会展场馆的计划指标及分解方法-优化方案

3.3.1　对会展场馆经济效益的分析

会展活动的经济效益分为场馆(专业展览机构)本身的直接经济效益和展览活动所实现的间接的、宏观的综合经济效益两个方面。

1)会展活动的直接经济效益

会展场馆在会议展览经营服务活动中所取得的合法收入或利润属于会展的直接经济效益。主要包括参展参会费(自办展、会)、入场券收入、会议和展览场地出租费、摊位出租费、展台出租费、展具出租费、会议展览设计费、会场气氛布置费、特装制作加工费、劳务费、广告宣传费以及会展场馆的各种配套服务项目(装卸、搬运、仓储、花卉出租、餐饮、商务中心、商场等)的收费等。有些与其他单位合作的服务项目,如金融、邮电、通信、交通、运输、旅游服务等,会展场馆本身有收益的,也应计算为场馆的直接经济效益。

考核与追求会展活动的直接经济效益,对实现会展的目标、促进会展业的发展、推动社会的进步都具有重要意义。

提高会展的直接经济效益,可以增强会展场馆的活力,使它有可能改善会展服务设施,扩大服务范围,提高服务质量,从而提高会展的社会效益。

2)会展的综合经济效益

会展的综合经济效益是指会议展览带来的宏观的、社会性的、间接经济效益。它又包括两个不同的层次:一是与会展直接有关的间接经济效益,如参展商在展览期间达成的交易额,有关服务单位在展会期间收取的服务费用等;二是与会展间接有关的经济效益,如会展期间该城市与地区内商品零售额的提高,饭店、宾馆、文化娱乐业、旅游业收入的增加以及交通运输等服务业的收入等。此外,由于举办会议展览活动,能推动一个地区或一个城市基础设施的建设,使城市面貌和投资环境得到改善,也属于会展的综合性经济效益。考核与追求会展的综合性宏观经济效益是十分重要的。在一定意义上来看,会展的经济效益主要在于其宏观经济效益,会展对社会的巨大贡献也正在于此。由于会展对一个城市、一个地区和一个国家的经济发展有巨大的启动和推进作用,因此,各经济发达国家和许多发展中国家都十分重视举办会议展览活动。许多国家把会展业视作一个地区或一个城市发展的支柱性产业,带动着整个地区、城市经济的繁荣和发展。从我国的经济发展来看,会展业在促进沿海地区和各开放城市的经济发展方面,发挥了巨大的推动作用,并已逐步向内地延伸。

3.3.2　评估会展场馆经济效益的方法

评估和计算会展场馆的经济效益,是对场馆的劳动耗费、劳动占用以及会展经营服务成果的比较和考核。与评估会展的社会效益不同的是,评估经济效益主要通过定量分析,即通过分析各种经济指标来进行。由于中国会展界目前还没有形成统一的评价会议展览经济效益的指标体系,而且各会展场馆隶属关系不同、体制不同、规模大小不一,情况差别很大。本章提出会展场馆(含具备会展公司或具备饭店职能的会展场馆)以下一些通用的评价指标和评价方法供参考。更系统、更科学、更完备的会展经济指标评价手段和评估计算方法,还有待会展界的进一步研究和归纳以及国家有关部门的制订。

1)会展场馆(含具备自办会展项目)直接经济效益的评价指标

(1)会展项目的总成本(总投入)

会展项目的总成本是指一定时间内,会展经营与服务活动中物化劳动和活劳动消耗的总和,是会展与服务活动中所耗费的人力、财力、物力的货币量表现。核算会展活动的总成本,是分析会展经营服务水平,计算经济效益的重要依据。其计算公式是:

会展项目总成本=物化劳动转移价值﹢劳动者为个人需要新创造的价值﹢劳动者为社会需要新创造的价值

具体来说,就是会展活动中各种原材料消耗费用、燃料动力费用、设备折旧费用等加上会展活动设计、制作、服务人员及管理人员工资、福利和税收。

(2)会展项目总收入(总产值)

会展项目总收入是指会展场馆在一定时期以货币量表现的总经营服务效果。它包括会议展览活动的收入,如参展、参会费(自办展、会),展厅、会议厅、展具等租赁费,会展设计、制作、布置费,展出服务费,门票收入等;还包括各项配套服务的劳务费收入和销售收入等。考核会展的总成本和总收入是考核会展经济效益的主要指标。

(3)会展项目的净收入(净产值)

会展项目的净收入是会展经营服务活动中新创造的价值。其计算公式是:

会展项目净收入=会展活动总收入-物质消耗价值

或者按收入分配的方式计算,其计算公式为:

会展项目净收入=职工工资及福利基金﹢税收﹢利润﹢其他非物质消耗支出

计算会展项目的净收入,是分析会展项目的直接经济效益,计算会议与展览活动的消费与积累之间的比例关系,评价会展经营服务水平的重要依据。

(4)会展项目经济效率

会展项目经济效率是会议展览的总投入与总收入的对比,它是考查会展项目经济效益的重要相对数指标,是观察与分析会展项目经济效益水平的重要数据。其计算公式是:

会展项目经济效率=(会展项目总收入-会展项目总投入)/会展项目总投入×100%会展项目经济效益越高,表明会展场馆经营服务的消耗低、质量高、效益好。

(5)会展项目利润率

会展项目利润率是表明资本赢利程度的指标,是表明会展经营服务质量好坏的重要指标。其计算公式是:

会展项目利润率=会展项目利润总额/会展项目总收入×100%

(6)展厅、会议厅(设施、设备)利用率

这是反映会展场馆建筑、设备与设施利用程度的指标,对展厅、会议厅及设备利用率进行分析,对挖掘与发挥会议、展览的潜力,提高经济效益有重要意义。其计算公式是:

展厅(会议厅)利用率=展厅(会议厅)实际利用面积数(m2)/展厅(会议厅)面积总数(m2)×100%

以上公式主要是计算在一次展览(会议)中展厅的利用率。此外,还应考核在一年之中展厅(会议厅)的实际利用率。其计算公式是:

全年展厅(会议厅)利用率=全年实际利用展厅(会议厅)面积总数(m2)/[全馆展厅(会议厅)面积总数(m2)×365]×100%

与上述指标相反,就是展厅、会议厅(设备)闲置率和全年展厅、会议厅(设备)闲置率。展厅、会议厅利用和闲置系数是衡量展厅、会议厅经营管理水平的重要标志。

(7)场馆可供出租面积每平方米利用率

场馆可供出租面积每平方米利用率是指在特定的某一时间段,如一天、一个月、一个季度或一年内,已出租的或计划出租的平方米数在可供出租面积的平方米总数中所占的比例。它的计算公式是:

场馆可供出租面积每平方米利用率=已出租的或计划出租的平方米数/可供出租面积平方米总数×100%

这个指标的意义在于:

①反映场馆工作量的变化;

②反映场馆服务质量的变化;

③反映市场份额的变化。

(8)场馆每平方米收入

每平方米收入是指在特定的时间内如一天、一个月、一个季度、一年等,场馆可供出租的每一平方米的平均收益率。它的计算公式是:

每平方米收入=(已出租或计划出租的每平方米的实际租金×已出租或计划出租的平方米数)/(每平方米台面租金×可供出租平方米总数)

这一指标将场馆经营收入细化到每平方米,它的意义在于:

①反映场馆创收能力;

②反映场馆竞争实力;

③评价场馆经营效益的重要依据。

每平方米收入的高低,从一个方面反映场馆经营的效益。当然,评价场馆经营效益不能只看收入,还要计算成本支出。但在展览场馆这个独特的领域里,由于存在一定程度的合理的场馆空置率(国际上有一种说法,利用率达70%就算饱和),场馆每平方米收入越高就越能抵消场馆空置所造成的损失。

(9)每平方米毛利润率与场馆总毛利润率

每平方米毛利润率或场馆总毛利润率,是指在某一时间段,通常是一个月、一个季度或一年内每平方米或整个场馆租金收入在扣除运营成本,如人力、水电、推销费、营业税收之后(不包括财务成本,如折旧、利息等)的剩余部分。这两项指标的计算公式是:

每平方米毛利润率=(每平方米收入-运营总成本/可供出租平方米总数)/每平方米收入×100%

场馆总毛利润率=(总收入-总成本)/总收入×100%

毛利润率是反映场馆经营效益的最直接和最重要的指标。

(10)市场渗透率

市场渗透率是指一定时间内场馆的实际出租面积在所在地区或全国场馆市场所占的份额。它的计算公式是:

市场渗透率=场馆实际出租平方米总数/所在地区或全国实际出租平方米总数×100%

以北京展览市场为例,2002年实际出租面积约1 400万m2,而中国国际展览中心的实际出租面积约750万m2,占市场份额的一半,也就是它的市场渗透率超过了50%。

(11)顾客回头率(www.xing528.com)

顾客回头率是指场馆的使用者有无再次使用的意愿与实际行动。场馆的顾客主要有:组展商、参展商、参会者、搭建商和观众。目前,顾客回头率是通过顾客满意度的调查结果来推算的,由于他们在接受这种调查时往往带有感情色彩,因此,应重点放在对顾客的实际行动的调查与分析工作上。例如,去年在你的场馆办了100场展览,而今年减少到80场,其中原因很可能是一些组展商对你的管理水平、设施水平、场地规模不满意;又如去年某一展览在你的场馆举办时,有500个参展商,而今年只有400个,原因可能与组展商的能力和工作质量有关,但也可能是这些参展商对场馆的服务不满意,不愿再来参加在你的场馆举办的展览会。场馆经营者可以通过顾客回头率来检查自己的工作,避免客源流失。

(12)会展项目劳务(服务)效益

会展项目的劳务与服务效益,一般采用绝对数额指标,不取比率数。可分别统计生活服务收入、商业服务收入、会展劳务服务收入等。反映全馆总体劳务效益的指标,称作会展劳务效益,其计算公式是:

会展项目劳务(服务)效益=会展项目总收入/全馆职工总数

(13)会展项目服务满足率

会展项目服务满足率,是会展项目应提供的服务同实际提供服务的对比,它反映会展项目服务满足顾客需求的程度。其计算公式为:

会展项目服务满足率=已实施会展服务项目/应开发会展服务项目×100%

会展项目服务满足率越高,反映会展场馆多功能服务的水平也越高,为观众和参展者服务的质量也越好。

由于会议展览经营与服务的范围广、项目多、种类复杂,各类场馆在实际操作中可根据实际经营情况灵活运用,也可以另行设计更具针对性和可行性的经济效益考核指标。

2)展览综合经济效益的评估方法

(1)展览贸易成交额

这是反映展览宏观的综合经济效益的重要指标。其中包括以下几个内容:

①展品现场销售额,指参展者通过展示展销活动,在展览会期间实现的销售金额;

②签订贸易合同数及合同金额;

③签订技术贸易(许可证贸易)合同数及合同金额;

④签订贸易意向金额。

(2)展览交易成功率

展览交易成功率即展览会期间所发生的实际成交数与交易行为总数的对比,它反映展览为经贸活动服务的效率与水平。其计算公式为:

展览交易成功率=已签约交易行为数/展览期间交易行为总数×100%

(3)展览的宏观社会经济效益

博览会或展览会都会给社会带来巨大的经济效益,这些效益都是可以估算的,但在操作上比较复杂,而且要取得社会各界的支持与配合才能进行。展览的宏观社会经济效益,主要有以下内容:

①其他各服务单位配合展览会开展服务活动的经济收入,如银行、邮局、保险公司及其他服务单位的展览服务收入;

②城市(或地区)在展览期间商业、餐饮业、饭店宾馆、文化娱乐业、交通运输业等方面增加的收入;

③城市(或地区)为服务展览会,在各项基础设施和城市建设方面的投资及其成果。

3)具备饭店功能会展中心所属宾馆的经济效益考核指标

(1)客房出租率

客房出租率反映住宿设施的使用情况。计算公式为:

客房出租率=报告期内每天租出的客房数之和/(报告期内实有客房数×报告期天数)×100%

(2)客房平均房价

客房平均房价反映客源的质量情况。计算公式为:

客房平均房价=报告期内客房营业收入之和/报告期内出租客房数之和

(3)人均停留天数

人均停留天数反映了客源的质量情况。计算公式为:

人均停留天数=报告期内客人住宿天数之和/报告期内住客人数之和

(4)全员劳动生产率

全员劳动生产率指饭店平均每一职工(包括其他人员)在单位时间内(日、月、季、年)实现的营业收入。计算公式为:

全员劳动生产率=报告期内饭店营业收入之和/报告期内饭店平均职工人数×100%

(5)人均实现利税

人均实现利税指饭店平均每一职工实现的利润和上缴国家的税金(包括营业税、城建税等)总额。计算公式为:

人均实现利税=(报告期内饭店利润﹢税金总额)/报告期内饭店平均职工人数

(6)人均创汇额

人均创汇额指饭店平均每一职工在报告期内实现的外汇收入。计算公式为:

人均创汇额=报告期内饭店平均外汇收入/报告期内饭店平均职工人数

(7)利润率

利润率指报告期内饭店实现的利润总额占营业收入总额的比重。计算公式为:

利润率=报告期内饭店利润总额/报告期内饭店营业收入总额×100%

(8)营业收入构成

营业收入构成指饭店营业收入中各部门(如客房、餐饮、商品及其他部门)收入所占的比重。

(9)设备完好率

设备完好率指报告期内饭店完好的设备之和除以报告期内饭店拥有的全部设备之和。计算公式为:

设备完好率=报告期内完好设备之和/报告期内全部设备之和×100%

(10)客人满意率

客人满意率指报告期内客人满意程度。计算公式为:

客人满意率=报告期内被调查客人满意人数之和/报告期内被调查人数之和×100%

(11)客人投诉率

客人投诉率指反映报告期内饭店住宿客人的投诉情况。计算公式为:

客人投诉率=报告期内投诉客人数之和/报告期内住宿客人数之和×100%

事实上,从完成任务的投入资源目标、产出结果目标与服务管理目标等方面考虑,还有许多目标指标可供选择。会展酒店的经营管理者在选用目标指标时,还可参考本地区或国内外同类酒店经营的目标指标数值。

上述各类经济效益指标,都是通过数量指标来反映的。这种定量分析评估的方法,一般来说,可以表现会展场馆经济效益的大小。但是,由于会展业不同于一般工业企业,它的主要产出不是有型产品而是服务,因此,考核会展的经济效益,除了数量化的指标外,还必须有服务质量指标,考核会展服务的质量水平和满意程度。这方面目前还没有较具体的质量考核指标,可分别按不同的会展服务项目,以评估社会效益的方法(调查、访问和观察)来进行服务质量的评估。把会展服务的数量指标与质量指标综合起来进行评估,就能较准确地反映会展活动的真实经济效益。