数次法及其应用

数次法者，于每种排件之上依其类别或名称或来时赋予数目，然后依数排列，而另作卡片索引以活用之之法也。此中有三事:

(1)卡片索引

将排列中之类别名或专名写于法定之卡片左方而写其数码于左上角，依字顺排列。欲察某事某物者，依其事物之名称字顺检之而得数码，再依数码于排件中求之。此卡片虽为代替排件者，然可同时制作多张，及彼此参照会通之片，正如目录之于书籍然。(参照片不注数码，依字顺排列于卡片索引中，而被参照片之数码则须注出。)

(2)档本

将所有档本依数次立排于抽斗之中，而用箱标、导纸、封套、借条等以补助检查之便利。该箱中如为800起者则可书800于外。导片可用五截者，依00、20、40、60、80之次序，自左至右排放。档本则各置于封套之中，封套之右上角仍书数码。如某封中某件为人借出，则可以将其借条以针撇于该封套之上边上以资检覆。

A．字数色混合法(triple check automatic index for correspondence filing)

字数色混合法，有两类导片。甲类导片，主为字顺之导引，其凸舌只于左端第一截分上有之，其式与他种字顺导片同，用以指示专名及类名之第一字母者，其分数有二十、三十、四十分不等者。乙类导片为副用导片，其凸舌只于第二截分上有之，用以指示第二字专名及类名之第一字母者，其分数大抵分为九分:①A－B;②C;③D－F;④G－I;⑤J－L;⑥M－O;⑦P－R;⑧S－T;⑨U－Z。如AbbatLaboratory，Inc．与Walter Aarons，前者甲导在A下，乙导在J－L下;后者甲导在A下，乙导在U－Z下。乙导并可利用颜色以为分别，前三导可用茶色，次三导可用绿色，末三导用黄色可也。

B．杂件封套(miscellaneous folder)

每导片之后设一套，套上具有第三截分之凸舌。排于乙种导片末之杂件封套，其上之符号与前各套之符号相同。排于甲种导片末之杂件封套，其上之符号与其前各套数符(numeric notation)相同，惟字符(alphabetic notation)则不用，而直写其专名或事件类题之名(single name or subject)。所有杂件各封套，依其位置分别排列，其中各件概以字顺排列。若某项事件之来文、去文及有关系之文不止一件者，则以时间最近者排置于前。乙导片后杂件封套凸舌仍可予以颜色，甲导片后者则可不用。(www.xing528.com)

凡某事项之文件在五件以上者，则为之置一单独封套，此等封套之上之凸舌全在第四截分之上。其排列则于甲导及杂封之间悉依字顺严格排列之。而使其凸舌之颜色于乙导片之颜色相合为要。凸舌之上先书数符，次书事项名，务整齐清楚。特别重要且常用之档件用最末、最右之截分导片指示之。凡借出者则可于第五截分之凸舌上加导片以指之。

C．数符之运用

甲导自A—Z与数目之对应如下:

图4－1甲导对照图

乙导自A—Z与数目之对应如下:

图4－2乙导对照图

惟甲导A虽为1，实为10，盖乙导在其后A－B即为11也。2即20，30即300也。而乙导A－B虽为1，实则可为11、21、31、41，乃至301也。今举数名于下，以见字数比合之法焉。