【摘要】：理想之管理制度应具正确、简单、经济及伸缩性各条件。所谓正确者，分应用时之正确及归还时之正确两点。欲应用时正确，于应用者之知识上及了解上固须有相当之训练，然管理者须先使公文档卷之本身在分类上、编目上及排列上具正确之性质。所谓简单者，务使其管理上所用之方法人人易晓。盖普通用者固无暇学习，管理者亦非尽人易知。对于使用者须便于携取，对于检取者须动作手续简捷。应用时须以最短之时获得所欲求得之结果。
理想之管理制度应具正确、简单、经济及伸缩性各条件。所谓正确者(accuracy)，分应用时之正确及归还时之正确两点。欲应用时正确，于应用者之知识上及了解上固须有相当之训练，然管理者须先使公文档卷之本身在分类上、编目上及排列上具正确之性质。否则，用者虽智，不能得也。同时又须顾及应用后归还时之正确。归还者在技术上固须有相当之训练，而所采方法，排列之方法，字顺之方法，指示之方法，储置之方法等均须使还者有明确之界域，不致流于错误混淆。所谓简单者(simplicity)，务使其管理上所用之方法人人易晓。若其方法虽良，然繁曲难明，非经长时间学习不能了解者，亦不善也。盖普通用者固无暇学习，管理者亦非尽人易知。设有变换，则接替者企难，手续上亦易生错误。所谓经济者(economy)，即地位经济、工作经济及时间经济是也。档件所占之地位愈小愈佳，尤以大城中重要机关房屋有限、布局纷繁者为然。对于使用者须便于携取，对于检取者须动作手续简捷。应用时须以最短之时获得所欲求得之结果。此于行政效率上方可增加，亦即所谓经济也。所谓伸缩者(flexibility)，即其所用之方法、手续可适用于大量之材料，同时可适于少量之材料;可适用于此地，亦可适用于彼地;可适用于开始之时，亦可适用于发展之后。虽不能照本来形式适用，然照形加以修改或扩充即可适用，方不至一加改革，全部翻腾也。(www.xing528.com)
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