登记簿的格式和项目次序不完备

(1)登记之分散与集中

公文之登记原则上应以机关为单位，但机关之定义亦殊难确定，行政院固一机关也，各部应在其下，省政府固一机关也，各厅应在其下。近省政府虽有合署办公之法，但揆诸事实，各厅、处仍各其独立之机构，行政院下之各部署更无论矣。此所谓机关应以单据一处、备有一机关之完全机构者为主。^[10]换言之，即在原则上，院下之各部署，府下之各厅、处所有公文应用一单元之登记。但事实上颇有不然者，如内政部登记公文即系行分司登记之法。若一机关太大，公文繁多，各司分别登记送阅，自亦有便利之点，惟于此即有二问题发生焉:

分司登记之外，是否仍有总登记之举。照内政部之法，大抵先由总登记之后乃分与各司，各司又复登记也。否则来文与内政部者，何以知应分与某司耶?总登记既不可少，分登记即可废。旧法中各司以登记簿为检索公文之工具，故相率重复登记亦未可知。

分司登记，若无总登记于前，则所用登记号码势必各有起讫。全部有若干公文何以统计，亦不易一望而知。虽有主张每司各认占若干号码，而冠以“土”、“民”、“警”等字，然有用有未用，亦难遽得其数目。故仍以一机关一单元登记为妥。

(2)登记之用簿与用卡片

据调查，登记颇有用卡片登记者，其所以然，因未用一文一号之法，故时加添，以图方便;以登记记录作种种检查之用，比簿式较便。吾人今须知登记乃记录公文之来去，活动之状况，依时依序记录之已足，无事随时添补何种项目，故以用簿式为便。以图书馆卡片制之，如此其通用，而登记仍用簿式，其故可知也。

(3)登记簿之格式及其项目先后之次序

图2－1内政部之总收文簿格式

登记分收文、发文二种，各用一本登记簿子登记。登记号码每年更换一次。登记簿每本一千号，预先编好。文来时照收文、发文依次登入即得。

登记手续分辑办理，每辑用登记簿一本，为国产毛边纸，红色油墨铅印，每面五格。(www.xing528.com)

图2－2行政院档案股登记簿之格式

图2－3军政部总务厅档案室登记簿之格式

(4)登记项目之决定

以上各式各有不同，然皆不甚完备。考其中问题，盖因收文项目与发文项目微有不同，收发处之登记与档案处之登记项目亦应有不同者。兹总计之，拟定以下各项，依次列之:①登记日期;②登记号数(收文或发文或收发文总数);③来文或去文之机关;④案由;⑤文别及文号;⑥附件(如有);⑦收文日期或发文日期;⑧送交何处或何处送来;⑨档号(此项登记时大抵空着，待日后填入，亦有相当用处);⑩附注。

图2－4江宁县实验政府收发处登记表册格式

(5)横行与直列

项目既定，则其首要问题为格式。格式有横行与直行二种。直行为全国所通用，然实不如横行之便利。其次问题则为每号应占若干地位，每页应有若干行。以余之计划，直行可用竹连白纸，每半面五号，每页十号，百页千号。横行可用国产洋纸，每页(上、下页)十五号，百页千五百号，用洋装，视其机关收发文之多少而定厚薄可也。要之，登记簿纸不可太坏，本不可太薄，写时不可潦草，因此簿用时多，纸须坚韧，本太薄则不久一册，检查时不便也。

此外，尚有一问题，即收发处登记之后，将其副张分送各处以资考查，如内政部复写三份，一送秘书处，一送档案处，一送总务室，其法至善。机关小者自可不必，机关大者实极需要。惟复写时，余意不宜即套在登记簿下写。因登记簿用毛笔不能复印，用铅笔殊不便永久之用。横行洋纸簿若能以极硬之钢笔头用力书之，能印得二三份即最善矣(或竟用油印)。