编卷分类之后即行编目。但分类表无论如何详细，决不能每一公文有一不同之号码。换言之，每一小类之下必有若干件公文。此所谓若干件，又有事件性质虽同而事件彼此不同者，又必有同一事件前后之各文不同者。于此，在未编目索引以前，吾人必须先作一番整理其同、区分其异之工作。所谓整理其同，即须将同一事件之各文，收集于一起，或依时间之先后，或依其他之关系排列之、订夹之。同时并就其全部内容性质而赋予一总名称，普通谓之卷名，实即图书之书名，无非由编目者所加之书名而已。其文件之不重要，或其件数不多，或时间未到者，暂置于该小类下杂件一名之中，以待他日变化后之处理。经过此番整理后，于是此小类中皆为有名之物矣。杂件亦一名也。今之问题为:此有名之各物，应依何种秩序排列于此小类之中耶?普通之法系依编制之先后而在该小类下以“1、2、3、4……”之数目依次排列之，是谓卷号。此法与吾人之对于同类之图书，依到馆编目之先后即登记号码(即书号)排列无异。杂件或暂不给数，或即入于“0”数。此法在同类中案件少者尚无不便，若多至数千卷者，则其数太长。且此各件中性质比较相似者不能相邻。若觉该类文件太多，须另分成数类时，其原有次序数目即不合用，一加改号，四处牵动甚多。余以分类不细或每公文数量甚大之机关，仍宜仿图书书码(即著者号码)办法，以为区分。不过不以著者之名为据，而以卷名之首字为据。如“宝山路工程卷231 P45”，则将来归“231．5”仍是“P45”，且所有“宝”字起者皆相邻接也。文件少者仍以用前法为便也。类号及卷号既定，则须编制文件之目录或索引。文件既分类，其本身之排列自是分类而行，而主要目录亦是分类目录。知其类者，固可检查，不知其类而只知其他条件者，则困难至矣。于是须备各种目录，以供应用。吾人对于一文件群究应作若干种索引方足应用耶?因需要不同，自然供给亦异。(www.xing528.com)
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