会展场馆经营的价格、票务与收费管理优化措施

5.5.1　会展场馆的经营价格管理

所谓价格管理,即对商品价值货币表现的调节与管理。

会展场馆的经营价格管理即对会展场馆经营范围内所体现的商品价值货币表现的调节与管理。场馆的经营价格,主要是指由场馆与主办单位合作共同策划组织会议展览活动的分成;展厅、会议厅、商务用房、辅助空间、广告位、展具、各类器材的出租;摊位的设计与搭建、门票、仓储、运输、商务中心、餐饮、客户住宿、气氛布置、美工制作、水、电、气等的收费体系和价格策略。场馆经营项目的价格,大体可分为相对固定的和因其性质、内容、难易程度或艺术、科技水平不同而灵活变易的两类,通常也都有上下限的变易幅度。合理地掌握好价格的调节与管理,是搞好会展场馆经营的重要经济手段,也是在行业竞争中取胜、赢得客户、留住客户的重要原因之一。

1)影响和决定会展场馆的经营价格的因素

(1)成本核算

成本核算主要指按照经营主体基本条件的价值计算,诸如会议展览场地、器材设备、服务设施的优劣及其投入,服务质量与技术难度,以及级差地租原理的运用等。这些都是制订会展场馆经营价格的基本依据。

(2)市场调查

密切注意与掌握市场流通的价格信息,是调节与制订会展场馆的经营价格的重要辅助条件;与国内同类城市同档次展馆价格进行比较,与省内周边城市展馆价格比较,若是巡回展要与前几期在其他场馆收费进行比较。

(3)展会规模

考虑一次租用展厅的总面积及时间长短,根据总量确定优惠程度。

(4)影响力

根据名牌展览或一般展览,高层次会议或一般会议,考虑能否为场馆增加品牌影响的因素。

(5)展会类别

考虑专业展、综合展、展销会,国际性、全国性、地方性,定期展、不定期展、巡回展、一次性展或将长期举办的展会等因素。

(6)承办单位

新、老客户合作诚意、配合默契程度、信誉、办展历史和业绩等。

(7)时间段

淡季、旺季、假期,买方市场、卖方市场等。

(8)活动项目

考虑单项或多项;综合捆绑计费或分项单列计费及相互间的平衡关系。

(9)合作方式

纯粹出租场地或前期合作(共同投入或单方投入)结束时扣除双方确认的费用后分成等。

(10)场馆因素

从新馆经营初期的低价位到创立品牌场馆后的逐步提升。

(11)产生效益

场馆的直接经济效益、潜在效益、社会效益。

(12)其他(www.xing528.com)

除以上因素外还必须考虑场馆在经营管理过程中遇到的各类公共关系的因素。

2)会展场馆经营价格的制订原则

会展场馆的经营价格一般应掌握以质论价的原则,并随行就市、顺应市场需求,不过高也不偏低。过高会影响客户的光顾和产品的销售,偏低则影响会展场馆本身的收入。精明的价格管理工作者不应墨守成规,要善于观察和谋略,不断探求价格规律,以利增加收入。诸如供不应求时适时提高价格,供大于求时随机降低价格;薄利“多销”、厚利“多销”、“多销”多利等。保持会展场馆的经营价格稳定与高效的关键,是要提高会展场馆服务设施、服务技术的质量以及服务的水平,即“以质取胜”。

3)会展场馆经营价格的制订

通常采取成本加成定价法,就是在经营成本的基础上加上一定比例的利润和税金,得出基本价。由具备经营意识和市场经济意识的专业人员和财会人员共同研究,报总经理审批,并报当地物价部门批准。而经营价格的具体执行则针对不同对象,根据市场需求、竞争因素及以上提到的各种情况,由业务部门在谈判时按场馆规定的幅度灵活掌握进行调节。

5.5.2　会展场馆的票务管理

场馆的票务管理是指入场券、参观券、请柬、交易证等的服务与管理。搞好票务管理是会展承办单位组织参展参观客户的基本环节,也是会展场馆的财务和保卫工作的组成部分。

1)入场券、参观券(请柬、交易证)的作用

①媒介、联络、导向作用。介绍会议展览名称、会期展期时间、地点、主承办单位等。

②凭证作用。开会、参观都要凭票入场。

③组织、控制作用。票务发放数量是组织观众、控制人流的有效手段。

④传播作用。运用票面广告,扩大宣传效果。

⑤增收作用。有些入场券、参观券都是有价的,可以增加一定的经济收入。

⑥美化作用。设计、印刷美化票面,以增加对观众的吸引力。

⑦公关作用。美观大方的请柬、入场券可以表达盛情、尊敬和欢迎之意。

⑧统计作用。入场券、参观券的印刷编号,是各项统计的依据。

据此,精心组织,合理安排,搞好入场券、参观券的分配和销售,是会议和展览活动的重要工作之一。

2)票务管理的内容

票务既有经营、公关的内容,又有财务管理和人流控制的内容。它包括入场券、参观券印刷、保管、发放、销售和票务统计等一系列工作。具体内容有:

①票券印刷要按照会议展览规模、会期、预测观众总数,根据设计的票面样稿,由业务部门与印刷厂联系,签订合同,对其印刷的数量、价格、纸质、字体(形)、色彩以及交货日期等都要在合同中明确规定,以做验收和结算费用的依据。

②大型会展活动一般设票务组,专职管理各类票券的接收、盖印(票务章)、分配和出售工作。票务组的人员配置,可根据展览规模大小设专职或兼职,也可临时组建调配人员。

③由于会展活动的组织者不同,因此,票务的安排方式亦不同。一般说,会展主办单位对票务负有直接责任,具有安排分配的权利,会展场馆有时虽然是会展活动的承办者,但承担着许多具体任务(包括票券发放和销售),因此,主办与承办双方,在筹办会展活动之初,就要妥善协商,确定票额的合理分配比例,并由会展场馆票务组执行。会展场馆自己主办的会展活动,由场馆票务组负责安排;若联合主办的会展活动,则按协议规定办理。

④入场券和参观券分为赠券、售券两种,根据会展活动的性质和内容决定一种或两种。一般情况下,国际性的技术展览、国内科技成果展览、技术展评会、法制宣传展览等,大都采用按系统组织参观或专业参观的方法,一般不收费用。此外,国内许多展览、展销会都是收费的,并采取赠券和售券两种方式兼用,票价按不同展览、规模和展出价值而定。订货会的交易证收费较高,其收益归主办单位,联合主办则共同得益。其他各种会议则根据其规格和类别,有收费有不收费。

⑤票务发放采用赠券、售券相结合的方式。赠券要加盖赠券印章,主要安排给办会办展、协作单位、领导部门、新闻单位和参会参展人员等。这是内外公关活动中务必注意的问题。至于赠券的数量多少,要视不同展览灵活掌握,一般控制在票券总数的30%左右。售券采用组织团体预售与零售相结合,通过向社会各界广发票券预售通知和通过新闻媒介发布广告信息。

⑥入场券、参观券的售券与赠券要分别管理。售券属于有价券,应纳入财务管理范畴。票券印妥后,财务部门、票务组要进行验收入库。票务组要把印刷、发放数,包括赠券、售券的比例分配等详细情况开列清单报财务部门审核,并报主管负责人批准执行。要建立财务、管票、售票三环相互联系、相互制约和相互监督的规章制度,并建立两套与财务相适应的账目:即保管员的“票券管理账”和售票员的“领、售票及现金账”。现在采取网上预约电子门票的方式必须设立专用账号严格管理。

⑦展会结束,票务组应将赠券分发和销售统计表报财务部门,经财务核对,款项一致后,签署意见上报主管负责人审批归档。余票由财务部门验证封存,一年后上报上级批准销毁。