移存文件的方法与优势

移存者，将过时或不常用之文件，移置于一地方储藏之，以节省地位、设备、人工者也。移存之法普通可分:

(1)按时法

按照一定之时期，如一年一次或两次，自现档橱架中移去过时或不常用之文件。其施行之时，有三种不同之形式:

(a)一期法

将所有现档依照规定之时间，如每年一次或两次，一起完全移并，置于旧档之中，而新档重新起始。此种移存之法，手续固甚简洁，但在甫移后之一时期中，其随参用旧档之时，实与现档无异。

(b)二期法

假如应用四橱之柜或四格之架，则上二橱或格储现档，下二橱或格储前期所移存之档。依据一定之时期，如一年或半年，将下二橱或格储之档移于老档储藏处，将现档自上橱格移于下橱格，而上橱格之新档重新起始。此法又有呼之为双储法或轮移法者，以其系将最近应用之两期档件合置分放而已。

(c)限期法

于排放文件之时即规定各文件在现档中应占若干长久之时间，移档时即视此时间之到否以为去留。例如每六月移档一次，则对于一年与十八月者，第一次均不移，第二次移一年者，第三次移十八月者。移出之档，依次加于老档之中，或分期另置。(www.xing528.com)

(2)永久法

审定某卷某件已过时或无用者而移去之。此法最为合理，然欲逐件加以适当之审定，至为不易。暂觉无用而将来实甚有用者，亦往往有之。惟若行之于有时间性之文件大抵无误。

此外，移存之时尚有须注意者:

①移档之后，有空封套或卷夹者应取出;

②移档之法，不能因某柜某夹过挤，而多加移去;

③若为二期法，须备两副导片与封套卷夹等用具;

④移存之橱架，宜用单个式者，以便随时添放。