档案进化：档案之往来迁移及档案保管者

档案最初大抵只凭记忆，其文件亦不过收件、发件、底子或抄本及记事日录几种。随放随置而已。次方有所谓排列，排列于箱中也。后因事务暂繁，方形分化，有类别之不同及新旧之各异，功用之扩大。故吾人研究档案之进化应同时研究官职、人物之变迁。其进化之次序乃先由收、发、记三者之中各分出若干类，或而留其不能分者，或一部分装裱，其余以原式存之。再一档案传至于吾曾经若何人物之管理及曾经若何地方之搬迁，亦于管理及分类上有大关系。

(1)档案之往来迁移

储档处问题:^[20]产生此档案之行政机关仍存在作用者;②一新的行政机关进行(carries on)同样之工作功用者;③其作用已停而其行政机关尚在进行者;④行政及作用(同时)均已停者，而并其档，传于他机关者;⑤混合情形如是，则何为管档者，何为负责人必须决定，否则档移之后岂非无负责人耶?此当于法律中求之。盖管档者之意义乃其系制档案机关行政人员之一部分之意也。①

(2)何为一档案保管者(archivist)

管理承受档案者须有相当之资格，否则大力皆可负之而趋矣:①须其机关永能存在或定有承继之者;②须直接取于原主，不能辗转贩卖;③须于取来后有相当之地址、人员、方法以处理之;④须一概取之，不能选精遗粗。

(3)档案与博物院

博物院多有收档案者，然博物院以美术或历史为要义。故于上述四规则多有未遵者，且他国与英国大有不同，他国多不重custody而英独重之。然archivist应以档案本身为第一要义，历史性质为第二要义，美术性质则又其次矣。

(4)档案保管者之第一职责:物质上之护持。

档案保管者其职责可分为二:一曰对于档案之本身者，二曰对于档案之外者。前者又可分为物质上之护持及道德上之护持二者。兹论物质上之护持。

(a)关于储档室者:要安全，建筑要避火、避潮及避隔邻舍水火之波及;取热须设热气管，灯宜用电灯，电线宜包于金属管内;门窗柜台须妥为锁好，以免穿窗之盗;勿准闲人出入。兹无以上之设备而借用旧房者，对于兹述诸事须格外注意，预为防范。

(b)又关于储档室者:空气须好，光线要适宜，然不宜多变直光线，因纸张、墨水等易捲易碎易变化也;宜清洁，毋染尘，毋污秽，须有洁净之空位以备洗刷、放档案时好搬放。档案房舍须便于工作:①各部分交通往来方便;②要有会客室、戳印室等;③若高大房，升降机宜置于中央;④容纳九学者之地位^[21]。

(c)学者阅览室:设备、桌椅、光线、参考书目

(d)档案处地位须经济:层数，每层之高低

(e)书架:原料，排法

(f)装档盒子:有各种形式

(g)管者、阅者之取用与损坏:不准吸烟，不准用墨水，要好生地翻揭等

(h)防偷窃:监督之法

(i)放错

(j)修补^[22]:工具，材料，一纸写二面者，糨糊，大小，修补书，装书皮子，监督

(k)复现:将不显现及将消灭之字弄现，或手填或用化学药法

(l)印记:印法，印之种类，印泥

(m)特种意外之防备:如日本之大山飓风，中国之土匪兵灾

(n)档案展览室

(5)档案保管者之第一职责:人事上之护持

(a)管档者往往因急于整理出来以便应用之故而致有疏忽，未尝依一定必经之手续。

(b)接收^[23]①排列而有目录者;②排而无目录者，均须先加以检验(check);③未排亦无目录者。如非自档案原机关接收而是向整理家(者)接收则，须视其可用否，勿轻易改动。检验之时慎更其原形原序以留真像。

(c)收到登记号码①原已全存序号，此番又未零乱，即可照号放之;②原来虽有号次，但其间一部分之档案已失者，则仍须继续连接其号码;③如原有序次之外，更有物者，则可加于后。如原登记号为1－1000，兹当有一物未入，则可登记为1－1001。

(d)原来的排列及装订若无必要之情形，原来之排列与装束不可擅自变动。原为散页者，此固可排之装之束之或仍之，但必须使后之来者知此乃此之所为，非原来之所为，此其颇有意义也。

(e)盖印与号码方法与规则:宜用自盖号码机，须用能盖同数码多次者;宜用永不变色之墨水，同时可盖机关之印。

(f)登记摘由簿单有登记码不足知档案之内容，此可用种种之形式。如:于码前再加年别次序，或捆别者，于后述其由。

(g)单档封套或装订档，包裹档(包在信内之件)，插入档，表册档(什物档)，粘附档。此种号码颇易给，其规则为:^[24]凡档皆具一独立之号;②凡卷或封皆具一独立之号，其间再有零物者另给副号;③凡在主物作成之后而包之包内档、粘副档、插入档，其号与其主档同而另加副号。

(h)初加包捆其次序不必定依登记号，可依其物之情形而包捆，如故件入盒、契据入封箱、大图卷入大封箱等，而另作一包及其内容表以利检核。

(i)参照之变更对照表。

(j)管档者之笺记勿附于档之本身，而可用纸条粘上，如不全，如有复本，如有破缺等，注明时日、笺者。

(k)档案之排列其目的、其秩序无论好坏者，无总次排列。排列不仅要依其主题，且须顾其性质，其彼此之关系，及与学者之便利。(www.xing528.com)

(l)其主要原则唯一正确(对的)排列之基础，是显示(注明)原用此档案之机关(处)之行政上的目的。①

(m)程序一须详察其原出档案机关之历史及组织;二须收档案，分大类与小类，再分细类，然二者不能相制也。要之，吾人排列之次序须与原来排列之意不甚相远。

(n)制条片其上须载明包捆号，内容之年代，修补情形，内容简述，所写之材料为纸成为布，用何种语言，属于何机关之档案，与他档之关系，或加上登记号。

(o)档案以机关分(vertical division of archives)其问题:何种机关可以独立，一机关中又有无数机关者若何处理?^[25]

(p)档案群(fonds archive group)之意义一行政机关之档案，此机关为一有机体之全体，其自己即完全能独立一切，不须外之权力，于各方面皆可独当一面。遇特殊情形时亦可以其下之commissions or divisions为代表。

(q)一档案分为两档案群一机关之下有数档案群者，此乃一档案群而属数机关者，须视其情形而认为一或多而定互相参照之法。

(r)档案群内之排列须依其时之大事^[26]，如军机处档之平定准噶尔档，所有关于此事者依其主从而归于一处。

(s)排列之另一提议尚在进行之机关，其档案之分类，自不能求其完全，固可尽量保其完备。唯可于杂项或其他中有特殊号以成立一粘者，提出为新类可也。

(t)排列之类目标目宜取旧事、旧目，然必须使其排后前后有相当之关系，不可随意凌乱。其不能以旧事项、旧目者，可新加上之。

(u)老档、新档及杂档

(v)未排及误排之档案^[27]

(w)清单

(x)最末打包及空号最末依行政组织及类别打包，各加以简明代表之符号，书于包上，作索引时，即可据之取索。

如:

此为行政组织(group)

审计院E(division)

收发局40(sub．d)

发拨司2(class，no．)

此为档案数

发文档3

号数5

未分新档可加数号()内，如:

E．402/18/7(14)

Exchequer

Receipt

Issue

Issue Roll

Numbers等

(y)目录及说明、索引指明缺物在他处，有助于研究。(fill up the gap)

(z)附存(私人或其他不关此印之件)之件即原移之件^[28]

(6)档案家、行政家及历史家之关系。三者虽有关系，然档案家不是亦不应是历史家。档案家，内乃档案之奴仆，外乃应用档案之学者之奴仆也。

(7)档案家第二职责，除前节所述外，并应作:

(a)指南以指全藏档案之内容;(b)须了解索引之方法;(c)著录时对于原文写成档书或今文时之规则;(d)影印原稿出来之方法。