移档法与限期法的合理应用及操作注意事项

移档者，将过时或不常应用之文件，移置于另一地方储藏之，以节省地位、设备及人工者是也。移档之法普通可分为二种:一曰按时法(Periodic Transfer Method)，二曰永久法(Perpetual Transfer Method)。

按时法即按照一定之时期，一年一次或二次或其他，自现档橱中移去过时或不常用之文件也。按时法之施行，有三种不同之形式:一期法(One Period)、二期法(Two Period)、限期法(Maximum－Minimum Period)。

一期法者，即将所有各现档，按照规定之时间如每年一次或二次，一起完全移并置于旧档之中，而新档重新起始。此种移法手续固甚简洁，但在甫移后之一时期中，其随时参用旧档之时，实与现档无异。

二期法者，若用四抽斗之柜，则上二斗储现档，下二斗储上期所移之档，按照一定之时期，如一年一次或二次，将下斗档移于老档储藏处，将现档自上二斗移于下二斗，而上二斗则新档重新起始。此法又有呼之为双储法或重移法或轮移法者(Double Capacity or Multiple Transfer or Cycle Method)，此法将最近要用之两期档案合置一处，但分放之而已。若现档太多，下二斗之档亦可暂移木架上。

限期法，于排放文件之时即规定此件在档中应占若干长久之时间，最大与最小之时间。移档之时，即视此时间之到否以为去留。例如每六月移档一次，则文件最大限者譬如为十八月，最小限者为一年，则第一次均不移，第二次只剩十八月者，第三次十八月者即该移去矣。移去之档，可照老档依类加入之。^[10](www.xing528.com)

永久法者，审定某件已过时或不用者而移去之。此法最是合理，然须逐件加以适当之审定，实为不易。暂觉不用而实甚有用者，亦未可知。此法可行之于有时间性之文件，如司法案件、条约、统计等。

移档中之导片与封套:依所用排档之法之不同而导片与封套之加添移置而不一。若为二期法，则须备两套导片与杂件封套，为第一移档之用。若用混合字顺法者，则杂档封套可作导片，在此情形之下，不必移杂档封套于导片地位，即各封套之前。若用数次法者，导片可不必移走。因各封套均有数目，可为指引，不再须导片。若用字数色混合法者，则第一导片要移，而第二杂档封套可留作第二导片之用。

档件在未移前有数事项，即应将档内各件排列无误，导指无误，何者移交须另加封套者。若先将应用之封套作出，则移档时可以节省时间。文件之确实过时无用可弃去之，惟须经上级之批准。其他一切用具亦应先期预备。移档之箱可用单箱式者，以便移时可以随时置放也。