会展场馆设施设备管理概述与优化方法

随着会展业对硬件设施重视程度的提高,近10年来,世界各大城市涌现出一大批大型的现代化会展中心,这些专营会议和展览活动的场所是开展各种会展活动最主要的硬件依托,是会展业运作和发展不可缺少的基础条件。

改革开放前,我国的会展场馆多为公益事业,会展场馆的负责人只是负责场馆和设施设备日常维护,会展场馆尚不是自主经营的利益主体。在这种情况下,对会展场馆的管理不是企业运作和经营管理,也缺乏效益观念。而现代化的会展场馆是随着市场经济体制转变而产生的,其生存和发展都与市场因素息息相关,必须遵循市场竞争法则。因此,会展中心管理需要的是以产业创新的理念和超前的经营思维,通过科学和专业化的管理提高效率,从而为客户提供高效、优质的服务,努力构建个性化的会展经济平台,打造属于自己的品牌,以求得满意的经济效益和社会效益。

现代会展场馆及其设施设备的管理是一项系统工程,不仅表现在场地的清洁、设备的使用与保养、保安、消防等浅层次的传统管理工作,而且还进一步表现在必须根据经营思路进行场馆的设计、空间布局、设备配置等规划管理工作,在日常管理中,应将工程设备运行管理、场馆环境管理以及安全保卫管理等工作纳入其管理范畴中。在整个会展场馆及设施设备管理过程中,都要符合现代企业科学化、专业化管理的要求,遵循市场化运营的原则。

会展场馆场地的规模比较大,拥有的设备种类多、数量大,投资额巨大,维护的费用也很高。会议与展览活动都要求在有限时间内完成场地和环境的布置工作,在活动前必须有周密的安排,活动期间有众多的人流、物流进出会场,要依赖场馆空间和各种设施设备以提供多种服务,做出适当的资源整合。场馆和设施设备管理虽然不能直接创造利润,但是通过有效的管理充分发挥场馆的效能,控制能源消耗,提高服务质量,将会显著提高场馆的效益。

6.1.1　会展场馆设施设备管理的目标

会展场馆的管理水平并非仅仅局限于其活动数量或使用率,其水平关键是取决于场馆和设施设备可否发挥预期的作用和贡献。从总体上看,会展场馆和设施设备管理的目标主要有以下几个方面。

①合理规划,搞好建筑物及设施设备的维护、场馆的环境绿化、保洁、安全消防等基本工作,最大限度地发挥物业的使用价值,使物业保值增值。

②为各类会展活动提供一个合适的场地和舒适安全的环境,并在此基础上提供卓越和高效的服务,满足会议和展览组织者、参观者、会展中心人员及租用场馆办公的物业使用者等各方需要。

③实现经济效益和社会效益。一方面,以市场观念进行管理规划,并有效地控制场馆和设施设备的运作成本,讲求经济效益;另一方面,要体现一定的服务社会职能,除了提供场地给商业会议或展览活动外,还应该适当顾及非商业活动对场地的需要。

6.1.2　会展场馆设施设备管理的内容

1)规划管理

会展场馆的建设项目是一笔很大的投资,必须根据经营思路,通过严密的可行性论证,本着“技术上先进、经济上合理、经营上可行”的原则,在场馆建设规划和设施设备配置方面做好基础工作。

2)设施设备管理

设施设备是会展场馆服务产品的硬件依托之一。会展场馆的管理者应合理地使用各种设施设备,对常用设施系统进行足够的维护保养、修理和更新,防止设备和系统发生故障,保证它们的正常运作。

3)环境管理(www.xing528.com)

环境管理包括建筑物本身的日常养护、保洁、绿化等工作,并要按照环保规定以恰当的方式处理废弃物。其目的是为各种会议和展览活动创造一个清洁、舒适、美观的环境。关于场馆内外的保洁、绿化等的维护内容还有相应的检查记录和表格。

4)安全管理

会议展览活动的重要特性是大量的人员在活动期间逗留或进出会场,因此,会展场馆必须设有完善而可靠的紧急事故应变系统,要求安全设施时刻保证运作正常。另外,所有的工作人员必须接受这方面的培训,具备处理随时可能发生紧急事故的能力。

5)成本管理

会展场馆管理必须强调成本意识,讲求效益。这应该体现在场馆和设施设备管理的全过程中。例如,合理确定场馆和设施设备的使用效率,仔细衡量投资的成本和收益;将人力、物力、财力等各种资源根据淡季、旺季的特点进行匹配等。

6.1.3　会展场馆设施设备管理的方法

1)综合管理方法

场馆设施设备管理是整个会展中心管理的重要方面,其内容纷繁复杂,不仅仅局限于纯技术方面,还要涉及各种经济分析和组织协调工作等,要求管理部门具有较强的综合管理能力。

2)全员管理方法

会展中心的管理要体现劳动密集型行业的特点,必须十分重视人员的管理。场馆和设施设备的维护量很大,且很多技术工作是分散的,因此需要员工具有较强的责任心、过硬的技术,具有一专多能的素质。在管理过程中,应该让所有的员工都认识到自己对场馆和设备管理负有一定责任,让所有的员工都自觉参与其中。

3)系统管理方法

会展活动的特点之一就是时效性强,会展活动的时间周期比较短,但在短期中却有相当大的人流、物流进出会展场馆。要保证相当有限的时间内大量人流、物流进出有条不紊,保证各类设施设备运转正常,保证发生紧急情况时快速应变,这些都需要会展场馆各部门之间、上下级之间以及个别员工之间相互协调配合。系统方法就是要求会展中心要用系统的观点和方法进行场馆和设施设备的管理,要形成一个分工明确的组织系统,把场馆和设施设备管理工作纳入各级领导的职责之中,并落实逐级责任制和岗位责任制。

4)制度管理方法

场馆和设施设备管理中的很多工作都是日常性的,平时的严格管理是保证场馆和设施设备在会展活动期间能有效发挥其作用,而严格管理就必须依靠完善的制度来规范。因此,一方面要十分重视规章制度的建设,另一方面要狠抓规章制度的贯彻落实。