档案分类的原则及意义

分类者，将性质相同之物置于一处之谓也。所谓性质相同实含有三种意义:一曰内在的性质相同，二曰外在的性质相同，三曰关系的性质相同是也。凡三者相同，或具其二，或具其一，吾人归纳之于一处，即不失其为一种分类。书籍之分类如是，文件之分类亦然。惟书籍之分类以书籍内容性质为主，文件多以收受管理之范围为主耳。文件少者并可以编目之法处理之，所谓“文件即目录或索引，目录或索引即文件”是也。大抵对于书籍，吾人可就吾人理想之所及，预先规定一种类目以范围之。对于文件，则须视大机关之性质，内部之组织，已有文件或可有文件之内容而后能规定之。一机关因时间不同、地域不同、性质不同，其文件之分类即不能同，若强同之，则必不适用。

(1)分类之原则

姜生(C．Johnson)《档案保管法》(The Care of Documents and Management of Archrives)曰:“文件分类重要之点:(a)文件之原群务须保存勿变;(b)在文件之全群未检验以前及其原来关系未了解以前不能遽然确定其分类之系统。”金肯生亦主张档案排列之基础，须足以表明原用此档案之机关在行政上之目的。换言之，即每一足以独立之档案群(respect de fonds)不可任意分离。二氏之所述，多就老档而言，新档在原则上亦未能离乎此。斯铁氏(C．C．Stiles)《爱河华省公档论》亦云:“文件分类之要点在于不失原来行政之组织及合乎行政上之应用，总之以不离respect de fonds为主。”案此词创自1841年法人德卫勒氏(De Wailly)，原意即尊重原形之谓。德国称为provenienz prinzip(principal of original)。故斯铁氏分类法要点有五:

①分类法以省下之厅处为主。(The classification is made by departments．)

②每厅处之下再分若干大类或主题。(The documents in each department are divided intomain divisions or subjects．)

③每一大类或主题之下再分小类以至足用。(Main divisions or subjects are subdivided until the lowest subdivisions or subjects are needed．)

④每小类或主题下之档案依时序排列。(The documents under each subdivision or subject are arranged in chronological order．)

⑤每小类或主题下之档案既依年代排序矣，每一年内之档案则依字顺排列。(The documents under the subdivision are then，for each year，arranged in alphabetical order．)

斯氏并谓彼之为此，一切图书馆分类法皆不足用。最紧要者为一各机关之组织表及其行政略史，幸有人已有成书，因得据之分类。由此可见，文件之分类，不能凭空臆想，必须根据已有之文件或现行机关之行政组织方得为之。故今不能创立一施诸四海、行之百世之分类系统。仅就各机关之成法，举数事作例而已。

(2)现行机关档案分类举例

(a)内政部

内务部档案依组织分为卫生署、总务司、民政司、统计司、土地司、警政司、礼俗司各司。总档案处所存各档案，亦沿各司分类排列，不强为分合。司下分类，类下分目，卫生署除外，现有六司，一百一十六类，三百四十四目，大抵各以《修正内政部组织法》所赋予之职掌为主，余视情形酌量加减。如第八条谓民政司掌地方行政及经费，地方行政区划，地方官吏之任免及成绩考核，选举，地方自治，征兵及征发，赈灾、救贫，慈善，国籍等事项，故其文件之内容及分类皆不出乎此。其符号则如民政司法规类省法规目即为“民壹1”。

(b)铁道部

铁道部档案之分类以公文之属，于通行于各路者及单行于一路者与属于内部者对立，形成三大类。各类再分十纲，三者名称完全一致:①任免;②法规;③经济;④教育;⑤劳工;⑥建筑;⑦业务;⑧党务;⑨国务;⑩总务。纲下再各分目，目可随时增加，各纲下皆有杂件目，以备放不重要之文件。

(c)实业部

依组织分七司一署。司署下或再依职掌分，或依性质分。如总务司分任免、会议、航空、军政、邮电、甄叙、审查、考试、行政、禁烟、国际调查、省县治等类。其下或依性质，或依机关，或依地方再分。

(d)教育部

分高等教育、普通教育、社会教育、蒙藏教育、总务、机要、法令七类。前五类文件皆属于各该司职掌者，机要类为秘书处，总务类为参事处之文件。类之下分目，目有依科之职掌分者，亦有依其他特征分者。目下再依事分，每事依次得一号码。事之多者，复分小号，以天干表之。如“普小4甲”为普通教育类—小学教育目—第四号小学课程标准—甲课程标准草案。

(e)行政院

分类以职掌为根据，共十六纲，行政院所属各部会各为一纲，省市行政院亦各为一纲，不属各部会、省、市及行政院各纲者则入杂件。纲之下依性质分目，目之下分类。

(f)兰溪实验县政府

近见该县档案分类表，则全依图书分类表之法组织之。如500为教育，501教育计划，510教育行政，520教育经费，530学校教育，540社会教育，550宗教伦理教育，560研究设计，570推广辅导，580师资训练，590报告，541民众教育馆，542民众学校，543识字运动，544图书馆，545博物馆、公园，546成人教育、家庭教育，547职业教育，548康乐教育，549其他社教活动。其下再酌量细分，至足为止。

(g)省政府档案之分类(www.xing528.com)

湖北省政府档案之分类:①秘书处;②民政厅;③财政厅;④建设厅;⑤教育厅;⑥保安处。

市政府档案之分类，汉口市政府:……

县政府档案之分类，武昌县:①总字档案;②民字档案;③财字档案;④教字档案;⑤建字档案。

由以上数例，兹可以定文件分类之法，宜分为若干级，如门—类—纲—目或部类—门—纲—目(王文山行政院草稿用)。门以一机关内之组织为主，类—纲—目以文件之性质为主。以为四级太多者可用二级如门—类，或三级如门—类—纲以备将来扩充。目，普通即案名。目下再有同件甚多者，加小数细分或可再依时代、地域、事件、人物、性质等分。除时代外，均可依字顺排之。或统依字顺排之。至于分类之要件:①须系统清晰而前后顺次含有相当之意义;②须含伸缩性;③须用简易符号以便书写与记忆。

(3)分类符号

分类之代表，照现在情形观之，有种种之不同。

(a)纯用字代者

①用全字如土地司、法规、省法规、江苏省、镇江县、二十一年度

②土法省镇二十一

③天甲子二十一或AAAA21

(b)用字与数者

①土壹11121或土法省1121或

②AAA11．21

(c)纯用数字者

如532．41为教育—学校教育—中等学校—训育—训育规程。

按以上各法，(a)①太不方便，(a)②可用但其字本身无排列之次序，(a)③有排列次序但或不能显示其代表物之性质，或不便于国人;(b)①有用之者，如不用(c)则亦唯有此法，(b)②在某种情形之下可用，因其本身有排列之次序，即美国国会图书馆法也，(c)为今日图书分类法之最通行者，其中又分用十进制与不用十进制两种。^[11]

(4)公文分类应注意之点

公文分类与书籍不同，书籍其书本身即算完毕，而公文则须视其前后关系、各件之性质而定其本身之性质。故公文分类第一须勤查成案;第二须料其将来之发展;第三不能分得太细，免致日后同案案情变化，非细目所能包;第四不能完全以内容性质为标准，须视一事件之主要目的如何及其前因后果而定。

(5)附:本校^[12]文件分类原则

①本校一切文件依体分为若干大类，各类以一罗马字母代之。公文仅为其中之一类，以D代之。

②公文类复依义分为若干次类，各类又以一罗马字代之，如课程C，毕业G，军事训练M等。

③此时暂分至二级为止，次类下如尚须分小类可再分之，小类下如尚须分案卷者，可再分之。惟除须用时间分法及地域分法者外，一律依其小类或案卷名称之字顺排列之，暂不给出符号。