会展场馆的组织架构优化

组织是指一群人为了达到一个共同的目标,通过人为的分工和职能的分化,运用各种不同的权力和职责,充分利用该群人的人力资源和智力资源的团体。

管理一词有很多说法,但基本意思是“管辖”“处理”“管人”“理事”等意,就是一个群体组织中将各种行动引向共同目标的过程。现代管理是指一定组织中的管理者,通过计划、组织、控制、激励和领导等环节来协调人力、物力和财力资源,以期更好地达成组织目标的过程。

2.2.1　关于管理体制

1)管理体制的内容及含义

对于某个行业而言,管理体制是经济体制的一个有机组成部分,它是指相关社会机构组织、领导和监督行业经济活动所采取的基本制度和主要方式。任何管理体制的目的,都是提高行业管理活动的效益,而要在实际过程中做到这一点,就必须在管理过程中建立起一套符合管理活动内在规律的组织、制度和方式,这些内容的总和就称为管理体制。

管理体制的主要内容包括管理主体的确定及其行为规范、调节机制、动力机制、信息传递方式、组织机构、规则体系等。对于行业管理体制而言,管理主体的确定及其行为规范处于核心地位,因为管理主体的职责与行为将有力地影响整个行业的运行。例如,对于同时拥有展会主办权和资格审批权的政府管理部门,其行为明显带有计划经济的特征,这种双重身份导致的结果只能是重复办展、低层次办展等现象的发生,以及整个展会市场动力、调节等机制紊乱,信息传递不畅。从这个意义上说,管理体制的组成要素之间是相互依存和制约的,其中一个因素的内容确定后,其他因素的内容就大致确定了。

管理体制具有不同的层次性。从管理层次的角度看,它可分为国家管理体制、地方管理体制、行业管理体制和企业管理体制。传统意义上,管理体制总是指国家管理体制或政府管理体制,极少包括企业管理体制,然而,尽管企业管理体制受到高层次管理体制的制约,但每个企业都有自己特殊的管理体制。

2)会展业管理体制类型及特点

与世界经济体制类型相匹配,会展业管理体制可分为计划管理体制、市场管理体制和混合管理体制。不同的管理体制有不同的特征及优缺点,且在不同社会发展时期,它们均起到了不同的作用。

(1)计划管理体制

计划经济体制时期的所有制形式和投资主体具有明显的单一性,相应地,计划管理体制下的管理主体是单一的国家或政府,管理决策权高度集中在政府手中,调节和奖罚主要通过行政命令来实现,信息传递具有垂直性等特点。

这种管理体制的优点是决策权集中,战略目标明确,便于从客观上协调产业间的关系,把握整个行业的发展。缺点是来自微观主体的积极性不足,即缺乏动力机制的推动作用,因此,会展企业的效益一般较差,且由于国家或政府同时拥有管理权和经营权,致使市场竞争不公平,行业管理效率低下。

从经济发展的客观规律来看,受计划及调节方式的限制,会展业计划管理体制早已不能适应会展需求多样化、会展项目多元化的需要。

(2)市场管理体制

与计划管理体制相对应,市场管理体制存在于市场经济环境中,在动力机制方面具有非凡的促进作用,能够保持技术进步的活力,使劳动生产率不断得到提高,使生产符合社会需要,但其战略眼光短浅,看不到整个社会行业的关系,且缺乏宏观调控力,资源配置总在不确定中进行,从而导致大量资源的浪费。

在完全市场化的体制中,如果政府对会展业放任不管,会展企业不受任何审批和资格认证制度的约束,甚至可以随时随地地办展,这样会直接导致一个结果——办展企业看不到市场的整体变化,只知道见利就钻,重复办展、低层次办展现象严重,从而形不成品牌。

(3)混合管理体制

混合管理体制存在于混合经济体制中,它吸收了计划管理体制下政府部门的宏观调控优势和市场管理体制下企业的主体运作优势。在这种管理体制下,政府成为行业管理的主体,其职责主要是协调引导,保证行业信息畅通,促进经济活跃,而不插手企业的经营活动;企业自主经营、自负盈亏,一切内部事宜均应自己做主,包括企业自身的动力机制、权利分配、协调机制等。

对于会展行业来说,政府和行业管理部门的具体职责有:企业办展资格认证、行业法规制定、基础设施建设、行业信息系统建设等。新加坡会展业在这一方面做得很好。新加坡旅游局的展览会议署建于1974年,主要任务是协调、配合会展公司开展工作,向国际上介绍新加坡发展会展业的优越条件,促销在新加坡举办的各种会展。在新加坡主办会展不需要任何审批手续,政府的主要作用是营造外部环境和建设基础设施;会展公司一般都有自己的市场调研部,并针对市场需求确定会展项目。

混合管理体制以其独特优势成为当今世界绝大部分国家会展业管理的理想模式,包括以市场经济著称的西方发达资本主义国家,亦在不断地完善国家的宏观调控的职能,寻求计划与市场管理体制的最佳结合点。

3)会展场馆的管理体制

会展场馆的管理体制是指会展场馆与其主管单位的关系。我国会展场馆实行的是多种结构、多层次的管理体制,分别归属于经济、贸易、科技、文化和政府机关等部门(如在北京的中国国际展览中心新馆和老馆均隶属于中国贸促会,北京展览馆隶属于北京市首都旅游股份有限公司,北京农业展览馆隶属于农业部,等等)。由于领导关系不同,各会展场馆的工作要求、业务范围和经营侧重面也有所不同。各类会展场馆有的侧重举办物质方面的会展活动,有的则侧重精神方面的会展活动。在管理体制上,有的会展场馆实行企业型管理,有的实行事业型管理,还有的实行事业单位企业化管理等。

从以上情况看,我国会展场馆的管理体制有以下几个特点:

①会展场馆的不同管理体制,基本上符合我国社会分工和客观的要求。至于存在某些不符合形势发展需要和管理体制不顺的状态,则要根据实际情况,在深化改革中加以调整和完善。

②会展场馆为两个文明建设服务,是本身的根本任务。各会展场馆遵照上级主管部门要求抓各自的重点会展项目,是正常的工作范围。虽然有所分工,但作为会展场馆,两个文明的会展都要办,这是毫无疑问的。至于每个场馆能否适应举办各种不同的会展项目,还要看自己的条件。

③会展经营受着价值法则和经济规律的制约。一般来说,经营经济型的物质产品展览,经济效益要高一些;以非营利为目的的文化、教育、宣传类会展活动,除门票和赞助外几乎没有其他收入,可能社会效益较好,但直接经济效益很差。因此,无论企业化的展览馆或事业单位管理的展览馆,都必须搞好经营管理,提高经济效益,这样才能在保障精神产品的会展项目进行的同时,又为自身的发展奠定必要的物质基础。

④实行独立核算、自负盈亏的企业性会展场馆,上级管理部门给予自主权要多一些,指令性任务也少一些,因此,这些场馆的自我控制和发展能力较强,经营活动也灵活多样。事业性的场馆,上级行政部门给予指令性任务可能要多一些,政策性亏损大一些,因此,不少这类场馆在接受上级给予事业经费补贴的同时,也根据自身条件,围绕会展活动开展经营服务,以增加经济收入,保证会展场馆的正常运转和发展。特别是我国确立社会主义市场经济之后,各种类型的会展场馆都要适应市场经济的需要,努力创收,提高经济效益,促进会展业的更快发展。

有些地方政府为充分利用资源,明确会展场馆对会展经济发展的重要性,通过招标的方式选择和引进国内外知名的场馆管理公司参与会展场馆的经营管理,使该地区的会展场馆管理和会展服务迅速与国际先进水平接轨。

会展场馆存在不同的管理体制,同样存在不同的组织结构。会展场馆的组织结构是表现企业组织内各部门排列顺序、空间位置、聚集状态、联系方式以及各要素之间相互关系的一种模式,是执行管理任务的体制,在整个会展场馆管理系统中起到框架的作用。因为有稳定的组织结构,会展管理系统中的人流、物流、资金流、信息流才能正常流动,从而使管理目标的实现成为可能。

2.2.2　会展场馆机构设置和职能权限

会展场馆企业的职能部门划分主要是依据办会办展、参会参展人员在展会期间的活动流程,会展场馆企业所做相应安排进行的。对会展场馆所涉及的各部门、各类人员的岗位职责、权限、相互关系及沟通加以规定,就其在每个工作过程或活动中的职能、职责和权限以及各部门的衔接关系形成管理体系,有些场馆通过ISO认证,制订了质量/职业健康安全一体化管理手册,有的建立《会展场馆经营管理大纲》或《经营管理手册》,用文件形式做出规定,各种设置都必须考虑部门划分的科学性,又要兼顾会展场馆服务的质量与效率。不同场馆都有不同情况和各自的特点,一般来说,会展场馆企业的职能部门设置主要有以下多项。

1)总经理室

①贯彻执行党和国家的各项方针、政策、法律、法规及有关规定,按照国家及当地政府所规定的管理权限对会展场馆进行全面的经营管理。

②全面负责本场馆工作,含物业资产管理和物业运行管理,协调各项目管理之间的关系,确保资产的保值和增值。

③对服务过程的质量及职业健康安全负全面责任;以提高客户满意度和符合相关职业健康安全法律、法规为目标,主持制定管理方针和管理目标;确保客户的要求得到满足,确保职业健康安全目标的实现。

④审定各项管理规划、手册、价格、制度、经营模式、岗位设置、人事任免等。

⑤确保本公司内部的职责、权限及相互关系得到规定和沟通;审定公司长短期计划和各部门指标,并监督贯彻执行。

⑥主持管理评审,确保管理体系持续的适宜性、充分性和有效性,依据评审结果做出规定,实施持续改进。

⑦为管理体系的建立、实施和保持提供资源,其中包括人力资源和财务保障。

2)办公室

①协助总经理做好与各部门的协调、传达、反馈等工作;负责内部、客户以及对外相关部门各项事务的上传下达与沟通管理。

②负责公司重要文件、规章制度起草拟订,公司形象策划、公共关系(若设有公关部,则此项工作由公关部负责)及企业文化建设。

③场馆引导标志的管理。

④行政、后勤物资材料采购的管理,搜集采购信息,组织对采购物品的验证和员工食堂餐饮卫生质量/安全的控制。

⑤合同评审的管理,法律法规的识别和获取。

⑥办公用品的发放、保存,车辆的管理,后勤保障和各种证照的年检。

⑦公司图书馆、杂志、培训资料的购入、保管及借阅。

⑧负责公司文件、历史资料、人事、工程等各类档案的管理,实现档案资源的动态化管理。

⑨负责与已加入的有关机构、协会保持联系,与顾问团保持联系。

3)质量检查部

①协助组织召开管理评审,提供所需要的信息和改进建议,协助做好管理评审记录、评审报告的编制及跟踪检查。

②检查、评定、分析和改进过程控制的管理。

③对服务质量的监督及不合格的控制。

④持续改进策划,制订纠正措施和预防措施。

⑤协助管理体系的内部审核工作,做好评审记录、评审报告的编制及跟踪检查工作。

4)党工部(根据场馆的经营体制确定是否设立,未设立的则该项工作由办公室等负责)

①负责公司党组织、工会组织的日常工作、纪律检查工作。

②与上级主管部门的信息交流,及内部员工有关职业健康安全方面建设和问题收集、处理、反馈工作。

③参与公司管理方针的程序制订和评审;充分发挥员工在职业健康安全工作中的积极作用,加强对安全工作的监督,对任何单位和个人违反职业健康安全法律、法规行为,有权检举和制止。

④组织职工开展遵章守纪和预防事故的群众性活动,并参加企业有关职业健康安全规章制度和劳动保护条例的制订。

⑤关心职工职业健康安全条件的改善,并协助做好伤亡事故的善后处理工作。

⑥做好女职工保护的日常工作和公司员工的计划生育工作。

5)人力资源部

①贯彻执行劳动人事、工资政策和奖惩制度,合理组合劳动要素,归口组织机构编制、劳动定员、员工聘用、转正、定级、职称评定、套级、晋级的考核与登记工作,工资奖金、加班补贴、员工教育培训和社会保险的管理。

②合理确定和配置人力资源,保证从事影响质量活动,可能对职业健康安全产生重大影响的所有人员素质达到规定的要求,以满足实现本公司管理目标和管理体系持续改进的需要。

③根据公司发展需要及公司领导层的决策提出具体的定岗定员方案、部门员工双向选择方案、劳动合同管理方案、薪资福利政策调整方案、年终考核考评方案,并具体执行。

④根据劳动法规和公司制度妥善处理劳动争议;负责员工的录用、调配、待岗、辞职、辞退、退休等,提出具体拟办方案并提交总经理办公会决定。

⑤员工人事档案的收集、管理,做好各类人力资源状况的统计、分析、调整及查询等工作。

⑥人员的出入境管理;接待外调、政审人员,处理函件回复事宜;招募、安排、管理实习人员和志愿者的有关工作。

⑦办理员工的离退休手续。

⑧员工考核制度的编写;考核指标及考核办法的制订。

6)财务部

①贯彻执行国家有关财政制度、财经纪律,严格财务管理,并做好宣传辅导工作。按有关规定,归集原始资料,处理原始凭证、登记账簿并及时准确完整地报送财务报表,办理其他会计事务,组织经营业务的统计工作,进行成本分析,为公司的经营决策提供有力依据。

②参与制订公司的资金安排计划,保持经营资金的正常运转。编制财务计划,做好预决算工作,监督检查公司的财务收支情况,监督资金和资产的安全运行。对总经理负责,定期向总经理汇报财务收支情况。

③参与各项经济合同、协议的会审,监督执行情况及结算工作,使之规范化、程序化。

④控制和协调公司内部财务工作,对各部门的财务收支、成本核算、资金使用和财产管理等进行监督检查。

⑤审查公司经营管理和投资方案的效益;对经济方案中财务方面的可行性和风险度进行评价,提供有关财务分析资料,为公司领导及有关部门做好参谋。

⑥定期检查固定资产和流动资金,协助做好物资盘点工作,负责经济核算、现金管理和有价证券管理。

⑦筹集并管好各项资金,提高资金利用率;按照国家有关规定计算缴交税费及其他各类应上缴的款项。

7)会展策划部(具备自办会展活动职能的场馆)

①搜集市场信息,分析整理数据,进行可行性调研及自办会展活动项目的策划,拓展公司会展业务。

②组织和具体执行公司的自办会展活动项目,实施和完成一切与参会邀请、招商和招展相关的工作,提供一切与场馆业务有关的联络沟通和所涉及的各项服务。

8)会场部

①为客户提供会议的接待和现场管理等服务工作。

②负责会议室的花草养护和日常保洁工作。

③负责部门管辖会议空间、仓库、器材、物品的管理工作,做好租赁器材日常检查、维护、保养、报修工作。(www.xing528.com)

④对会议空间及配套的器材、物品进行日常检查及报修工作。

⑤协助保卫部,做好会议空间的安全、保卫、消防检查工作。

⑥确保会议消耗品的提供和合理采购。

9)会展业务部

①进行会议展览市场信息的搜集、整理和调研,了解客户业务量及对空间的需求,建立会展业务信息网络和客户档案,掌握行业动态,有计划地和相关的会展机构建立长期的业务关系,寻求合作机会;提出承揽会展活动计划及可行性报告,推动公司经营的发展。

②对外承接会议展览及相关业务,对所承揽的项目进行洽谈、签约,依据合同的要求,协调场馆各部门提供现场服务,并负责费用结算。

③在不影响会展客户使用的前提下,尽可能发挥空间及设备的使用效率,盘活资产,增加收入,力求企业的经济效益与社会效益达到高度统一。

④依照公司下达的任务,制订实施方案,合理安排人员和工作,明确项目负责人和量化指标,从业务上给予指导、协助,并负责对会展项目全程进行监督、检查;搜集客户对本公司营销和服务过程的意见并转化为要求,不断提高客户的满意度。

⑤强化内部管理,增强成本意识,依据公司的各项规章制度,制订与会展工作配套的管理措施和考核办法,完善项目经理责任制。

⑥协助、配合组委会或主办单位做好会展活动的立项、报批、总体策划、预算、编制展厅摊位图、招展、招商、组织、联络、翻译、公关等协调工作。

⑦承接或协调与展览会相关的配套项目,包括新闻发布会、开幕式、酒会、技术讲座、联谊活动、旅游、会务、礼品、广告等业务。

10)场地管理部

①负责场馆及广场的绿化、保洁、除四害工作,是场馆工作环境的归口管理部门。

②对道路、标志、排水设施、公共空间进行日常检查及报修工作,配合进行场馆建筑改造工程。

③制订展厅、会议室现场管理规定,并监督执行。

④负责会议厅(展厅、公共空间)平时及会期(展期)布置、撤馆的现场管理。

⑤负责管辖仓库、器材、物品的检查修理、分类整理等管理工作。

⑥负责对保洁、绿化等社会化用工的对外联系和监督管理。

⑦协助安全保卫部门,做好场馆的安全、消防检查工作。

11)综合服务部

①仓库的管理(包括展品仓库、保税品仓库、展具仓库、器材仓库、露天仓库),搬运设施的调度、使用及搬运人员的安排。

②展品代办运输以及现场服务、保管、进出库、包装物寄存等。

③代理展品通关业务、保税仓库管理、展品留购及回运等。

④商务代理:含机车船票、宾馆、旅游代办;花卉出租;电话、传真、打字、复印、名片、速印、电脑商情、电子邮件、信息服务;广播、急救、租车等。

⑤搜集商务信息数据资料,编写商务服务手册。

⑥协调海关、商检、工商、税务、邮电、保险、银行等部门,做好在会展场馆举办有关活动的配套服务工作。

⑦宴会、快餐、饮料、咖啡厅、小卖部、礼品点的设置经营,以及与相关社会化合作单位的外包签约和监督管理。

⑧会议、展览器材的出租、安装、维护、保管。

⑨负责展会所需摊位搭建、改装、拆除,器材配备和展具的外租业务。

⑩编制展厅、会议厅、展具展架、会议器材等出租价格表。

负责对叉车、电瓶车、液压车、平板车等的日常检查、维护、维修及年审工作。

协助保卫部,做好综合服务流程中的安全、消防检查工作。

12)工程部

①可能的情况下在建设期尽量提前进入工程,了解设计、施工和隐蔽工程项目;参与设备安装和系统的调试接管,为经营期各系统设备的管理、运行、维护奠定基础。

②计算机辅助管理所有机电设备(如设备台账、设备故障统计、设备的维修记录统计、配件消耗情况等)运行情况原始数据的完整统计分析、决策。

③负责保修期内与厂商售后服务的联络及设备的外协加工、维保、承修的联系工作。联系有关部门(劳动保障、供电、消防、技防等)对规定的设备或系统定期检查(如电梯、锅炉、变压器、开关柜、消防报警系统、安保系统等)。

④负责机电设备的固定资产管理,组织固定资产分类编号,保证设备从验收、管理、使用到报废全过程手续齐全。

⑤执行政府各职能部门颁发的有关政策、法规条例、规程和标准等强制性文件;负责所管辖设备(设施)基础资料的管理,原始档案和技术资料汇总、归档;设备管理规章制度的制订、执行。

⑥制订机电设备安全操作规程并搞好运行管理;对执行情况定期考核评定;各类操作维修人员严格按规定持证上岗;加强设备的故障预防管理工作,定期校验安全附件,及时消除各种隐患,以保证设备安全运行。

⑦负责机电设备的经济运行管理,加强初期投资费用管理;加强能源消耗的经济核算,制订节能措施,合理配置人员,努力降低设备的运行、维修成本。

⑧制订和落实设备检查、维护、维修计划,对设备进行定期维护保养和大、中修,同时监督设备供方的服务质量。

⑨负责备品备件的技术和资料管理工作。

⑩所管辖设备(设施)的更新改造管理。

场馆建筑物及附属设施的检查、维护、维修工作。

为用户提供电力、照明、暖通空调、给排水、电梯运输、压缩空气和消防安全等配套设备(设施)的功能及展览、会议期间所需的现场服务。

13)网络信息部

①负责计算机管理信息系统开发建设,运行维护,软、硬件平台的升级改造,软件应用、维护、安全等管理工作。

②对场馆内外以电子媒体形式出现的文字、图像和视频的管理与控制工作。

③为用户提供通信网络、音视频等配套设备的功能及展览、会议期间所需的相应管理和服务。

④场馆通信、网络、公共广播、有线电视、电子显示屏、BMS、会议设备系统、楼控、安保、消防报警、气体灭火报警、电力监控等设备系统的维护、维修工作。

⑤场馆Internet站点的建设、维护、更新及提供与展会相配套的各种网上支持。

⑥门口机系统的管理、维护,各类会展活动的制卡工作。

⑦VOD的节目编排、制作,保障系统的正常使用。

⑧场馆内触摸屏内容的制作、更新及设备保障。

14)保卫部

①负责场馆安全保卫、消防设备系统的运行、日常维护、联动检查等工作,治安与消防管理工作;拟订场馆治安与消防工作制度并进行宣传、监督,检查落实情况,及时发现安全隐患并指导进行整改。

②组织会议展览活动及重要接待活动期间的警卫、消防、安全、车辆进出馆区及停车管理等工作;监督会展活动过程中的人员和设备的安全,场馆职业健康安全管理工作,检查和评定职业健康安全管理绩效。

③组织场馆管理体系中各层次过程的危险源辨识和控制工作。

④编制各类紧急情况应急预案;根据实际工作需要,对全员进行应急准备和事故处理的模拟训练;负责场馆重大事故的现场及善后处理工作。

⑤负责进出场馆人员、物资的管理和停车场的收费管理。

⑥与公安、消防、安全监督等部门保持密切联系,并接受其业务检查和指导;协助公安机关侦破重大治安刑事案件和对火灾事故进行调查。

15)广告部

①负责场馆广告资源的开发、管理和服务工作,监督广告发布符合相关法规及场馆的安全管理规定。

②负责有关会展活动特装业务、美工服务、开幕式服务和管理。

③负责广告牌、特装展具、广告展示器材的管理及维护。

④负责场馆内外广告位置的设立与招租,会议展览活动的广告宣传、印刷品的设计。

⑤配合进行场馆的“企业形象规范体系”的规划,特别是VI(视觉识别系统)所涉及的基本要素和应用系统,将企业的宗旨和场馆服务所包含的文化内涵传达给公众。

另外,有附属酒店的会展场馆还要设置通常酒店应有的相关部门。

以上部门分工是依据一般会展场馆经营活动中所涉及的工作内容来设立的,在具体组织结构设计中各会展场馆还应根据各自的情况和特点,对部门名称、数量、分工和职责等方面灵活处理,可分可合,只要有利管理,方便运作,并经一段时间的试运行后确定。

会展场馆各部门内部岗位职责由部门自行制订,并与公司管理目标相一致,经分管领导审核,人力资源部汇总编成《场馆人员岗位职责》,经总经理批准实施。

2.2.3　会展场馆组织管理与组织结构

1)会展场馆的组织管理

会展场馆组织管理就是运用组织管理的基本原则和方法来管理会展场馆。对于会展场馆的组织者来说,如何使会展场馆现有的各种资源,包括人、财、物等,围绕企业的经营目标有效地运转,是其面临的重要问题之一,合理有效的组织形式是确保会议展览活动正常举办的前提条件,会展质量、效率、效益如何,都与组织管理工作密切相关。

现代会展场馆的组织管理是会展场馆管理职能的组成部分,主要包括以下内容:根据计划所定的目标,列出必须进行的工作和活动,并将其组合,设置相应的部门和人员,分别负责这些工作和活动。制订各部门、人员的权力和责任范围,以及会展场馆组织内人员之间的权责关系,明确场馆各项工作之间上下左右的协调关系。制订一系列制度,以保证组织运转良好,发挥出最大的效能。现代会展场馆组织管理的成效直接影响整个场馆的经营效果,因此,制订合理高效的组织结构在一定程度上可以提高场馆的经济效益。会展场馆最基本的组织结构方式主要有直线制和直线职能制。

①直线制。直线制顾名思义是按直线垂直领导的组织形式。根据法约尔等级链的原则,每条链条都是一个业务部门。场馆的命令和信息是从会展场馆最高层到最底层垂直下达和传递,各级管理人员集各种所需要的管理职能于一身,统一指挥,兼顾多种业务,因此,一般直线制无职能部门,或设一个职能部门,如办公室、财务部(室)等,这一职能部门可能兼有多种管理职能。直线制的长处是组织结构简单,责权明确,层次分明,互相间的矛盾和摩擦较少,工作效率高。直线制组织形式适合规模较小、业务较单纯的场馆。

②直线职能制。会展场馆的组织形式目前较多的是采用直线职能制,这一形式也称“业务区域制”。其特点是把场馆所有的机构和部门分为两大类。一类称业务部门。这类部门可以独立存在,有自身特定的业务内容,如场馆的会议部、展览部、会展策划部、场馆部、综合服务部、餐饮部、商品部、娱乐部、工程部等。它按直线形式组织,结构简单,责权分明,效率高,但不利于横向的多维联系。另一类为职能部门。这类部门不能独立存在,它为业务部门服务,如场馆人事部、安全部、财务部等,它们按分工和专业化的原则执行某一项管理职能。直线制和职能制相结合,各扬其长,互补其短,形成“直线职能制”组织形式。按直线职能制,场馆每个业务部门就是一个业务区域,每个业务部门下面又可根据需要分为若干个业务区域。

2)会展场馆的组织结构模型

会展场馆的组织结构模型是指组织中相对稳定和规范的工作关系模式,如指挥权如何划分,怎样开展分工协作等。受到许多环境因素的影响,不同的会展场馆有不同的组织结构形式,如图2-1所示。

图2-1　会展场馆的组织结构模型图

2.2.4　会展场馆的经营运行机制

会展场馆的经营运行机制是指会展场馆在经营过程中保证资金在投入和使用后,保持正常的工作状态,并在经营期内充分发挥其功能和效用,实现经营目标(或设计目标)所需要的系统组织和管理工作。其内容包括:

①搜集经营运行的输入、输出信息(如场地、展具的使用、成本、供、产、销、人、财、物等),以检查是否达到预定的各项技术经济指标。经营运行信息经过搜集和整理后,供经营运行部门评价使用。

②经营运行决策,根据经营运行评价和预期的目标,通过定性分析和定量计算,从不同的经营运行方案中找出最优秀的方案。

③经营运行计划,即实现最优方案的具体安排。编制经营运行计划要着重考虑能充分发挥全部资源的作用,包括各种经营活动的运行方式、人员的配置、资金的分配、时间的利用、技术质量的标准等的统筹安排。

④经营运行控制。在经营运行中存在着一些不可控的因素,如环境因素、执行功能中人的能力所限、措手不及的偶然因素、参数的随机变化因素等,这些都导致经营运行计划在执行中出现偏差。因此,需要通过输出信息的反馈,不断调整和处理经营运行中存在的问题,使计划处于最优运行状态,以保证经营(或设计)目标的实现。