档案制造及管理方法分析与建议

(1)就旧之材料。

(a)纸。有:①cotton，flex and lemp;②chemicalwood;③esparto＆straw;④mechanical wool。(b)墨。(c)印及印墨。(d)抄用纸及打字机(带)。(e)其他物件。

(2)做事之新法及档案之形式(象)。但仍不外收、发、记三者而已。

(a)谈话及电话谈话。(b)抄下口授之信及电报。(c)私人信件，凡因公而生之私件，应为公档。(d)因近做事方法之革新，公事文件日渐私人化。

(3)索引法。

(4)公文之加多，此有二法使其减少成为档案:(a)虽有公文暂排印销;(b)小事不必行正式公文。

(5)一个救济:集中政策。中央(注册)各机关普通往来公文皆送一份与中央档案局^[31]，则各得保存。

(6)中央档案局自己之记录。(a)公文登记。(b)使有关公文安放在一起。(c)叙述公文主题。(d)叙述公文性质。(e)分配公文于各室。(f)the resulting register;and subsidizing doc．。

……

(9)Minutes＆Accounts．

(10)The size of the reg．

(a)Doc．witch maybe destroyed immediately;(b)Cases reserved;(c)The routine of destruction;(d)Cases for function consideration;(e)final disposal;(f)The limit of current use and the passing of doc．into archives．

(11)Cases of doc．nor registered;and some other consideration．

(a)Minutes，Proceedings＆Accounts;(b)Separate literature of annexed doc．;(c)Confidential doc．;(d)Index of subsidiary doc．of reg．

(12)The staffing＆organization of reg．

(13)Reg．＆the Archivists．

【注释】

[1]甲戌年，即1934年。文华图书馆学专科学校于该年添设档案管理课程，编者注。

[2]近阅《图书评论》，见缪凤林先生评王芸生氏之《中国六十年来与日本》中，有数函件，云不定可靠，盖即此种档案非出于正式及完善之档案保管处所传下也。

[3]见《北京大学社会科学季刊》第二卷第三号。

[4]简书发现考(《历史语言旬刊》百期)。

[5]清叶凤毛有《内阁小志》、《玉简斋旧书志》言内阁事甚详;阮葵生《茶余客话》卷二有《内阁大库档册玉册斋旧》。

[6]王国维:《观堂集林·库书楼记》。

[7]文稿中他处亦提及，“至德周明泰(至辅)尽读之，从事排比成《清升平署存档事例漫抄》，《几礼居戏曲丛书》第四种(二十二年北平和平门内细瓦厂十一号周宅发行，一元，全书六卷)”。其他文字皆同。编者注。

[8]即“梵蒂冈”，编者注。(www.xing528.com)

[9]又1913年报告中之大纲略有不同:导言;1．档案;2．档案之储置;3．热风灯洁，火，保险等;4．设备;5．规则;6．登记;7．编目;8．分类;9．装修;10．用具;11．展览;12．出版;13．法令;14．档案辞典;索引。

[10]1．1内容曾以《档案序说》的题目发表在《文华图书馆学专科学校季刊》1935年第7卷第1期。编者注。

[11]此前有一节关于“清代管储档案之机关”内容，因与前文1．1部分内容重复，故删去。编者注。

[12]表题非原文，为整理时所加。编者注。

[13]北大交涉搬运整理委员会。

[14]1．3．2为《档管理论》的“附录一”，本节中所说“本书”即指该书。编者注。

[15]本项档案举例(archives within illustration in this book)另打粘。此处及1．3．2每节后均如此注，因在后文中未见相关内容，故从正文删去，编者注。

[16]在未讨论其他各项之前，吾人须知上列各项之项目未必能包含官档局全部之档案(如特藏档案，特档(special collection))。故档案过去之系统化(分类)不过只能给吾人今日以类目之参考，吾人今日尚须加入若干寄存档案及钞本档案之类目(普通皆自他种档案而来)。

[17]载记者，案卷(rolls)，记录(records)，令状(writs)，书籍(books)，议事录(proceedings)，法令(decrees)，法案单据(bills)，委任状(warrants)，闻见报告(accounts)，文件(papers)，及其他一切英国有公共性质(public nature)之打口门(documents)也。

[18]此法最重要，尤以秘档、法院档为要。

[19]即其自身成为一部分者。

[20]制档中有机关(archives owning，making custody)。

[21]以下各事与图书馆中所讲原则多同，不详记。

[22]修补附备有规则及格式。(见4．9，编者注。)

[23]旧清单、号簿，收到之次序。

[24]但非依其所从接收之地，或因辗转若干次而非其原用此档者之处矣。

[25]respect pour les fonds，establish or reestablish the original arrangement．

[26]main record

[27]此由调去或其他原因所致。前应重排入与否，视情形而定。

[28]在其他地方展览室、博物院者亦应于索引中引及之。此外应作书架或房室目录、分类目录及索引各一，以利检查。

[29]印刷、打字、复写等。

[30]此前数月可有一公文者，今每日可有数公文。

[31]用为材书簿，其本身行政事项记录。