预算编制是会展场馆经营管理的重要组成部分,它规定计划期内费用耗费水平、经营成果和成本降低的任务,是对经营成本进行控制和分析的依据,也是编制财务计划的重要依据。正确编制和认真执行预算计划,有利于挖掘降低成本的潜力,有利于落实内部经济责任制,改善经营管理,提高经济效益。因此,场馆各部门在经营过程中,一定要以预算计划为依据进行工作,使整体工作在计划之中运行。
1)预算构成
(1)经营损益预算
对年度的营业收入、成本费用及盈利等指标做出预算。
(2)流动资金运用预算
根据损益预算所得盈利,计算流动资金的来源总计,减去固定资金运用,便可得到可运用的资金,进而制订可供各部门运用的资金预算。
(3)资产性支出预算
根据流动资金运用预算和各部门提供的支出要求,分轻重缓急,严格审查并报领导审批,然后列入支出项目并确定限额。
2)经营损益预算
在编制经营损益预算前,各部门应根据需求提供相关资料和计划。
①会议展览部应提供会议和展览的场次、规模数据及包括各项服务收入预测的营业收入计划,并根据会议展览需要提出物资采购、广告、差旅费及需要动用货币资金等支出计划。
②管事部应根据会展场馆的物业管理合同提出物资采购及需要动用的货币资金等支出计划和物业管理营业收入计划。
③人事部应提出会展场馆年度内工资、奖金、各种津贴、劳务费、培训费以及医疗费等支出计划。
④工程部应根据场馆设备运行状况,提出设备配件零星配置、修理及水电等项费用的支出计划。
⑤办公室应提出会展场馆办公用品、低值易耗品及一切在场馆管理费用中支出的其他费用支出计划,还要提出车队的养路费及车辆修理费用等支出计划。
⑥经营部应根据会展场馆的经营状况,提出场馆经营计划。
⑦保卫部应根据本部门的工作需要提出费用支出计划。
⑧财务部提出归还银行借款、上缴税金等有关财务收支计划。
⑨根据上述各部门所报的收、支预算资料,财务部编制会展场馆的损益性预算。
3)预算编制
经过预算审定会议做出结论之后,财务部据此对各部门做出半年度的损益预算并做出简要的说明分析。
4)流动资金运用预算
根据“经营损益预算”及“资产性支出预算”的资料,分析计算而得到“流动资金运用预算”的各项指标。(www.xing528.com)
①把每月的纯利润及与现金变动无关的折旧、开办费摊销等做流动资金的主要来源。
②把固定及必须支出的项目如银行贷款、各部门年度内购置资产性支出等,列入“资金运用”项中。
③把所有支出金额汇总成“流动资金运用总计”,然后与“流动资金来源总计”相减,得到预算年度内流动资金盈余或短缺。
在预算编制过程中要做好综合平衡工作。财务部要加强与各部门的联系,若发现资金不足,可报总经理再行研究,进一步削减各部门不急需的项目支出。
5)资产性支出预算
①各部门首先把往年预算购置未能实现的项目列出,以便考虑列入本年度预算。
②各部门已获批准的项目资金,要尽可能准确地测算出来,然后列入“流动资金运用预算”内。
6)各种预算编制要求
①财务部及各部门要以务实的态度管家理财,以敬业的精神开源节流,不断提高预算编制工作水平。
②负责预算编制人员,要根据场馆各部门报送的预算资料,既要汇总编制好年度内的预算,又要编制好季度预算,更要编制好月份预算,以便财务部以此为依据考核各部门预算执行情况,挖掘降低费用的潜力,贯彻经济责任制,提高经济效益。
5.3.2 财务控制
会展场馆财务控制是会展场馆财务管理的重要内容,主要包括:
①经营决策控制。会展场馆高级决策者所进行的管理控制,既要做好长期投资决策,又要做好短期经营决策,并将这些经营决策通过经营方针、经营计划、财务预算等贯彻实施。
②组织机构控制。要从提高财务管理效率出发,合理设计、调整企业组织机构,并明确规定各机构在财务管理方面的职责。
③责任控制。会展场馆财务活动涉及场馆的每一个员工,因此,对每个岗位上的每个人都要明确规定财务管理责任,做到事事有人管,人人有专责,办事有标准,工作有检查。
④人事控制。要重视财会人员的地位,发挥财会人员的作用,加强财会人员的培训,提高财会人员的素质;同时,要对全体员工进行财务管理教育。
⑤程序控制。要对财务活动中每项业务的控制规定最佳次序和要求,以保证财务工作的质量。其内容主要包括:现金和银行存款的收支控制;应收账款和应付账款的控制;采购与存货的控制;工资、固定资产、无形资产、递延资产及其他资产的控制和对外投资控制等。
⑥牵制控制。规定对财产物资的收付和会计事物的处理必须由两个人以上共同完成,使之相互牵制,避免出现差错和舞弊行为。
⑦会计控制。对会计工作的每一环节,从凭证填制、账簿登记一直到报表的编制及其管理实施控制。
⑧标准控制。会展场馆要在财务分析的基础上,制订技术经济标准及其相应的财务预算或财务计划,用以指导财务活动,并据以检查财务活动,进一步找差距、查原因、采取措施、增加收入、减少支出。
⑨图表控制。对于物资消耗、费用开支、设备运行等,应在财务分析基础上,确定平均值,然后确定控制幅度,绘制控制图,做好日常观察记录,分析异常状况,采取措施消除场馆在经济运作中的不正常现象。
⑩制度控制。会展场馆要贯彻执行《企业财务通则》和《会计制度》,更要根据自身管理财务的需要,建立健全财务管理制度,并对职工进行培训,使这些财务制度能得到真正的贯彻执行。制订财务制度,要在掌握企业经济发展规律的基础上进行,不能随便制订,也不能随便修改,更不能随领导人的变动而变动。
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