兹将档案典藏分为档案本身之典藏及卡片之排列二节论之。而档案立排之法不与焉。
(1)档案本身之典藏
兹假定档案之级位为类—目—宗—卷—件五等。类与目中所包含之文件应甚多，大抵不用特殊之物夹之订之裹之。其表示之法，或用标签，或用导板，或以档架之橱格表示之已足。宗则卷之集合，卷则件之集合。今日各处通行之法，大抵以同一事由之收文、发文及其附件汇订为一件，以同一案中之收文、发文汇订为一卷，以同性质之卷汇藏于卷宗夹内为一宗。惟汇订之方法，所用之材料与形式各有不同。
(a)卷面
每卷之上，普通附一卷面，注明该卷内容。卷面材料有用白色卡片纸者，有用中国连史内裱报纸者。订时有用铜钉者、铁丝者、丝线者。普通以散纸订最为经济而灵活通行。卷面上或卷面内有印种种不同之格式者。
图2－17旧用卷面式
图2－18卷面背面卷目式
图2－19上海公用局卷面式
图2－20卷面之里页式
要之，卷面可有面、背二面。面上最要者为档码及卷名，卷名等于一书之书名，而档码等于书码，取出后方可按码归还。背面上最要者为卷中各件之名称或事由，此即等于一书内之目次也。格式项目不宜过繁，即完全空白，用时填上必须之各项亦无不可，格式项目太多反拘束而致不美观也。
(b)卷宗夹
卷宗夹之功用，乃用以储置同性质之各卷者也。一宗一夹可，一宗多夹亦可，视一宗内容之多少而分合之。一宗多夹者，宗名悉同，而以第一册或第二册或本卷之顺序别之可也。宗夹有用牛皮纸者，有用数层裱纸者，有用原纸布面特制者，要之须比卷面之材料更为耐久。卷宗上所应书明者，第一为该宗之档码以便取放;第二为该宗之宗名，此应书于夹面或夹背上;第三为宗中各卷之名，此书于夹面或夹面里页均可。至于卷中各件之名，则无须再行书出，因已书于各卷面之里页故也。卷宗夹格式，试举江宁自治实验县政府所用格式(见图2－21、图2－22)为例。各地可就各地情形酌加更改以求适用。无论卷面、卷夹，均须略较文件为大，亦可有护件之功用。夹脊处应使其稍宽，内容厚时亦可含容。普通纸制卷宗夹只便平放。内政部近日所用者，与吾人所用之洋装书面而尚未粘贴于书上时之形状同，惟内有牙夹，各穿二孔，足便夹订卷件。夹订之后，可竖立于夹上，而档码及宗名即可书写于夹脊之上。至于订夹之时吾人须注意者，不可太松，防其散佚也;又不可太固，便随时加减也。
按以上之法乃订卷之后再订为宗，亦有主张卷宗之手续合而为一，不必分开者。若卷宗合而为一，则将各卷细目移书于夹面里面可也。
(c)卷盒
卷盒者乃用以储存卷宗者。现存政府各部多有用卷盒者，材料有纸制、木制、洋铁之不同，形式有上开、前开之不同。此皆档架制造之法不佳之故。余则主张完全废去卷盒之制，因其取放之时反增添手续而为赘疣也。
(d)藏卷法
图2－21江宁自治实验县政府卷宗1
余既主张废卷盒之制，则卷宗直接与档架发生关系。卷宗放庋之法大别之有平搁法与立搁法二种。平搁法之次序有自左而右、自上而下者;有自右而左、自上而下者或自上而下、自右而左者。于此法中，余取左右上下之次，以其与吾人今日新式排书之法同[19]，亦便与档码符号相应也。立搁法中又可分为二种。一为顺立法，此惟用硬纸布面之卷宗夹方可直立。其次序一如洋装书籍立于架上然。一为横立法，将卷宗横立折叠自前向后放之。此则必须于抽斗中或定制盒中方可横立。横放时又有卷口向上和卷脊向上之别:卷口向上于护卷方面较佳;卷脊向上于检查时较便。无论卷口或卷脊向上，在中国文件方面，均是将文件中文字横卧而非顺文字行格置放，设于未取出时一观文件之本身，颇为不便。因之亦有主张将文件横叠者，如此则卷盒或抽斗须横窄直高矣。
图2－22江宁自治实验县政府卷宗2(www.xing528.com)
(e)附件之藏庋
附件之大小、体积，凡可附入原件者，附入原件。过量者或特别贵重不能附入原件者，得分别藏于他处，标明原件之档码。所谓他处，除如合同、条约、凭照等可置于保险箱中者外，其余只因体积过大不能附入原件及普通档架者，则入特制之档架中。此特制档架，或者分制，或者即于普通档架之最上格或最下格为之均可。凡附件不存于档案处而存于别部分者，原件目录内须由存储处盖章负责。
(f)卷架与卷橱
橱架之材料有铁制与木制二种。铁制耐久避火，固是最好，惟价目甚昂，普通机关未必能置。供普通一般之用，仍以坚实之木料所制者为相宜。至于其形式大小、高低、宽窄、深浅、厚薄，须视所采藏卷之方法而定。
A．平搁法之档架兰谿实验县政府程君长源所定档架之尺寸，系依档卷大小为标准所规定，颇合应用。惟各机关所用卷夹大小往往不同，照此尺寸或加或减可也。
①档架高222公分，脚位离地面20公分，内分7格。最高格31公分，其余6格各为25公分，每格3公分格位，共21公分，合共222公分。
②架阔100公分，可排卷宗4格。
③穿身34公分，刚能容纳一卷宗之长度。
④最高格藏较大之附件，其余每架面有24格，双面架有48格。
⑤视卷房面积之大小而作单面架或双面架。
平搁法用屉不便，故不讨论。
B．立搁法之橱架[20]
①顺立搁法架
架高公分，脚离地面公分。内分格，最高格或最低格公分，每格板厚公分，共公分，合共公分。每格之高恰能容卷宗之高。架阔公分，设每卷夹平均厚公分，可排卷，全架可排卷。穿身公分，恰能容纳卷宗之宽。最高格或最低格可藏附件。附件少者，可用为藏普通卷宗之用。每三四架中，用一架之最高格或最低格以置附件可也。
[21]横立搁法橱
橱高公分，内分抽屉。每屉高公分，宽公分，深公分，屉内边高公分，恰能容卷宗横立于中而四围略有余。
③直立搁法
橱高公分，内含抽屉。每屉高公分，宽公分，深公分，内边高公分。每屉内直分为二部分，可直立卷宗二行。
C．橱架之安置及档案室
档案室，目下不能求其华丽，第一须光线充足，第二须空气流通，第三须上下干净，第四须略远于易招水、招火之地。橱架在档案室中之安置有靠墙法与贯通法之分，一面架可靠墙，双面架则贯通。须与有窗之墙成直角安置。架与架之间之距离，至少须公分，橱则须公分②，深橱甚深，抽出之后颇占空间也。陈年老档如无充分地方安置橱架，可置于架顶架与橱顶橱中，用便梯取放可也。地下太湿者，可于架下铺石灰;室中多虫者，可于橱架间多置樟脑丸。药沫灭火机能置备数架最佳。
(g)标签与导片
平搁者，宜于每夹之地脚处贴一标签，标明每夹之简名以便检取。惟每夹并不甚厚，若标签贴于每夹之同一地位，易于彼此遮蔽，宜作梯形式之粘贴。标签不宜太大，其上不宜多书字。大类于架面格位上可以表示，标签上书明最低级之号码、数字或名字可也。顺立搁法，可直书于夹背，无须另备标签;横立搁法，则可于封套之上端突出处标每封之名。此外则可用各种分法及各种名气之导片以标较小之类目。橱外标签可书较大之类目。导法之种类及用法另于“立排章”中详述之。
(h)目录之存放及排列
书本目录若惟一二者，则随便放置，均无问题。若集有数十册之多，若单个平放则太占地位，若集叠堆放则检取不便。可用层式敞柜，若放留声机片之柜然。依号放入，取放均便。卡片目录自以置于卡片箱中为便。有分排者，如分类目录、名字目录，分别储放。有混合排列者，各有利弊。而卡片之排列，其中有二事极关重要:一为检字法，一为导片法。检字法详“检字章”中，导片有导字顺者，有导内容者，限以方位，杂以颜色。要之，使人一见而易得所求者为上。
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