如何申请借档案并办理出纳事务

(1)借法

(a)借档责任

档案不若书籍出纳之频繁，亦未必均公开准人阅览，至少新档未必公开阅览。然行政者办理案件之时往往须借档参考亦是常有之事，故出纳之事亦不可免。普通称为调卷。借档之事，一是责任，一是方法。管理档案之责任，较管理图书之责任为大。损失图书者大半尚可添购，损失档案者，不但不能复得，且易发生其他问题。故凡欲向档案室借档者，须得主管长官之书面证明单向档案室登记，方能借档。若不用个人名义，而用秘书厅、秘书处、某某室名义者，亦须其正式印据，或者某种资格以上之人只须自己之签名或盖章，某种资格以下之人须其上官之证明单可依其机关之规定为之。

(b)借档方法

借档者登记册须有以下之项目:①登记号数;②借档者;③职务;④证明人及证单号数;⑤登记年月;⑥备考。登记之后方能借档。至于借档手续，有各种不同之方法，亦如图书出纳法之各有不同。

登记之后，立一借档证。格式如:

图2－23借档证

置于借档处，依借档者字顺排列之。

先由借档者依据目录填写借档单，交管档人检取。如无相当之目录可查，或上级官不愿麻烦者，则管档人可据其所要为之代填。格式如:

每单写一卷，以卷码次序排列，同时查检借档证填卷码借期。此可知某人借何档，某档何人借，但尚不知某人所借之档业已到期。若能于每夹内作一档包，装一档片，依日期排列，则可知某人所借之档业已到期矣。否则填借档单时，由借档者或管档者多填一副张为此之用亦可也。

亦有不用借档证，只用借档单二张，一置档包内(此假定档夹不借出)或依档码排，一依日期排。然此不能知某人借去何档，亦不完备也。(www.xing528.com)

(c)利用法

图2－24借档单

A．借档日期

普通以三日为期，因为一卷有三日之时间足以为参考也。特殊情形可预先声明或续借。

B．离职之人

凡离职之人应由主管长官通知档案室，检查有借档未归还者否，以便索取。

(2)还档

档案归还后，须将各项借据核销，或检还其借档单。同时核查档案本身是否完善如初，妥慎按序归还原处。

(3)遗失问题

档案之遗失、损毁当不常见，但如万一发现，即须加以补救。凡报告长官、惩治失者固为必作之事，但此尚是消极方面之事。最要紧者，为须立即将此失去之件，或各件之件名，及其中尽量尚能记忆之内容，由各方面长官、用档者、管档者及其他各种记录上之所详细记载，分别用一定之纸张记载下来，再由当时之最高长官签字说明原件失落之故及补记之因等，重新依类入藏。原件已失，而大概内容仍可得知焉。毁损部分照此办理。