会展场馆设施系统的优化管理

6.2.1　展览中心设施系统管理

现代化展览中心一般都配备了为会展服务的一整套基础设施,凭借完善而先进的设施系统来提供高质量的展览服务。

展览中心的设施系统管理主要包括以下几点。

1)供电

按我国分负荷等级供电的方式,展览中心用电属一级负荷,应由两个电源二路供电,以保证发生事故时不中断电源。展览中心主要供电线路为三相交流电,线路频率为50 Hz,标准供电电压为220/380 V(单相电压220 V,三相电压380 V)。主变压器的最小容量应为高峰负荷的最充足容量,并且展厅内要设有足够的电源接口和插座。展览用电必须有严格的规定,电器安装时必须保证线路连接可靠,充分考虑通风及散热,不与易燃物直接接触,以免发生意外。参展方如果需要24小时供电或延时用电,必须事先向场馆提出申请。在场馆内使用的电器必须符合安全要求,禁止使用碘钨灯、霓虹灯、电炉和电热器具。在场馆内用电及安装灯箱必须提前将用电图纸报展览中心有关部门审核,经同意后方可实施,并由展览中心工程部派出电工指导安装和接进电源。会展场馆配电室如图6-1所示。

图6-1　会展场馆配电室

2)给水排水

展览中心的供水系统负责采暖区域的循环管网、空调的冷冻水管道、卫生间的冷热水供给等,排水系统包括整个场馆的冷水、热水和废水排泄系统,如图6-2所示。给水排水设施是为会展活动提供生活用水、美化环境用水和消防用水等的重要基础设施。在展览会期间(特别是机械设备类展览会)为需要现场演示的设备提供冷却用水,在展厅规划时要考虑设置足够的给水口和排水口,时刻保证输水管的畅通。

图6-2　展厅地沟(左)、地井(右)内设置有上下水管道、电源、压缩空气、电话线、网络线等

3)空调

展览中心在展览期间有大量人员聚集在室内展厅中,因此展厅的空气质量显得非常重要,在一定程度上会影响展览效果。展厅的空调系统主要是为了调节人们所需要的温度、相对湿度、空气流动速度和空气洁净度等,使人们长时间处于舒适的状态。目前,一些现代化的展览中心普遍采用天窗自动换气系统,由计算机按照内外部环境温度、湿度自动调节天窗的开启度,提高了展厅内的空气质量。在办展期间,主办单位如果要求使用空调,必须提前向展览中心提出申请。使用空调期间,主办单位必须协助做好门窗的关闭工作,做到人员进出随手关门,以确保空调的效果,减少能源的浪费。展览中心中央空调制冷机如图6-3所示。

图6-3　中央空调制冷机

4)压缩空气

现代化的展览中心要满足各类型展览会的需要,特别是机械类展览大型设备现场演示或布展装修的需要,必须配备大型空气压缩机,在布展和展览期间为参展商提供压缩空气的出租服务,如图6-4所示。大型空气压缩机的机房必须远离展厅,考虑隔音和储气罐的安全装置,还要注意由于供气系统的管道距离造成的气压损失,防止展厅空气井的泄漏,影响客户的使用,通常气压要达到8×105 Pa。没有中央供气装置的展览馆,通常提供小型空压机出租,以满足参展单位需要。

图6-4　展馆中央供气空压机及供出租的小型空压机

5)电梯

对于有多层展厅的展览中心而言,其电梯系统对于运送人流和运载展品具有不可替代的作用。如果人们不能方便地到达任意楼层的展厅,将直接影响办展效果。因此,在一些中央人流密集区和回廊区要安装足够的自动手扶梯,这样在大型展览期间才能解决参观人流在不同层面大规模快速流动的问题。在实际使用时,应根据具体流量情况来确定不同的运送方式以节约能源。展品及大件货物仅可通过货物电梯进入上层展厅。自动扶梯和客梯绝对不能用来运送任何货物、设备及家具。布展或撤展期间不得开动使用自动扶梯。自动扶梯在停开期间不要当作楼梯通行使用,如图6-5所示。

图6-5　展厅内的电梯

6)照明

展览照明对于突出展品和增强空间气氛起着主要的作用。展览照明的采光形式包括天然采光、人工光源采光及两者综合采光三种形式。如商业性展览,因展期短、照度水平要求高,所以除了室外陈列,大都采用人工照明或天然光与人工光源结合两种照明形式。要注意,室外的电器照明设备都应采用防潮型,并要落实安全措施。在展览空间,要避免反射和眩光对观众的干扰作用,应该慎重考虑窗户和灯具的位置及展厅的照明分布。展览中心一般都对所搭建的标准摊位的照明及电源安装提供服务。灯光在展览空间起着照明、控制情调、强化气氛、诱导观众、调整空间虚实等诸多作用。照明设计一要解决展览空间的整体照明,即一般照明(照度100～150 lx),使空间照度分布均匀;二要增设灯光,解决局部和重点照明,即特殊照明(照度150～300 lx),如展柜照明、灯箱照明、景箱照明和重点展品照明等。根据不同要求,可分别采用直接照明、间接照明、半间接照明或选用艺术照明,即光源为柔光、色光、逆光、顶光、侧光、底光等照明。要注意消除眩光。照明设计的目标是创造既利于观众观赏展品,又同展览格调相协调的光环境。展厅照明实况如图6-6所示。

图6-6　展厅照明实况

7)消防

会展场馆除应配置与场馆规模和服务要求相适应的消防器材外,展览会期间应高度重视消防安全的宣传和管理工作。严禁将易燃、易爆、剧毒或有污染的物品带入展览中心场馆。展馆内严禁吸烟,严禁参展单位擅自装接电源和乱拉乱接电线。展场内的布局应留有足够的安全疏散通道,主通道宽度不得小于5 m,严禁在电梯、楼梯口等安全疏散通道上摆设任何物品。布展基本结束后,主办单位须向展览中心的有关部门以及公安消防部门报告,然后组织一次以防火为主的安全大检查,对查出的隐患应立即进行整改。展品的包装用具在布展后应尽快运出馆外,严禁乱放。遇有紧急情况,主办单位及展览中心工作人员统一指挥,将展馆内的所有人员按照指定的通道有序撤离。场馆配置的消防设施和器材如图6-7所示。

图6-7　场馆配置的消防设施和器材

8)通信、网络和信息

展览中心在展位、会议室、办公用房等场所均提供多部直线电话,一般国内的展览中心都有中国移动和中国联通的无线覆盖系统,可支持手机使用。除此之外,展览中心还适当设置IC卡公话,以及供领导和代表团使用的保密电话,满足展览活动中的各种通信需求。

展览中心应配备智能化网络系统,如电子登录系统、电脑查询系统等,并能够提供包括ISDN、无线宽带网、有线宽带网在内的多种上网服务。还可以在展馆的主要公共空间设置触摸屏,为参展商、观众提供方便的信息查询、交流手段,提供导览服务,广告发布服务,组展商、参展商的信息查询和发布服务,展馆展会介绍和宣传服务等,如图6-8所示。

图6-8　场馆通信、网络和信息服务

9)公共广播

公共广播负责向展厅、办公室、走道等区域提供可靠的、高质量的背景音乐、紧急通知、业务广播等服务,如图6-9所示。在发生火警及其他紧急状况时,可以与消防联动,满足火灾紧急广播的要求,在紧急疏散时起到指挥作用。

图6-9　场馆广播室图

10)标志系统

标志系统在大型会展场馆建筑中至关重要,从某种意义上说,在各种活动中,标志是人们无形的指挥棒。大量的人流流动需要三个基本标志,即建筑结构、服务种类及环境朝向。方向标牌引导参加者及服务人员在本设施内流动;识别标牌显示大楼使用者的最终目的地。提供各种标牌很重要,参展、参观、参会者和服务人员有各自的交通路线,行人和车辆分流,各行其道。标志应精确、简单、统一;选择字体、大小、颜色合适;有形、有色、直观,不必经过思索;使用国际通用符号;最好安装在顶空悬挂物和横幅上;不要多用电子显示屏,因灵活的内容不易控制;所有标志要中英文对照,翻译要准确(参见10.4.4关于会展场馆双语标志系统的规范),如图6-10所示。

图6-10　场馆室内外标志样图

展览中心的设施系统是场馆正常运行的保障,是必须高度重视的工作。若因为管理不善,设施运作突然出现问题或者技术支援不力而导致展览活动延误甚至中止,其代价将非常昂贵,后果也会非常严重。因此,良好的维修保养、科学的管理可以防止设施系统发生故障,增加设施系统的使用寿命,提高其使用效率,从而减少不必要的能源消耗和设备更换的成本。

6.2.2　展览中心场馆管理

展览中心场馆管理主要包括场馆运营管理、场馆环境管理两个方面的工作。

1)场馆运营管理

应当说,目前我国已经投入运营的展览中心场馆有很多,但从实际经营效果看,普遍存在展厅使用率低的现象,许多场馆没能够实现赢利。造成这种结果的原因有很多,但场馆运营管理不成熟、不科学是主要的因素。大规模展览中心场馆的投资回报期很长,要维持生存,促进发展,必须提高场馆运营管理水平。

一般而言,商业展览活动都有较强的季节性。不同类型的展览活动,对场地使用也有特定的要求。一个展览活动由进馆到撤馆起码需要几天的时间,开展日期一般也不会跨周末或假日。这些因素导致展览中心的使用率偏低。因此,要提高经济效益,关键是要合理地增加场地的使用率,以及提高单位面积的出租金额。这就要求展览中心要不断完善配套功能和设施,提高服务的质量和水平。就我国目前展馆经营情况看,由于许多展览中心还没有完善的销售机构,展览中心经常自办展览活动以增加收入和场地使用率,这样的做法,虽然从投资回报率和资源利用率的角度看可以理解,但把展览中心作为服务提供者的角色搞模糊了,且很容易与其他专门经营展览活动的机构发生利益冲突。因此,场馆管理者需要有特别的沟通技巧和策略来处理相关的利益关系。

由于大部分的展览活动都是商业性的,因而合适的档期对展览的成功至关重要。在许多情况下,参展商们是商业竞争对手关系,同类性质或性质接近的展览项目会有争取同一档期的情况。这就要求场馆管理者有必要制定适当的策略来合理编配场地的档期,避免项目冲突的情况出现。场馆经营者不能仅仅考虑增加租金的收入而不顾场馆使用者的利益,而是要妥善地处理与客户之间的商业利益关系。

许多二三线会展城市场馆都利用淡季或展期的空档推出多种经营,为了提高场馆利用率开展各类活动,如图6-11所示。

图6-11　充分利用展览空间举办的各种活动(www.xing528.com)

2)场馆环境管理

在实际操作中,场馆环境管理的很大一部分工作都是外包给专业公司的,比如清洁、绿化等工作,都是通过社会化合作方式运作的。场馆管理者与所选定的物业公司签订合同,把部分工作分出去,交由专业服务公司做,既符合专业化管理的要求,也能让场馆管理者腾出更多的时间和精力进行场馆运营管理工作。由于展览活动的季节性强,在服务资源和配合方面应考虑使用率的周期性,这种方式能够有效地控制人力和物力成本。

展览中心要搞好建筑物的维护保养工作。比如,要随时检查建筑物的外观、墙面是否完好。在布展时,应禁止任何可能破坏展馆房屋本体完整、影响展馆展览环境的施工和使用行为。这项工作一般由展览中心的物业管理部门负责。

展览会布展期间公共区域的清洁工作由展馆负责,特装展位内的清洁工作由参展商自行解决。展出期间,参展商应保持展位内的清洁,并将垃圾倒入指定的垃圾箱内,展览中心负责清运垃圾和展馆公共区域的清洁工作。撤展期间,有特装的参展商须将其展位内的特装材料一并撤除,或向展览中心交纳相应的垃圾清运费,由展览中心派人清洁。在规定的时限内,展位内未撤除的物品将视作无主物品处理。

展览环境的安全性是展馆环境管理的主要内容。由于展览活动人员众多,安全隐患比较多,因此展览中心务必要高度重视这一工作。一般而言,展览中心物业管理部门会提供基本安全保卫工作,以保证展览活动的安全环境和良好秩序。展厅内严禁明火焊接,严禁携带和展出各种危险物品;所有展台、展品、广告牌的布置不得占用消防通道和安全疏散通道,不得影响消防设施的使用;展馆展位装修所用的材料必须进行防火阻燃处理;布展时的包装物品等可燃材料应及时清出馆外,存放在指定的安全场所;特装展位的搭建按规定不得超高;广告牌的搭建必须牢固可靠,符合安全要求;展商在展览期间要妥善保管好自己的提包、现金、手机、证件等贵重物品,不得随意丢放在展位上;若发生燃、爆等突发事件,要保持冷静,服从展览中心工作人员的统一指挥,尽快疏散到展厅外,如图6-12所示。

图6-12　展厅图例

要注意环境保护工作。展览活动并不环保,大量的物料往往在短短数日活动后便要被丢弃,除了浪费资源外,还使得处理废物的费用大大增加。展览中心应具有保持场地清洁及适当的废物处理能力,进行分类处理废物,尽量增加废物循环再使用的机会。应该制订措施,限制不环保物料在场馆内使用。另外,布展、开展、撤展期间严禁乱扔废弃物、杂物,严禁倾倒污水、污油等污染环境;严禁把垃圾、塑料袋及烟头等物投入到地面线槽、地下消火栓及厕所便坑、便池内;严禁在除指定区域外的其他地方随便吸烟;严禁践踏绿地、破坏或采折花草、树木;严禁随意停放车辆和鸣号;严禁在公共绿地、道路上随意摆放杂物等。搞好场馆的环境管理,需要强调三点:首先,需要展览中心通过严格的规章制度来落实各项管理工作;其次,展览中心要与展览主办方和各参展商通过合同的方式来明确各方在环境管理上的义务;最后,要加强宣传,争取广大观众的积极配合。

会展中心展厅技术数据如表6-1所示。

表6-1　××会展中心展厅技术数据

续表

6.2.3　会议场馆的设施设备管理

1)会议室照明

会议室照明对于会议效果和气氛有很大的作用。会议室基本照明设备的种类有射光灯、泛光灯及特殊效果灯,有时还会有舞台灯和聚光灯来突出讲台上的演讲人。室内灯光的调光器是会议室内必要的装置,可调节光线装置显然要比简单的开关控制键更适合会议活动的需要。当人们演讲时,通过调光器提供局部照明可以提高屏幕上的画面清晰度。也可以设置头顶暗光灯开关,以便使观众在看清屏幕上投影的同时,能够记笔记。每个会议活动开始前一定要做好灯光调试工作。

此外,设计规划时要考虑会议室的空气流通问题。会议室的高度会制约屏幕的高度,影响放映机的距离和座位安排,在确定天花板的高度时不但要考虑其本身的形状,还要考虑吊灯、装饰物灯等。会议室的墙壁隔音效果要好,在木质、瓷砖的地面上走动会发出声音造成干扰,因此会议室需要铺地毯。柱子严重影响座位数量和视听设备的设置,如果会议室有柱子,要合理安排座位布局,使它们不至于遮住与会者的视线。

2)会议场馆的视听设备管理

会议离不开视听设备,尤其是国际会议,对视听设备的要求更是严格。经验丰富的会议组织者清楚地知道一个会议需要什么样的设备,以及所需设备的特点,而对视听设备不太了解的会议组织者则可能需要会议中心的服务人员提供帮助。因此,每一个会议服务人员至少应该熟悉最基本的视听设备系统。会议厅实况如图6-13所示。

图6-13　会议厅实况

(1)音响设备

音响设备是大多数会议室都必须配备的。会议中心必须拥有高质量的音响设备,这对于会议成功是至关重要的。音响系统必须保证演讲者在使用时不出现尖鸣或声音失真等现象,还要使所有与会者都能听得清楚。

麦克风是会议活动中使用最频繁、最重要的音响设备。麦克风种类繁多,特性也不同,因此,了解各种麦克风的特性及正确使用方法,将会使会议进行得更顺利,并节省不必要的器材租用费。麦克风主要有微型麦克风、手持麦克风、固定桌面麦克风、落地麦克风、漫游式麦克风等,会议主办者可根据自己的需要进行选择。在使用各种麦克风时,要确保只从说话人一个方向采集声音,排除其他方向和麦克风后面的背景噪声。可以使用多孔材料的挡风罩,以降低出现吹气声、砰砰声等杂音的可能性。使用无线麦克风最容易受到信号的干扰,因而应该在移动到的每个部位都做一下试验,以免信号通过临时的扩音器传出。

扬声器在会议活动中也是十分重要的视听设备,它应该被合理地分配到合适的位置,以保证整个会场中没有声音“死点”。当它与投影设备共同使用时,应该与屏幕放置在一处。研究表明,当声音和图像来源于同一方向时,人们的理解力较好。

如果在一场会议中考虑到录音,就必须要在演讲区增加麦克风或者从会场的音响设备中收音,也可以自己准备微型录音机进行录音。当会议需要使用多个麦克风时,应设专人控制调音台。调音台能够随时提高或降低每个输入声音的音量,最好把它放置在观众席中,以便调音师能够准确地和观众听到相同的声音。

(2)放映设备

放映设备是指在会议室内演讲时所需要的辅助器材,如幻灯机、投影仪等。

①幻灯机。在会议中,35 mm的幻灯机最常被用于幻灯片的投影。镜头将幻灯片影像放大投射到银幕,镜头大小取决于投射距离和银幕大小。一般视听公司提供10～15 mm变焦镜头幻灯机的出租。如果需要长距离或短距离的镜头,视听租赁公司则会收取额外的费用。如今的幻灯机已大大改进了,通过使用装片系统,倒置或者翻转幻灯片已经基本被取代了。现代的幻灯机可以使用无线遥控装置操作,可以与同步录音带相连,可以用电脑编程制作多影像产品,还可以与分解器同用。

②屏幕。会议中心的屏幕有多种类型,比较常见的有尺寸较大的速折式屏幕,其可以使用的时间较长,而且相对投资较低;还有墙式或天花板式屏幕,可以用挂钩或绳子安装在墙壁或天花板上,价格不贵,并且带有金属套管,便于储藏;三脚架屏幕可以永久性地装到可以折叠的三脚架上,因而可以被放置在任何地方,具有轻便、用途广泛以及价格低等特点,特别适合于小型会议;白色玻璃屏幕宽度很大,可以提供更大角度的稳定亮度,在座位与屏幕形成大角度的小厅室很适用。屏幕的选择要考虑镜头的焦距、放映机的距离等,其大小取决于房间的高度,安放位置、角度都要合适,才能保证良好的视觉效果。屏幕摆放有两条原则:从屏幕低端到天花板的最小距离不得少于3.048 m,人的座位距离屏幕最近不少于屏幕宽度的一倍,最远不能超过屏幕宽度的6倍。

③背射式投影。这种投影设备的主要优点是观众看不到任何投影设备,不再需要设置过道,使得演讲者能够有更多的活动自由。图像看上去好像不来自任何地方,因此使演示显得更加戏剧化,效果比较好。其缺点是需要在屏幕后有一个几乎是全黑的投影区,如果屏幕后空间有限,则需要一个更昂贵的广角镜头。

④电影放映机。这种设备具有全动感能力,以及优秀的颜色演示效果,可用于投影大的、高质量的影像。但是其内置音响效果通常不太好,在较大的会议室中,需要与原有的音响系统或一个独立的、辅助性的音响效果连接起来,以获得更清晰的声音效果。尽管有些电影放映机有自动装片系统,但还是要配备专业操作人员将胶片放入机器。

⑤高射投影仪。在会议室中,高射投影仪的需求量一般比较大,其相对价格较低,很少出现故障,而且可以在亮的房间里使用。其使用的透明胶片可以在复印机上迅速复印,使用简便。使用高射投影仪时,演讲者无须看屏幕上被投影的影像。他可以看着投影上的胶片,这与观众看到的一样。这样他就能面对观众并保持目光交流,以便能激发观众的反应。在演示过程中,演讲者可以通过在透明胶片上做标记来控制演示。

⑥录像投影仪。会议活动常常要看录像,而看录像都必须使用录像投影仪。录像投影仪的优点是有立即重播的能力,拥有全动感和色彩,可以用录像展示电脑上的信息,但是设备比较昂贵。录像设备要特别注意兼容问题,尤其是在国际会议场合,很多演讲者来自国外,而各国的录像标准常常不同。

⑦VCD/LCD/DVD机。用于放映光盘,其功能可以取代录像机。这些设备自身体积小,操作方便,使用的光盘体积小,但却可以压缩进大量的图文、声像信息,而且清晰逼真,价格也不贵。

⑧计算机。许多会议室都需要把计算机的影像及内容由投影仪投射到银幕上,或者是放映到电视屏幕上。当今,使用在会议室内的计算机机型种类繁多。当要订购计算机设备时,需要注意下列事项:a.计算机机型;b.输出及输入形式;c.产生的信号;d.彩色或单色屏幕等。

除了上述放映设备外,会议中心应配备完善的卫星及有线电视系统,能够接收到主要省市的有线台的节目及涉外卫星电视节目。每个会议室最好能配备电视,在多功能厅、会议室、大堂、门厅等处都要预留向中央控制室传输视频信号的通道。

(3)特殊视听设备

①同声传译设备。同声传译是目前国际上普遍采用的译音方式。除了红外线译音之外,有时也使用有线译音和无线译音。通常口译员在隔壁的小隔音间将演讲者所说的内容通过无线耳机翻译给与会人员。同声传译使与会人员在某个特定范围内能听到用他们的母语语言发音,并且能够在不同的语言之间来回选择。随着会议活动越来越国际化,会议中心提供同声传译是必需的。尽管同声传译在设备和人员方面成本很高,但随着国际会议的不断增加,更多的会议主办方会需要这种服务,有能力提供这种服务的会议中心会在这个利润丰厚的市场上赢得更多的市场份额。

②多媒体投影仪。这是一种可以与电脑相连,将电脑中的图像或文字资料直接投影到银幕上的仪器。其特点是:一方面,无须将电脑中的资料打印出来制作幻灯片、胶片等,节约成本,减少中间环节,使用快捷;另一方面,具有动感,需要修改或强调时直接用电脑操作,观众立即可以看见。多媒体投影仪体积小,搬运、安装、储藏都很方便,它的应用在某种程度上已经可以替代传统的幻灯机、投影仪、白板、录像机等,能够减少投资,并使服务更快捷。

(4)其他演示设备

①配套挂图和黑板。这类设备价格低廉,占据很少的座位空间,适合于“头脑风暴法”及培训会议,但其使用只能局限于很少的观众,并且常常容易变得脏乱。

②白板。与黑板相比,白板更为清洁和方便,它既可以用作即席的投影屏幕,又可以用于演示,便于随时阅读和改写。电子白板便于复制,避免了因大量记笔记而造成的注意力干扰。

③视频点播系统。其主要功能是通过局域网在会议中心各主要空间,如国际会议厅、多功能厅等举行的各种国内国际会议及集会上,提供视频资料及节目的实时点播和直播;还可以在主要公共空间摆放的触摸屏上实现视频节目的点播。

④可视电话会议。其能够提供全动感、面对面的网络工作,是较为昂贵和复杂的电话会议。它通过开发电脑、电视和电话功能并使之互相匹配来同时传输声音、数据和图像,并能够将彼此距离很远的多个会议连接起来,实现“面对面”的交谈,适合于召开各种会议和现场交流。

6.2.4　会议场馆的设施设备系统管理

会议场馆要有效运转,为各种会议提供多样化服务,就必须依托于整个设施设备系统的运作。会议场馆的设施设备可以按照功能分为:①生活服务设备,如照明、空调、给水排水、制冷、清洁设备等;②会议设备,如视听、通信、办公设备等;③能源设备,如配电设备、应急发电设备等;④娱乐设备,如影视音点播设备、健身设备、按摩设备等;⑤美化环境设备;⑥消防保安设备;⑦交通运载设备。会议场馆应对这些设备进行系统的管理。

1)会议场馆设施设备的前期管理

设施设备的前期管理是指从设备规划、选型、订购、安装到完全投入运行这一阶段的全部管理工作。它是整个设施设备管理中的重要组成部分,将决定设备的技术水平和系统功能,大大影响设备寿命周期。因此,认真做好设备前期管理工作,可以为设备日后的使用、维护、更新等工作奠定良好的基础。前期管理工作中要注意加强市场调研,在科学的可行性论证基础上做出规划决策。设备选择的标准主要有:适用性、安全性、经济性等。在设施设备的选择中,必须重视与设备生产厂家的联系与沟通,还应该与当地的视听设备供应商或服务机构建立良好的工作关系。因为有些视听设备很昂贵,或者使用率较低,或保养和维修的成本很高,或更新换代速度太快,都可以适当考虑利用外部租赁的方式来节约成本。不过,拥有自己的设备,可以避免出现设备短缺的状况,也便于更好地控制设备的质量,而且不必将利润让给外部公司。

2)设施设备运行管理

设施设备运行管理在会议管理中占有重要的地位。要搞好运行期的管理,不仅需要具有较高专业技术技能的工作人员,还必须要有一套严格的管理方法和科学的检修、维护计划。要保持设备的正常运转,充分发挥其效能,就必须合理地使用各项设备,合理地安排工作负荷;必须为设备提供良好的工作环境,设备场地要保持清洁,安装必要的防护、降温等装置,对精密的仪器设备要设立单独的工作间,设置专门的温度、湿度、防震等条件。要加强对运行操作人员的规范化管理,严禁违章操作。还要注意对客户提供必要的指导服务,这就要求会议销售和服务的每个人都应当了解会议所需要的设备,熟悉其使用要点。

3)设施设备的维修保养

设施设备投入运营后,其效用得以发挥,但日复一日地使用会不断地耗损。如果不加以科学的维修保养管理,迟早会影响它们的正常使用。维护保养的基本内容有:清洁、安全、整齐、润滑、防腐等。在设施设备的维修保养管理上,要坚持计划内维修为主的理念,平时通过有计划的维护、检查和修理,尽量减少发生设备的突然损坏,以避免引起停业或紧急抢修的情况。要做好备件管理工作,备件采购安排恰当,库存要合理。