档案的名称、性质及其意义

档，音党，亦音当。《玉篇》:“木床也。”《类篇》谓:“横木框，档。”框即档，乃所以安置门窗架格之属者也。案与桉，按均通。《说文》谓为“几属”。几案为人所凭之物，故引申转变为凡可以依据之物，亦称“案”。古书用案字者，多案治、案理、案察、案考、案验、案据连用。故案字有治理、察验、考据、依从等义。其详见《辞通》所引。“档案”连称，则以此种成案或例案，多庋于框档、木架之上也。杨宾《柳边纪略》谓:“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也;存贮年久者曰档案、曰档子，以积累多，贯皮条挂壁若档故也。然今文字之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣。”是也。官署案卷，清初称为档子，内阁设有汉档子房。例案，《中华大字典》谓:“今称例案曰档案，以庋案卷于档得名。”《康熙字典》引《正字通》:“凡官府兴除成例及狱讼论定者，皆曰案。”案牍，《辞源》:“官中文书也。”公文，《辞源》:“公文谓官员及官署之往复文书也，亦称公文书。”官书，《辞源》:“官书，公文也。《周礼》掌官书以赞治，又公家所刊所藏之书。”吕祖谦《白鹿洞书院记》:“祖宗尊右儒术，分之官书，命之禄秩。”又今称公家所颁法令等曰官书，亦曰官文书。

西文相当于中文档案一意之词，亦有数词。①阿恺夫斯(archives)，《标准字典》释曰:“阿恺夫者，保藏档案文件之所也。尤指足以考证历史之公共文书。”并云与此词意义相近之词有:②年鉴(annuals)，年鉴者，每年之纪录也。③编年史(chronicles)，编年史者，以年月为纲，以事实为目，而系属于其下也。此两者之为书，皆缺乏特别某点选择及惩前毖后之眼光。④史书(history)，史书者，选择分类各种史料，而以其关系重要为根据者也。阿恺夫斯，乃公共之记录，可以为年鉴，可以为编年史，可以为其他行事之记录。⑤言行录(memoirs)，言行录者，个人生活之记录也。⑥纪念品(memorials)，纪念品者，不仅录诸文字者，即其他实物，亦可包含在内。阿恺夫斯，可以包含法律之记录及簿册。⑦契据(muniments)，契据者，在法律上人可依据之以保证其权利者也。《韦氏字典》、《牛津字典》述阿恺夫斯之义与此略同。《大英百科全书》对于此词所述甚少，仅曰阿恺夫一词，通常多用其复数。阿恺夫斯而用以指储藏载记、宪章及其他文件之属于国家、社会、家族者之地方;然近日常用以指示载记、宪章等之自身矣。而档案之说明，乃在于载记(record)一词之下。《韦氏字典》释载记曰:“凡记录公共团体或官府某时代之官家文件，谓之载记。”《大英百科全书》及芮伊(Rye)氏之《伦敦图书馆指南》释此载记一字，皆引英国官档局(English Public Record Office)一八三八年《保存档案法规》中所规定之义，曰:“载记者，案卷(rolls)，记录(records)，令状(writs)，书籍(books)，议事录(proceedings)，法令(decrees)，法案单据(bills)，委任状(warrants)，闻见报告(accounts)，文件(papers)，及其他一切英国有公共性质(public nature)之打口门(documents)也。”打口门一词，《综合字典》译为官文书、公文等。《标准字典》释为:“官文书者，凡足以传达消息或证据之手稿或印刷品皆官文书也。如法律或政治档案是也。”《大英百科全书》释打口门曰:“严格言之，在法律中凡足以用为证据或证明之书写的或印刷品的物品，甚至碑文、牌记，凡可以阅读如图像、照片、印鉴等，皆可供打口门之用。广泛言之，此词乃用以表明凡书写或印刷之文件，足以供某种题材之消息或证据者是也。”普通称publicdocumentsorgovernmentdocuments为官文书或政府档案。

英人金肯生(HilaryJenkinson)所著《档案管理法》(AManualof ArchiveAdministration，1922)乃专门研究档案管理之书。其解释档案则又较以上所述各说更为落实。彼以为欲明档案之意义，须先明档案之性质。何为档案，金氏以为档案有record及archives二词可用。

record一词论其通义，过于广泛;论其专义，则又太专，常人不易了解。archives一词，各国语言均喜引用，故今亦采用之。其本义乃指储藏公共文件或历史文件之地，其后乃引申为档案之本身者。揆其性质，约有以下诸义:^[2]archives者，即documents也，为官务中之一部分，而藏以待参考者也。②凡为一官务而制作之文件及应.包含于一官务中之文件，皆档案也。譬如于报上剪下一与某项官务相关之纸片，而与该项官务文件置于一处者，日后亦是档案。③document之定义:在无论何项材料上之所有写稿，所有以写字机器所作成之字体，及所有以机械式之铅字、木字、铜版等重新制成之字体，再加所有其他各项实体之证据，无论其包含于档案之字顺或数号中否，成为其一部分者，或为附件者，或极有理由可假定其为一部分或附件者，均是。④私人或团体所作成之集件，在其职守内之官务或事务档案中者。⑤文件用以保存于档案室中者。⑥置于无污点之档案室中者。要之档案之性质，第一是无偏无颇，第二是真实可靠。但档案室如被破坏时，须防其有伪赝。故档案必须在某种完善可信之档案管理系统中传下者方为可靠。经过私人及不完善之档案保管室收藏者，即有流弊①。最后金氏下档案之定义曰:“档案者，其作成乃为自己行政过程中之用，而随即保存于其自己之档案室中，为该项档案之负责人或法定之继承人自己参考之材料者也(档案非为后人而作，非为历史而作)。”(www.xing528.com)

由以上种种论说，对于档案有各种不同之观点，试分析言之:

自时间言，有以为凡一切公文案件，自收到以至于其存在之日，均为档案。有以为须一切公文案件，现已完全不用而移于他处以存储者，方谓之档案，如清军机处档案，内阁档案等是。吾人今自管理及实用之观点言之，主张前说。以后之讨论，皆以此为范围。

自空间言，有以为须政府机关之公文案件，方得谓之档案。有以为凡政府机关、公共团体、企业组合之公文函件，均可谓之档案。吾人今自管理及实用之观点言之，主张后说，以后之讨论，皆以此为范围。换言之，即吾人对于档案之范围无论自时间或空间言，皆取广泛之义也。