会展场馆经营过渡期的管理优化方法

作为会展场馆的经营管理者,无论是业主或是以业内人士的身份在工程建设初期进入该项目,都义不容辞地要不断对会展场馆项目的设计和施工提出满足今后经营管理需要的各项合理化建议。例如,厦门国际会议展览中心是2000年9月8日正式启用,成功举办“第四届中国投资贸易洽谈会”,但从场馆建设初期的1997年开始,经营管理人员就提前进入项目管理,总共对设计和施工单位提出了300多项建议,许多被采纳,减少了不必要的损失,并为后来的经营管理奠定了基础。因此,经营管理人员提前介入场馆建设项目至关重要。

在抓会展场馆工程建设的同时,还必须着手为今后会展场馆的经营管理做好许多前期的基础管理工作,大致有以下几大类。

1.2.1　筹建管理公司,确定经营模式

1)筹建成立会展场馆的经营管理公司

①确定投资方提供的人、财、物及所赋予的责、权、利,拟订公司章程及相关资料,正式向工商局注册。

②银行开户,与工商、税务、海关等机构及政府有关部门建立联系。

③申请加入国内外会展行业协会,如中国展览馆协会、世界场馆管理委员会(WCVM)等,接受其专业指导和信息的传输,逐步与国际接轨。

④制订会展场馆的发展战略,编制长期、中期和短期计划。

2)确定会展场馆的经营管理模式

①组织机构设置,确定各部门岗位工作职责。

②确立会展场馆的空间管理、设备管理、服务管理、人员管理、财务管理的原则,草拟完善《会展场馆的经营管理大纲》,健全各项管理制度;依据大纲,指导各项工作的开展。

③对即将采取社会化合作或外包的项目进行招标,并与所属管理单位进行谈判签约。例如,保洁公司、搬运公司、餐饮公司、花卉公司等。

3)各类专业人员的招聘引进

①根据会展场馆工程建设逐步转入建设与经营并举的过渡期,按机构设置适时引进相关专业人员,包括会展业务、场馆管理、报关、广告策划、机电设备管理、仓储搬运、器材管理、展位搭建、展厅维护管理、会议厅维护管理、商务、餐饮服务、卫生保洁、安全保卫等各方面人员(具备会展公司职能的场馆还要招聘会展策划人员),并分期、分批到岗。

②做好各岗位人员上岗前的专业培训,包括会展专业理论知识与实际操作的培训,熟练掌握所从事岗位的工作方法和操作技能,并在实际运作前进行多次模拟演练。

③派出业务骨干参加有关专业会议和讲座,提高业务水平;组织各部门负责人到海内外各先进会展场馆考察,组织一般员工到周边地区会展场馆参观,学习品牌展会的服务和管理,提高员工的会展专业知识和服务意识。

1.2.2　用好开办费,测算日常运行费用

①会计、出纳人员到位,建立日常财务管理账套,制订会展场馆财务管理制度及岗位职责。

②运行费用的预算,按照会展行业的特点,依据影响会展价格的构成因素,进行不同季节和不同会展规模等情况下会议厅、展厅运行费用的测算;保本点分析、经济效益分析、衍生经济效益分析;通过分析比较和模拟运行,找出最佳运行费用控制范围;测算并制定出开业初期的营销价格(含各种空间、器材、设备出租的价格)和策略。

③对划拨到位的开办费进行预算,制订使用过程中的审批和管理制度。

④从计划的角度,围绕会展场馆资产的保值、增值,制订经营目标规划和财务分析,将成本核算等提供给投资方或经营领导者作为资金控制和各项目的决策依据,并以此为依据,做好会展场馆财务管理的各项工作。

⑤做好会展场馆的资金需求汇总和资金调度。

⑥根据场馆经营部门编制的展具展架及设备采购计划做出费用预算并严格把关,随着设备和器材的不断购入,建立已购设备台账。

1.2.3　做好会展场馆的档案资料管理工作

①筹备成立会展场馆档案资料室,配齐硬件,健全各类档案管理制度。

②对工程建设期间的各种文件、资料进行收集、分类、整理,确保会展场馆建设过程资料完整归档,将工程建设资料的移交作为竣工验收工作的重要组成部分。

③档案管理工作的全面实施,对各类人事、财务、行政以及经营管理的各种文件、合同资料收集归档。

1.2.4　空间资源的定位及试经营的准备

①完成会展场馆空间的规范编号并进行运营的规划。

②进行工程机电设备用房的合理分类和管理。

③确定会议室功能和所需设备器材。

④根据会展场馆经营公司的机构设置,对各部门办公用房的使用进行安排。

⑤根据经营和管理的需求,进行餐饮、商务、仓储、管理、行政后勤用房等各项配套空间的安排。

⑥组织对未开发的部分空间(如屋顶、露台、大空间过道等)及广告位(内、外墙可安排的位置)的利用进行可行性分析并开始招租。

⑦编制空间综合利用计划和完善空间(工程、运营)管理制度。

1.2.5　做好工程设备管理工作

①确定工程机电管理人员并明确岗位职责和操作规程。

②全面进行各系统相关机电设备的技术管理及运行维护,以保证会展场馆所需能源、动力的供应及各项设备功能的正常发挥。建立三级管理体系(部门、系统、班组)和部分社会化合作项目相结合,借助社会化专业技术力量来弥补场馆初期专职技术人员紧缺的不足。

③组织技术人员借助计算机辅助管理会展场馆的机电设备(设备台账、设备故障统计、设备的维修记录统计、配件消耗情况等)。

④建立相关的智能控制中央工作站。

⑤保持与设备厂商关于售后服务、外协加工、外协维修保养的联系工作。

⑥联系所在地相关单位(质量技术监督局、劳动局、供电局、自来水公司、煤气公司、消防等)对规定检测设备(如电梯、锅炉、变压器、开关柜、消防设施等)的检查。(www.xing528.com)

1.2.6　展具、会议器材、办公设备、添置设施的选型、招标采购

①为满足今后各类型会议、展览的需要,考察会展器材生产厂家,进行展具、展架、会议器材的选型、比价,拟订采购清单,进行招标采购。

②根据职能部门的划分和办公用房的装修情况,搞好办公用具、器材、消耗品的选型、比价,拟订采购清单,进行招标采购。

③根据场馆的规模进行辅助设备的选型、比价、招标采购工作,包括保洁设备、器材、消耗品、高空作业升降车、运输工具、搬运工具、车辆等。

1.2.7　搜集信息,跟踪项目,全方位拓展业务

①广泛搜集展会信息,加强与国内外办展机构、商协会的联络,对场馆获得的每一项会展项目信息都全力以赴尽力促成。

②开拓业务,争取更多机构的支持,提高展厅、会议厅的使用率,力求获得更多配套项目的直接经济效益、综合效益和社会效益。

③具备会展公司职能的场馆,着手与有关单位合作或自行策划、组织、举办各类会议展览与节事活动。

④视条件成熟情况,派人(或在当地聘请)成立驻首都、直辖市或海内外重要城市办事处及代理机构,拓展会展场馆的综合业务。

1.2.8　做好外联工作

①成立由国内外会展及相关行业知名专家组成的顾问团,并加强联系,为会展场馆的定位和发展献计献策,确实发挥顾问的作用。

②加强与兄弟会展场馆及行业内相关单位的联系,优势互补,不断改进、完善,提高经营管理水平。

③就当地会展业的现状与未来,向政府或有关部门提交扶持会展业发展的建议,争取得到各级政府及相关职能部门的支持。

④组织会展业研讨会或与会展业相关的活动,邀请海内外会展人士和专家共商当地会展业发展及会展场馆经营管理大计(如:1999年厦门会展中心落成前召开“会展业与现代世界经济研讨会”,2005年郑州召开“首届中国会展文化节”)。

1.2.9　进行CI策划、整体形象、企业文化、团队精神的建设

①尽快进行会展场馆CI策划,形成完善的CI体系。

②在专业媒体上策划会展场馆的宣传广告,建立会展场馆专门网站,并与业内相关网站链接。

③利用会展场馆工程建设期间的关键节点,特别是封顶、竣工等阶段,策划举办庆典活动,向社会各界和公众宣传会展场馆。

④对会展场馆的广告位资源进行合理、有效的使用和招租,力求创造更多广告项目的直接或间接效益。

⑤利用各种新闻媒体在建设期间进行宣传和追踪报道。

⑥编印会展场馆含各类服务项目和价格的宣传资料,发送给客户和相关部门。

⑦树立员工正确的人生观、价值观,建立具有本企业特色的企业文化和团队精神,使企业的团队精神变为员工自觉的实际行动。

⑧组织各类综合知识的学习,提高员工的思想素质,使员工不仅具有较高的专业素质和技能,同时具备较好的思想品质和优质服务的意识。

1.2.10　为试运行及首次正式会议展览活动的召开做好全面准备

1)为试运行做好准备

进行会展场馆的试运行,尽可能争取较大规模的一般会议或展览活动同时举办,满负荷进行软、硬件及全体员工全方位的磨合;机电工程部人员与设备安装单位人员同机跟班操作,掌握要领并通过测试发现问题及时整改;试运行期间或之前,必须进行消防演习,制订各种紧急事件处理预案,以保证会展场馆如期正式投入使用。

2)为会展场馆落成后首次会议、展览、活动的正式举办做好全面准备

首场会议、展览、活动对会展场馆的软硬件设施是一次真正检验,其在全社会的影响力之大不可估量,必须确保成功。如果说会展场馆的硬件设施对满足会展活动的召开提供了有力的保证已是毋庸置疑,那么,真正体现会展场馆管理水平的将是会展场馆全方位的服务。因此,搞好软件服务建设,强化服务意识,让参会、参展客户和观众有耳目一新的认同,是会展场馆经营初期管理单位的中心工作。

①设立会展场馆服务协调中心,抽调专人负责场馆与主办单位、各参展团以及有关部门的联络,对客户的要求做出快速反应,并针对不同对象的不同要求,尽可能满足。

②配合主办单位,提供会展场馆的所有空间和设施设备器材,供组委会安排、选用。

③根据主办单位的需要,落实有关空间的布置,做好信息网络的服务工作、现场管理以及其他各项配套服务的展前筹备和展中管理工作,特别要做好消防和安全保卫工作,场馆各岗位全体人员全力以赴,确保万无一失,争取展会获得圆满成功。

1.2.11　关于工程竣工验收

竣工验收是一项法律制度,《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国建筑法》《建设工程质量管理条例》对竣工验收已做了明确的规定。为了保证建设工程竣工验收顺利进行,必须遵循项目一次性基本特征,按施工的客观规律和竣工的先后顺序进行竣工验收。在建设工程项目管理实践中,因承包的范围不同,交工的形式也会有所不同。

工程交付竣工验收一般按三种情况分别进行:单位工程竣工验收、单项工程竣工验收、全部工程竣工验收。

会展场馆落成交付使用的竣工验收是属于全部工程竣工验收,是指整个建设项目已按设计要求全部建设完成,并已符合竣工验收标准,应由发包人组织设计、施工、监理等单位和档案部门进行全部工程的竣工验收。全部工程的竣工验收,一般是在单位工程、单项工程竣工验收的基础上进行。对已经交付竣工验收的单位工程(中间交工)或单项工程并已办理了移交手续的,原则上不再重复办理验收手续,但应将单位工程或单项工程竣工验收报告作为全部工程竣工验收的附件加以说明。

对一个建设项目的全部工程竣工验收而言,大量的竣工验收基础工作已在单位工程和单项工程竣工验收中进行。实际上,全部工程竣工验收的组织工作,大多由发包人负责,承包人主要是为竣工验收创造必要的条件。

全部工程竣工验收的主要任务是:负责审查建设工程的各个环节验收情况;听取各有关单位(设计、施工、监理等)的工作报告;审阅工程竣工档案资料的情况;实地查验工程并对设计、施工、监理等方面工作和工程质量、试车情况等做综合全面评价。承包人作为建设工程的承包(施工)主体,应全过程参与有关的工程竣工验收。

尽管全部工程竣工验收的工作由项目发包人负责,但作为会展场馆的经营管理公司在工程竣工验收时还应注意以下方面:

①会展场馆的工程建设都是大型的重点项目,通常竣工后试用到通过验收的周期较长,因此,会展场馆管理公司必须要有专人参加验收小组,针对试运行中所出现的以及不同气候环境影响下出现的各种工程质量问题进行归类整理和汇总,报告工程总包单位,进行整改,并派专人跟踪,视其是否达到要求。

②所有工程建设的图纸资料,包括设备安装的全部档案资料,都必须完整交接归档。

③根据会展场馆启用运行中出现的质量问题及整改情况,报告投资方,作为按合同规定的时间和标准是否应将工程尾款支付给总包单位的重要依据。