历代政府档案，皆系该代之重要史料，然而大抵须编辑成书，方能流布。其以散帙原文传世者，除清代时间距今较近外，极为罕见。即经编成粗形之官书，迨该代正史出现后，亦多失传。如高氏《史略》有《唐二十二朝史录》，晁、陈二家书目有《元丰广案》百卷、《嘉祐御史台记》五十卷、《国朝会要总类》五百八十八卷、明《文渊阁书目》有《经史大典》七百八十一册、《太常集礼稿》百册、《大元通利》四十五册，均未见传本。历代地下之发现，如《汲冢书》，据《晋书·束皙传》所载，大凡七十五篇，无可称为档案者，且皆已亡佚，不可考矣。敦煌石室所出，据各家所载，亦以写经为多，间有一二契约官事之文。安阳龟甲，所述皆当时祭祀祷告之文，可称为殷商之档案。余尚无特殊之发现也。[4]
清初内阁档子房，为存储档案之所，并责内阁专司其事。天聪三年设文馆于盛京，十年改文馆为内三院，一曰内国史院，一曰内秘书院，一曰内弘文院。内国史院即专司编纂起居注、实录等事。顺治二年以翰林官分隶三院，俱改内阁衔，称内翰林院、内秘书院、内弘文院。十八年复改内国史院、内秘书院、内弘文院，裁翰林院。康熙九年仍改内阁，另设翰林院如旧制。详见《大清会典·事例卷》十一。
清之内阁，其执掌仍如明代之内阁。《明史·职官志》谓:“内阁凡上达之诏诰、制书、册文，下达之题奏、表章、讲书、状文册、揭帖，皆审署申覆。”清初档案，自盛京移入北京，即由内阁编纂保管，历代不绝。其一切旧档，皆在内阁大库中。至清宣统年间，内阁大库楼坏，大学士张之洞奏请以大库所藏书籍设学部图书馆，其旧档则主焚销。后应学部参事罗振玉之请，罢免焚销。民国初年，移于午门历史博物馆。至于档册实录存贮之所，吾人所知者，有沈阳故宫、北平故宫，及分散于历史博物馆、北京大学、中央研究院历史语言研究所等处。[5]
辽宁旧档，有满洲实录，崇谟阁汉文旧档、满文老档等。北平故宫档案整理刊行者，有《清太祖努尔哈赤实录》、《文献丛编》、《史料旬刊》、《清代文字狱档》、《清军机处档案目录》等。其他午门历史博物馆所存档案，民国十年顷因经费支绌，遂将档册八千余麻袋售于纸商同懋增，以重造纸。罗氏见之，乃以四千元购之。后归江西李盛铎。民国十八年国立中央研究院以二万元购回，存于历史语言研究所。整理后印有《明清史料》十册。尚有清太祖、太宗之实录、圣训未印。余存于历史博物院者，蔡元培先生请归北京大学，设北京大学明清史料研究会整理之。已整理就绪者，有《清太宗实录》十六册、《清太宗圣训底稿残本》十六册、《明季兵部提行汇稿》等。其间保存者之整理出版者，午门历史博物馆有《满清入关前与朝鲜交涉之史料》，罗振玉辑有《史料丛刊》等。[6]
故宫博物院之档案，据其报告有云:“档册中如乾清宫实录大库，皇史宬之清代历朝实录、圣训、起居注，暨南三所硃批、玉旨、留中、奏折、题本，宗人府玉牒，内务府档案，及军机处档案等，约千余架。舆图、画像及册宝各千余件。明代玉册尤有存焉。”(www.xing528.com)
历史语言研究所之档案，据其十八年报告有云:“内阁档案原为清代内阁大库所藏。清内阁在雍乾以前为国家庶政所自出之地，在雍乾以后尤为制诰典册之府，所存档案，皆当时构成史迹者自身之叙述。又清初纂修《明史》及《三朝实录》，搜集启、祯两代案卷。沈阳陪都旧档，并为内阁所掌。清宣统元年大库室坏，此项档案由内阁移交学部。民国二年，教育部设历史博物馆，即将此项档案移入。十年，历史博物馆因经费短绌，遂将此项档案大部较破碎者售出，辗转为寄居天津之李木斋氏购得。本所成立之初，即思利用此项史料为研究对象。十七年十二月，由北京大学教授马叔平氏介绍，开始与李氏接洽购回，旋议定以一万八千元为代价。盖即李原付价及历年为此所付之迁移、房租等费。十八年五月，本所由广州迁至北平，始预备接收，并勘得历史博物馆午门西翼楼为堆存整理之所。七月由教育部将该馆拨给本院，委托本所管理。八、九两月，经编辑员徐中舒率同书记尹焕章将平津两处档案陆运，存午门楼上，同时并修理午门东西廊房，购置用具，为整理之预备。九月底由研究员傅斯年，编辑委员徐中舒并招雇书记六人、工人十九人初步整理。……此项档案与北京大学研究所国学会及故宫博物院所存者，其整理工作难易相差甚远。大概北京大学所存者，皆内阁档案中较整齐之案件;故宫博物院所存军机处档案，不但整齐，且有目录可检。而此项档案数量既钜，约十六万余斤，由历史博物馆售出时即已破碎，及辗转迁移之后，更加零乱不堪。”
清军机处档案，乃军机处所抄录清代内外章奏及上谕等之存稿也。先是内外奏章均由内奏事处送呈皇帝阅览，览毕交军机处抄录副本，将原件发还，所抄之件存方略馆，民国成立仍存原处。迨民国三年，国务院呈请大总统将此项档案移置于国务院集灵囿。民国十五年，复由国务院将此项档案与方略馆及杨守敬观海堂图书拨归故宫博物院整理。……移置景山西大高殿内，计图书五十五架，档案大小七十五架，图书贮于前殿，档案贮于后殿，移后由院中文献部整理。此项两次搬迁，极为凌乱，乃先按其朝代年月逐件整理。……计自雍正初年至宣统末年，所有档册折包共庋四十九架。凡档册七千九百六十九本，折包三千五百三十五包，约八十余万件。其详目见《军机处档案编年目录》。按军机处旧档，自雍正以来二百年间，军事机密，胥具于是。军机处事务原属内阁，自雍正年间设军机处后，内阁权势遂衰。赵翼《簷曝杂记》云:“军机处本内阁之分局，国初承前明旧制，机务出纳悉关内阁……如唐翰林学士掌内制也……雍正年间，用兵西北两路，以内阁在太和门外，儤直者多，虑漏泄事机，始设军需房于隆宗门内。”
清升平署档案。升平署为清代内庭演剧之地，乾嘉时代名曰南府，道光七年始改此名。此档原存海盐朱氏，今归北平图书馆，都五百三十册，计十四种。至德周明泰有《清升平署存档事例漫抄》(《几礼居戏曲丛书》第四种)，《燕京学报》第十期有朱希祖《整理升平署档案记》可参看。[7]
民国以来仍立都北京，故政府档案悉存北京。政府南迁后，北京政府各部档案，一时未能南移，故各部多设有北平档案保管处。今已渐次移京合并整理矣。近自内政部成立行政效率委员会以来，对于公文函牍力拟改革，故整理档案之声日甚。在《行政效率》半月刊上，关于档案之文亦时有发表。皆各就其一部分之情形立论，尚未能有澈通之法也。
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