兹为便利研究及解说起见，决定此之所谓“登记”乃指公文在一机关中，无论其为收文发文，完全办理完结，送交档案保管处，档案保管处接收之后之登记。在此以前，该项公文曾在收发处作如何之登记或归类，此处至多作为参考，并不受其限制。换言之，此之所讲非就连锁式之管理方法言，是以收发处与保管处各别独立者言之。然余并非反对连锁式者，意欲各项程序各别研究规定之后，然后决定如何连锁，方为最善。先讨论保档处本身应有之一贯方法，再讨论收发处之职责、功用，可能为之事及可以助保档者而比对之，以求不重复、最合用之目的。
公文案件之管理与图书馆图书之管理，其根本不同之点在于图书乃编定之后方付应用，档案乃应用之后乃付保管。故图书馆之图书至于应用之时，其书在馆中之历史、位置、关系等种种记录皆已齐备，阅者、借者、查者、还者无不各有依据。公文到达一机关，如亦照图书馆管理图书之法，自是一贯，无须有所谓连锁之法矣。然此决不可能。因如此不但搁费时日，抑且系统紊乱，办事不灵。然若公文来达之时，毫无记录即送阅办，则在归档之前，失误搁置将无从考查矣。因是有先在收发处登记之事。收发处初只做最简单之记录，知有此一件公文已足。后因公文数量加多，自到达到归档案止，中间大抵须经历甚长之时间，在此期间内，其唯一可以考查者，唯此收发处之登记而已，故记录不得不加详，种类不得不加多，以便统计。若所有公文均行归档者，问题尚小;若公文中有不归档者，则不归档之件其记录永远只收发处有之，故收发处之权遂重，此乃事实使然。有人谓连锁法收发处责在重者亦莫可如何之事也，余则主张收发处完全作为档案处之一部分，由档案处派人负责为之。凡其所登记者，即其将来所保管者，一切手续自无须重复。否则，收发处登记无论如何详备，待他日归档之时，档案处仍须登记以明授受之责任，不能无条件接收也。
今不问收发处如何登记，只就档案处之登记言之。吾人究有须登记者何事，登记时应著录何种项目，应用何种格式，利弊何在，与各方面应用之关系，而一一研究之。现在政府各机关，因档案本身管理不良，检查不易，因之一切重要之点均集于登记一簿，故登记之法五花八门，特别繁复。
(1)注收到日期
注明某年某月某日收到。用手书、木戳、橡皮戳或者活动日期机均可。书于件面空处即可，若用淡蓝色印，则于字里行间亦无不可，总须各件所注之地位相同以便查考。收文注于来文件面，发文注于原稿或归档之稿(因有时不必原稿，复写者或印就者亦有之)之件面。如系收发处之登记，尚须折封。普通公文自然即行折封，注明收到日期并加以登记，然后送阅办。若为密件，当然不能擅折，可将其封套上之可能项目，如发文机关日期、文别等，记入登记簿内[4]，其余候补记或用其他规定之方法，收到日期可暂注于套上。
(2)登记号码
登记号码，收文用一号码，发文用另用一列号码，可知收发文数目。可一律用阿拉伯字，书于或用活动号码机盖于件面之左下角。但若其每种号码永远继续延长下去，如图书馆之登记号，则不免有时号码太长，不便应用。可每年用罗马数字冠于其前，而以该年总收、总发之号码，如民国二十三年一千八百号可作“ⅩⅩⅢ1800”于登记记录上。每月首或尾处，做一空白，备将以往之号码作一总加数可也。如民国二十三年以前已共有十三万八千号，则二十三年某月之首或末作138000+1800=139800，则从前之总收发号码亦不难知悉。至于登记时所用之单位，则各处不同。多有新案则立一号，旧案则不立号者，此法殊有流弊。余则主张依照图书馆学上之原理，无论其案之为新为旧，于前于后有无关联，只要其单独成立一件而送来或送出，均给予一个号数。盖若用前法，则登记之号码不能确实代表收发公文之件数。且欲查有无旧案，不能专凭记忆，又须于收发处设置种种便检之记录，方能查得，为此又当多作无谓之簿册。既无新登记号码，则仍将旧案号码书上，单书上旧案登记号码，阅卷者亦必未知其有旧案也。且阅卷办理是案者，其记忆力及智慧力未必俱逊于收发处之人员。主张同案用一号码者，最大之理由为同案各案可于档案中放归一处。不知登记乃记录文件流动之历史而放在一处，自有分类编目者优为之，同性质者自当归于一处，与登记号码之同一与否无关也。即以同案之文件而论，前后之件虽其中所讨论之大题无异，而每次发展必有若干之不同。[5]故同案各卷置于一处，仍须有一定之区别。若分别登记，则登记号码之先后既可示事态发展之变迁，又可即以其为次序(或时日近者在前，或时日近者在后)，而合收日期之先后也。[6]
(3)登记之项目
登记项目因各人需要不同而有歧异，大抵有:
A．日期登记(收或发)之日期。(www.xing528.com)
B．号数登记(收或发)之号数[7]。
C．对方之机关名或人名公文之往来必有一定之对象，本身自是管档者之本机关或人员，对象或是发文来者，或是送文去者，不外机关与个人二种。此点最关重要，等于图书之著作者，万不可少。来文者固是文件之著者，去文者，亦皆因彼而有是项文件之作，亦如著者之重要也。至于机关及人名如何著录，于“编目”中言之。
D．案由案由者乃以最概括简洁之文字述明文件之内容者也，等于图书之书名，亦万不可少。其摘录之法第一宜简，第二宜尽，若简而不尽，毋宁失之繁也。
E．附件之登记号码所谓附件，乃指其物不能单独成立，如单独成立，则其本身即无相当之记载，使人不明其以何因缘而来此者。必附于其自身有说明之件者。如此则不另用登记号码，即书明某号之附件，多者曰附件一、附件二等以明之。凡附件可以合订粘装于主件者即为之，不能而须另放者亦记出之。登记者已假定登记之每一号为一件，故每号无须注明件数。然若有附件则不可不计，须先列附件件数并记其为何物及情形。
F．送归何处与何处送来若是收文，则必分送长官阅办，有完全送交一处者，如秘书处或文书处，有分送各司处者。如全送一处者，则此栏可不必填字，送到时由该处盖章，印“□年□月□日收”即可，并可作为收据;如分送各处，栏内只写“民”(民政司)或“警”(警政司)一字，由各该司盖“□□司□年□月□日”之印即可。若是发文底稿交来归档者，则此栏可名“何处交来”，如“民政司□年□月□日”之印，“警政司□年□月□日”之印，盖上即可。通为一处汇交者，只记年月日可也。
G．文别文别者，其文为令、为函、或为呈也。此非必要，然著之可资统计及其他特殊之用。
H．卷目号数登记号数即该项公文分类之符号也。在理论上，收发处登记时实无须做此项工作，亦不便做此项工作。若必须填入例，则须填例，因登记实在分类之前也。唯现在颇有不少机关之登记簿有纲别、目别(如行政院档案股之登记簿)或档别、类别(如军政部档案室)之设，盖因档案管理者往往以登记簿作为普通依日期以检索档案之目录也。
I．原文号数原文号数者，该文件中所有文件之数序也。如指令一三〇八号是，此项无设立之必要。(如军政部档案室登记簿设有此项)
J．备考此栏自可设立以备不时之用。此外有主张须将公文来处之地别亦列为一栏以便统计者，在某种机关固是极有用处，以一般情形而论，似可不必设立此栏。[8]
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