不得投入使用,同时按《不合格控制程序》进行处理。

②在供方的现场实施验证时,在采购信息中应对验证方法做出规定并按照《采购控制程序》执行。

③采购物品的质量标准、检验、验收报告等原始资料记录凭证由办公室进行分类、查验、归档保存,做到物品或服务质量具有可追溯性。

④相关部门按《物品防护控制程序》负责采购物资的搬运、储存和保护,并分类标志。同时,应根据《危险源辨识和风险评估控制程序》识别和评价危害因素,并根据评价结果采取适当的安全措施。

⑤对供方进行持续监督,发现供方存在质量、安全问题,要及时要求其采取改进措施,若连续重复发生,则终止合作,从《合格供方名单》中删除。

⑥办公室对采购物资供应情况和安全管理情况进行统计分析,作为重新评价供方的依据,并采取适当的纠正预防措施;每年对物资供应管理情况进行总结,作为管理评审的输入信息。

4)外包过程控制

①责任部门依照场馆使用要求、《外包合同》及附件和相关法律、法规的规定,对供方进行持续监督,发现供方存在质量、安全问题,要及时要求其采取改进措施,若连续重复发生,则终止合作,从《合格供方名单》中删除。

②外包业绩的评价。责任部门对外包业绩进行评价,根据评价结果,填写《供方评价报告》,提供外包满足要求的证据,作为重新评价供方的依据,并采取适当的纠正预防措施;每年对外包管理情况进行总结,作为管理评审的重要信息。