通用软件包在成本会计中的应用优化

（一）在成本会计中应用的通用软件包介绍

成本会计中的成本核算、成本分析、成本决策、成本计划等方法，一般都需要进行数据计算，而且计算工作相当烦琐，并容易出错，利用计算机进行数据计算不但能减轻工作量而且可以提高成本计算准确度和效率，最大限度地发挥成本会计的管理作用。由于成本会计面对的核算管理对象千差万别，因此不但计算方法差异性大，而且数据样式繁多，很难用一个规范、简单的方法统一起来，这也正是成本会计软件发展较慢的原因。为适应成本会计的灵活性，许多小型企业或一些难以统一处理的成本会计任务通过使用通用软件包进行解决，不失为一个比较好的折中办法。一般应用于成本会计数据计算的通用软件包都是基于电子工作表的，它们不但具有表格数据的计算功能，通常还带有一些高级函数，可以进行预测分析。目前，国内外开发了具有类似功能的电子表格软件，比较有名的有：微软公司的Excel、IBM公司的LOTUS 1-2-3、SPSS公司的SPSS统计分析软件、金山公司的WPS和CCED，其中尤以微软的Excel最为流行和普及。基于电子表格的通用数据处理软件包一般有这些功能：自由设计表格，从外部获取数据，对表格的数据进行运算处理，根据数据自动制作统计图形，有的还提供一些可以直接使用的统计预测方法和最优化求解等方法。

Excel是一个面向管理者的数据分析工具。本节将从经营分析和实际应用的角度，简要介绍Excel的基本功能。这些功能不需要任何程序和技术基础，任何人都可以很方便地使用它们。下面将结合Excel的使用方法，介绍如何利用Excel来进行成本核算、成本分析和成本预测。本节所介绍的内容在Excel 7.0以上版本都可以直接使用。

（二）Excel的数据处理功能介绍

Excel是以电子表格的方式来管理数据的。所有数据的输入、存储、提取、处理、统计、模型计算和图形分析都是围绕电子表格来进行的。

1.电子表格的基本定义。Excel的电子表格包括两类：一类是工作表格；另一类是宏函数表格。工作表格是我们处理数据和进行经营分析的主要工具。宏函数表格是Excel编程和设置系统的工具。Excel的工作表格如图14-7所示。这是一个二维的数据表格，用户可以将自己的任何数据报表、文件或数据库放置在Excel的工作表格中。在建立用户自己的工作表格时，通常我们都将表格中的每一列（A，B，C，…，G，H）定义为一个指标，每一行（1，2，3，…）存入一条记录。

Excel默认工作表格的最大规模是256个指标，16 384个记录（即最大可达256×16 384个数据的规模），这对于一般管理领域是足够用了。表格内的每一个单元格所填数据的类型和长度不限，即数字型、字符型、英文、中文均可，而且字符型的指标字长不限。Excel允许有多个表格同时工作。在同一个表格中的每一个元素用列号和行号来表示，如S4表示第S列第4行数据。在不同表格中数据的表示还必须在前面加上“工作表格号！”，如sheet2！S4表示第二个工作表格中的第S列第4行的数据。

图14-7　Excel工作表格

2.数据输入与用户工作表格的建立。Excel的数据输入表格与用户工作表格的建立有三种方法：（1）键盘输入数据。将数据直接键入图14-7的表格之中。（2）读取数据库文件。Excel允许直接用打开数据库文件的方式，将数据直接转换成Excel工作表格的形式。（3）从网上下载数据。Excel允许从网络（Internet或局域网中其他站点）下载数据到工作表格中。

3.工作表格的修改及查询、排序操作。工作表格一旦建立之后，Excel提供了多种方便的功能，供用户对已建立的表格进行任意地修改及查询、排序操作。

4.在工作表格中提取将要分析的数据集合。Excel提供了三种在工作表格中提取将要分析的数据集合的方法：（1）鼠标“点取”连片数据。（2）鼠标“点取”分片数据。（3）输入指定数据地址的方法。除了用鼠标“点取”的方法提取数据外，Excel还提供了用键盘输入指定数据地址的方法。即在相应要处理模型的对话框中填入数据所在工作表格中的地址。填入的方式有两种：一种是相对地址方式，如C3：E9，表示选取了左上角为C3，右下角为E9的这片数据，相对地址方式只能用于只有一个工作表格的情况下；另一种是绝对地址方式，就是在相对地址方式中加入“$”，如，sheet2！$C$3：$E$9，表示选取了第二个工作表格中的左上角为C3，右下角为E9的这片数据，绝对地址方式适用于多个工作表格的方式。

5.Excel的函数功能。Excel向用户提供了非常丰富的函数功能。所谓函数，是指对输入的值利用函数运算后返回一个结果。Excel的函数有两大类：一类是用户自定义计算函数的功能；另一类是调用Excel库函数功能，而这两大类函数的操作和求解计算都是以工作表格为基础的。

（1）自定义函数。Excel允许用户对工作表格中的任何数值型单元定义公式进行运算。有关定义的方法，用户可以在单元格中键入“=”，然后输入公式，也可以在公式栏中直接输入公式。在此，函数公式的书写方式与一般程序语言中的公式定义方式完全一致。公式定义方法如图14-7中公式栏所示。

Excel规定自定义函数运算符的优先顺序是：在算术运算中以负号、百分号、乘方、乘除、加减为准；在关系运算中则以大于、小于、等于……出现的先后顺序为准；在逻辑运算中以非、与、或为准。在Excel中，自定义函数计算结果单元与变量单元的联系是动态的，今后如果变量单元发生变化，它还会随着变量数据单元的改变而改变。

（2）库函数功能，Excel有400多个库函数分别存于函数库中。为了便于查找和调用，它将函数分为十大类，如表14-20所示。

在这十类函数中，用得最多的是统计类函数、财务与金融类函数、数学与三角类函数。这三类函数极为丰富，基本涵盖了经营管理分析可能涉及的所有内容。

（3）库函数的调用。Excel所提供的库函数调用方式非常简单。通常只需要选择一下fx按钮系统就会立刻显示出上述十类函数，当用户选择其中的某一类后，系统立刻会再弹出一个窗口，显示出该类函数中的所有函数名，供用户进行上下选择。一旦函数被用户选中并被调出后，立刻会弹出一个函数操作对话窗口，用户只需根据函数自身的要求，用鼠标在子窗口“点取”出相应数据单元所在的地址即可。

表14-20　按字母顺序排放的函数索引表All worksheet function（alphabetic list）

6.图形分析方法。Excel提供了非常方便、快捷的类比分析方法，并用分析图形的方式输出结果。这是一类经营管理中最常用的分析方法。Excel所提供的分析图形如图14-8所示。分析的内容由用户在提取数据时自由选定，所用的图形工具也可由用户选择圆饼图、直线图或柱形图等。图14-7中显示的是产品生产费用之间的结构比例关系。

7.Excel的高级数据分析工具。如果说Excel的函数功能还只是给出相对较为简单的函数计算功能的话，那么Excel的高级数据分析工具则是给出了更为深入、更为有用、针对性更强的各类经营分析功能。高级数据分析工具集中了Excel最精华、对经营分析最有用的部分。在高级数据分析工具中最常用的有如下几类：

（1）线性规划（包括单目标规划）求解和分析方法。

（2）单变量（或多变量）目标反推指标方法。(www.xing528.com)

图14-8　成本预测分析

（3）统计和数据分析工具等等。

其中，统计和数据分析工具又包括：回归分析（一元或多元回归）；相关分析；方差分析；协方差分析；描述统计分析；时间序列预测分析（移动平均、指数平滑）；傅立叶分析；各类检验（F，T，Z）随机抽样分析；等等。

（三）Excel在成本会计中的运用

Excel作为具有数据运算和分析功能的表格处理软件，具有直观、简单、易学的特点。Excel的功能非常丰富，这里结合成本核算与成本预测的两个小例子来说明Excel在成本会计中的使用方法。

1.成本计算应用。在完工产品和在产品之间分配费用计算方法有很多种，下面以在产品按完工产品成本计算方法为例说明如何应用Excel计算成本费用。如图14-7所示，表中的第5、第6、第7行分别对应原材料、工资及福利费和制造费用的计算，C列、E列、G列分别为生产费用合计、完工产品数量和月末产品数量，行与列的交叉点为对应的数据，如原材料的生产费用为C5单元（数值为25 600）。在产品按完工产品成本计算方法是，首先，计算出费用分配率；然后，根据分配率计算各自分配的费用。分配率为表中的D列，它的计算方法就是由计算出完工产品和在产品占总产品的比率得出，如原材料费用分配率的计算公式如图14-7中所示的“=C5/（E5+G5）”；然后将分配率乘以生产费用得出，如完工产品的原材料费用为F列的第5行对应单元F5，它对应的公式为“=C5×D5”。其他的费用分配与原材料的方法类似，只不过改变一下对应行号即可。如果下次重新计算费用分配，只需改变生产费用、完工产品和在产品的数量即可，其他的费用分配率、完工产品和在产品分配的费用，Excel自动进行计算得出相应数据。

2.成本分析预测应用。Excel提供了很好的数据图形分析和数据统计分析等功能，它基本上可以满足一般的成本预测、分析和决策的数据处理需要。如图14-7所示，在表下方为对应产品成本费用结构组成图，反映各部分费用之间的比例关系，通过圆饼图反映既直观又形象。在图14-8中显示的是量本利分析中的成本预测和分析，表中左边为企业在上年度每月对应的产量和成本数据，为求出企业成本函数，可以利用线性回归方法计算出成本函数y=a+bx中的固定成本a和可变成本b，其中利用最小二乘法求解结果如表中右边下方图形所示，方形点为拟合后的线性成本函数上的点。为预测下月度企业的成本，我们可以利用成本函数进行计算得出预计的成本，在表中的右上方显示了产量为2 800时的成本情况，进行预测时使用了Excel提供的统计函数功能FORECAST函数，使用格式如图14-8中显示，函数中第一个参数为预计产量，第二、第三个参数为进行预测历史对应的产量和成本数据。

上面只是简单地介绍了Excel进行成本计算和预测分析的应用，Excel的功能远不止上面这些，它还可以通过编写程序控制更复杂的运算和数据处理，实现功能更强、更完善的成本核算和管理功能。

复习思考题

1.作业成本法产生发展的背景是什么？

2.试说明作业成本法的基本思路和计算程序。

3.企业的作业一般可以分为哪几类？与这些作业相关的费用是什么？

4.为什么说作业成本法对传统的成本决策分析模式产生了巨大的冲击？你是如何理解这一问题的？

5.结合作业成本法说明传统成本计算方式存在的主要缺陷。

6.什么是物流和物流管理？

7.物流成本核算体系的基本内容有哪些？

8.物流成本有哪几种核算方法？

9.试析建立物流子公司与物流合理化的区别与联系。

10.成本会计信息系统主要由哪些功能模块组成？它们各自的主要功能是什么？

11.成本会计信息系统是如何在各模块之间进行数据传输的？

12.成本会计信息系统实现的方法有哪些？它们有何优缺点？

13.通用成本会计软件的发展经历了哪些过程？其功能有哪些？

14.Excel有哪些数据处理和统计分析功能？