记得提前完成任务是关键

有个人每一次工作时，都会比原计划规定的时间提前一段时间完成。1个小时需要整理好的文件，他通常花费50分钟就完成了；30分钟的产品介绍工作，往往只要25分钟完成；就连10分钟的打扫卫生，他也尽量在7分钟之内解决。人们对他如此赶时间感到好奇，毕竟每个人只要按照计划去按时完成任务即可，没有必要如此争分夺秒，无端给自己增加压力。

这个人笑着回应说：“如果我每一件事都尽量做到提前一点儿时间完成，那么工作效率将会得到很大的改善，比如我提前10分钟整理好文件，就可以利用这节省下来的10分钟大致检查一遍，确保不会出错；我提前5分钟做完介绍，就可以利用剩余的5分钟与客户进行互动，从而强化他们的印象；我提前3分钟打扫好卫生，就多出来3分钟做其他工作。这些节省下来的时间都是效率的保证。”

人们在提到执行力的时候，在谈到目标管理的时候，经常会说到一句话“按时完成任务”。对于多数人而言，“按时完成任务”或者“准时完成任务”是确保工作得以顺利完成的一个重要保障，也是时间管理的一个基本原则。不过对于人们来说，想要真正利用好时间，或许“提前完成任务”才是最合适的一种做法。

也许许多人会觉得“提前完成任务”会增加工作的压力，毕竟当工作时间被压缩后，个人对于时间的安排与工作进程的安排将会受到更大的限制。其实在多数时候，人们设定的目标期限都不会过于紧凑，也就是说当人们在制订一个完成目标的期限时，必定会对工作能力、工作速度、工作流程做一个大致的评估，他们会设计出一个比较合理的工作时间表，在这个时间表中，目标完成期限往往有时间上的盈余。如果平时喜欢户外运动，每一个周末都要出去打球或者登山，那么他们在安排工作的时候，可以将工作期限适当延后，以确保不会因为户外运动而导致时间受到挤压；如果在做事的过程中会习惯性地冲一杯咖啡，那么在设定目标期限时，也会将冲咖啡的几分钟时间考虑进去。

保持更充裕的时间是合理且安全的，这种盈余确保了人们在完成任务时更加从容，而从另外一个角度来说，人们完全有能力在计划好的时间之前完成任务。正因为如此，人们完全有能力将工作期限提前，而这是提升时间利用效率的重要方式。比如某个人计划在早上7点开始上班，然后在10点完成某项工作，按照这个人的真实能力来说，基本上可以在9:40左右完成任务，那么他完全可以在9:40左右完成任务。

从时间管理的角度来说，余下的20分钟往往能够起到一个保险的作用，或者类似于设置了一个合理的缓冲带，人们往往可以用它来做很多事，最常见的就是用来应对一些突发事件或者进行回顾和检查。(www.xing528.com)

钟先生曾经在欧洲一些跨国公司工作过一段时间，他非常了解这些跨国公司内部的工作机制，并且也掌握了一些非常实用的窍门和方法。比如他在执行任务或者应对工作的时候，往往会刻意将目标实现的时间提前，这样做的理由很简单，因为在执行工作之前的任何计划都具有不确定性，都可能会受到环境的影响和干扰，可能发生一些不可预知的突发事件而打乱工作计划。

按照钟先生的理解，任何计划都应该留有余地。比如他和客户约定双方中午12点在××机场准时见面，而赶往机场的路上需要耗费2个小时，那么他绝对不会在早上10点钟才出发，因为路上可能会发生堵车，可能会遭遇轮胎破损之类的事情，为了保证不会因为突发事件而影响后面的时间安排，他会选择再提前一个小时出发，而且还会刻意加快速度，确保双方的会面万无一失。

善于管理时间的人通常都会注重把握时间的弹性，会确保时间在一个区域空间内灵活变动，而不是死死地约束在一个具体的点上。将完成任务的时间提前是一个非常实用的方法，除了能够有效应对突发事件造成的干扰之外，放宽时间限制还有助于缓解拖延和浪费带来的不良影响。

比如有的人计划花3个小时完成某项工作，不过他们平时可能存在拖延症，为了改善症状，他们在工作之前可以告诫自己“只有两个半小时来解决问题”，由于压缩了半个小时，他们会更加专注，会更加关注自己的时间使用情况，从而有效抑制拖延的情况。而从另外一个角度来说，即便真的存在拖延的情况，半个小时也可以弥补拖延所浪费掉的时间。

如果说，时间的保障是提前完成任务的前提，那么应对意外事件和缓解拖延就是提前完成任务的目的。不过提前完成任务并不是完全主观性的判断，而需要依据自身的实力和具体情况进行具体分析、设定。工作的期限绝对不能提前太多，因为任何工作目标的制订都和执行者的能力相符，而且对时间也进行过一定的计算，如果将期限大幅度提前，执行者可能会盲目求快，从而影响执行的质量。