(1)目录之种类
目录之应写为簿式抑应为片式，每种目录之详略及应具之款目，兹暂不论。兹惟论应有何种目录。欲定何种目录，又须问有何种需要。今有人于此问管理档案人，曰:
(a)吾知吾所欲寻之件在某类目中，其他不知也。是必作文件分类目录以应之。
(b)吾知吾所欲寻之件为某机关或个人所发来，或系发与某机关或个人者，其他不知也。是必作文件来源目录或文件去路目录以应之。
(c)吾知吾所欲寻之件之卷目名称，其他不知也。是必作卷名目录(卷名目录等于书名或标题名)以应之。
(d)吾知吾所欲寻之件发生某时期，其他不知也。是必作收发文时期目录以应之。
(e)吾知吾所欲寻之件之收发文号数，其他不知也。是必作收发文号数目录以应之。
(f)吾知吾所欲寻之件系某种公文(如呈令函等)，其他不知也。是必作收发文分类目录(王文山称为档案目录)以应之。
(g)吾知吾所欲求之件与某人或某地或某事有关，其他不知也。是必作人名、地名或事名目录以应之。
以上各种目录，如人力及时间充裕，均可编制，以供应用。如时间及人力不足，则第一为作分类目录。档案依分类放置为基本放法，故分类目录亦为基本目录。依标题字顺排放，虽不失为现今之一种流行而可用之法，但究系暂时对于档件不多之办法。惟余所谓分类目录虽大致与档架目录相同，但非完全之档架目录。其中可有互著、别裁及参照诸事也。第二则须作各种要名目录，余所谓要名目录，即指重要之机关名、人名及卷名，其余可不必皆作。来源目录看似重要，实则不然。来文少者尚可将来文列于其名称之下，若直属之上或之下机关则不免时以万计，作之其功用甚小，其下仍须用他种方法寻求方能得之。收发文号数目录及时期目录看似不重要，然在文件中前后时有提引，亦为寻求文件重要线索之一。惟不必特作目录。时期目录可参考收发文簿得号数，再由号得档号。文号与档号可用简明之法作一文号档号对照片，每片可写一百号，百片即可写万号。[14]
至于只能记忆文件之文别，而其他条件毫不知之者，其事少，故无须作此种目录，即使作就，每别之下，文件多者又动或千万，仍须仰赖其他条件方能寻检。此种目录可供文别统计之用，惟专为统计之用，可用其他方法算得之，亦不必专为此而作。
(2)书本式与卡片式目录
书本式与卡片式目录相较，各有利弊，环境不同，其利弊之程度亦异。机关中之档案目录，外人之来检查者甚少，不外处理文书之人员或该机关之长官，及管理档案之人员。以实况而论，处理文书之人员或长官，未必亲身到档案处查阅，往往书其所能记忆之点，由档案处人员代为查检。故档案目录实际上仍是管理档案者应用之时为多。故余以为档案处之目录，除书本式之登记簿外，正式之目录应为分类目录，其形式宜为书本式或准书本者(意即指活叶目录);便于自由携动者，以供管档者以外之人主要之用。有力时再编一卡片分类目录为要名目录，其形式宜为卡片式者，各依字顺排列，以供管档之人检查之用。[15]
至于编制之时，要名卡片目录可先编，次编分类目录。分类目录暂分两种，一种为固定之书本分类目录，一种为活叶之书本分类目录。凡较老之公文，或已告一段落者，如某年至某年者，宜编为固定之书本分类目录。年代再久又可酌量将各段落分开者，汇叶成总分类目录。凡最近之文件，譬如最近数年者，宜编为活叶之书本目录。每册不宜太厚，一则不便翻阅，一则不便分翻。视内容之多少而定每门或每类或每纲为一册。每一最小细类与其他一细类分开，以随时增加新件。[16]
(3)编目之手续及应著录之项目
①将每件公文分类于一定之地位，著出分类号码，无论为字或为数。余主张于档案归档正式登记之后方始分类。所有于收发时预为分类或拟稿办理时分类等法，利不掩弊，皆不取。
②将能专立卷者立卷，不能单独立卷者，置于该类下一定之地位。
③立卷、订夹、起名之后，于卷面书卷名，卷面或卷面内著该卷中所含各件之内容，此等于一书之细目。
④定卷号、册数。依类号、卷号排于档中。
⑤作卡片要名目录。各依片首字顺排列于箱中。
⑥填著活叶书本分类目录。
(4)项目及格式[17]
(a)分类目录
A．汇编分类目录
此可仿行政院之办法每年汇编一次。既为汇编，则其时代必已距现在较远，案件必已完结，编辑者有充分添补移顺次序之机会，故可将每卷中所含之文件列出，一一列于该卷之下，并可多加内容之参照。
B．现用分类目录
此目录应作活叶目录。其办法每小类目各不相连，以便添加。此中最重要之问题为:每卷只著录一次，抑每单个之文件均一一为之著录耶?其办法各处颇不一致，大别之略有二法:
①在目录中每卷著录一次，无论该卷中现有若干件或续来若干件，均不过问。唯将各件之名目一一详列于各卷之卷面中，作为目次。此法手续颇简单，但于目录中不知每卷内容如何，其案情发展如何，且单个文件于目中不能查出。此法今日行之者最多。
②文件分类后，以件为单位，依到室时间之先后登入分类簿中。新案则依次给一号码，有旧案之件则不给号码，而于备注中，注上旧案号码(此等于丛书分析目录之入分类目录者然)，文件则仍入旧卷。此法较前法略有进步，因于目录中既可查得各单件，又可知某卷内全部之案件。唯此法手续较繁，卷面中之目录亦不可省，目录中著录条款增多，检查增加困难，每卷中之各件前后可相差甚远，亦难得综合之印象，然总较前法为优也。军政部档案处即行此法。
C．格式及项目
吾人检查目录，目的在于考其藏于何处，故档号居第一。事由包含机关、文情、文别三项，合并言之，辞理意顺，该件之内容之要点，胥在于是，居第二。文号及收发时期可资考据，故依次列之。立格式为中国旧法，较合习惯;横格式写数目符号时较为方便。
图2－5立格式
图2－6横格式
所用簿册每页普通均作五行，每页十行便于统算。因恐事由文字甚多，故大抵一行总占普通文字两行之地。如字体较小，每页能容十行，则簿册积量可以减少，检阅时一目亦多览数行。所印格线以较深之红蓝二色为宜。所用纸张无论中纸、洋纸，总以坚韧耐用及国产者为宜。(www.xing528.com)
(b)卡片分类目录
卡片分类目录编制之法，原理与书本分类目录相同，惟书写格式略有不同。较之活叶分类目录更为自由，可以随时增加新来文件之项目。其形式亦有多种。
图2－7内政部档案室所用卡片分类目录样式
其分类卡片系依各司分类排列，卡片屉外标明何司，用指引卡标明类目。卡片著录有司类而无目及卷数，不能直接用以调卷。
目录以件为单位，此为收文卡，红色。第一行写来文机关，第二行写“禹收”二字，意即民国二十三年第一科收文，第三、四行为分类号及卷号，第五行为摘由。发文卡片为白色，形式如下[18]:
图2－8财政部会计司分类目录卡片样式
以上各样式皆有缺点，兹特拟定一式样如下:
①以文件一件为单位，不以卷为单位，盖卡片尽可按照档码自由移动也。
②不用印定字句之卡片，以便有自由伸缩之余地。
③收发文各举一例。
④排列方法
排列之时，先依大类，再依小类，再依卷号，每卷有数册或数封者依册封号，再依册封之件号或收发号排。
以上为分类卡片目录，此外尚可作其他辅助卡片目录，如内政部卫生署档案室有作三种辅助目录，一为依机关名称笔画多少排列之户.
名片;一为依笔画排列之人名片;一为按收到日期排列之收文片。今惟作要名卡片目录一种以补分类目录之不足。所谓要名目录，包含来去文机关名或个人名，文件中所提到之重要地名或以此为记忆目标之人、地、事名而他项条目中未常一见者，小类下之卷名等。所有各种卡片，有分开排列者，有混合排列者，兹悉混合依字顺排列之。至于排列指导之法，容后论之。
图2－9发文卡片举例
图2－10内政部卫生署档案室分类目录格式
来文机关或个人为主之片。此种片须择其名称特殊或来文少者作之，太多者将不以之为记忆之目标。
去文机关或个人为主之片，采择与来文不同。
图2－11收文片(依档码排)
图2－12发文片(依档码排)
图2－13来文机关或个人为主之片
按档案本身排列之法，分类排列法不过其中之一种。此外如照名字字顺排列或标题字排列，均有行之者。此不论，于“立排法”章节中详述之。
图2－14去文机关或个人为主之片
图2－15文件中之重要人地事名为主之片
图2－16卷名片
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