从了解时间轨迹开始的好规划

在企业管理流程中，有一个关键的环节，那就是跟踪查询。这是监督的一个重要部分，跟踪的目的就是弄清楚任务执行的情况，包括执行的进度、执行的力度、执行的效果，以及可能存在的各种问题。通过跟踪观察，管理者可以更加精确地了解在整个执行过程中发生的事情，从而更好地把握和控制好工作的进度，确保一切都能够按照事先规划的那样去执行和实施。

在时间管理中，同样存在跟踪这样一个环节，尽管人们通常不太在意对时间进行跟踪记录，但是时间管理作为自我管理中的一个重要组成部分，人们有必要弄清楚自己在各个时间段内所做的事，了解各项工作所耗费的具体时间。许多人之所以常常觉得自己工作时间不够用，首先就在于没有合理地安排时间，其次就在于没有对自己所花的时间进行统计。

比如，一个人计划早上8点~9点完成工作总结报告；早上9点~11点准备完成计算机程序编写任务。这些是计划内的时间安排，不过这些安排是否能够如期实现呢？有时候人们可以在规定时间内完成任务，甚至提前，但有时候可能会因为效率太低或者拖延而造成工作时间延后，如果人们在早上10点才完成工作总结报告，在早上12点才编写好程序，这就等于延期了1个小时。为了避免下次再出现延期，在工作开始的时候，就要懂得跟踪记录，明确自己将时间花在哪里了，这样就可以针对性地做出改进和调整。

如果对一整天的工作时间做一个详细的跟踪记录，人们往往就能发现自己是否存在浪费时间的行为，自己是否很好地利用了原有的工作时间，同时也能够知道自己的工作效率。

有个上班族是这样记录自己一天的工作时间的：

早上8点开始工作，她先整理了一下办公桌，将散乱的文件重新归类放好，这花费大约5分钟的时间。

填写财务报表耗时1.5个小时，并且在中间休息5分钟，任务完成之后休息了10分钟。

核查研发部上个月的支出状况，耗时1个小时，在工作期间花了大约5分钟与研发部的主管进行聊天，核实相关财务信息。此外，在中途花了5分钟时间向老板进行了汇报。

核查工作完成之后，她按照公司的会议要求，与同事商议之后，拟定了一份新的通知：下半年公司的财务支出将降低5%，以此提醒各部门要注意克勤克俭，节约经费。这项工作花了大约10分钟。此外，她花了20分钟将通知及时传达到各部门经理那儿。(www.xing528.com)

接下来的30分钟，她依旧和往常一样，整理上一个季度的文件，并将文件进行分类保存。然后12点整准时休息、享用午餐。

下午2点开始上班，她提前10分钟打开电脑浏览了一下新闻，给刚刚从午睡中醒来的自己提提神。

正式上班后，她取出市场部员工提交上来的报销票据进行核实，对支付证明单、收据以及证明人的签名进行认真审核，在审核无误后，交给出纳给予报销，整个工作耗时2个小时。

之后，花费30分钟参加内部会议，总结现阶段工作中存在的一些问题。

最后，做好公司每日的银行账，确保每个账户都清晰明确，并结出每个账户的存款余额，确保公司能够及时了解公司的资金运作情况。不仅如此，她还要在下班之前填写结报单（会计和收纳之间的收据）。这些工作花费了1.5个小时，工作完成后准时在下午6点下班。

通过观察，就可以发现这位财务工作者的工作时间安排整体上比较合理，而且不存在什么浪费时间的行为，基本上都能够在规定时间内完成任务，一天的工作也比较充实。而她同样可以通过跟踪记录来了解自己的时间使用是否合理、高效，是否有必要做出调整。

通过跟踪记录，人们可以对自己过去的时间安排做出分析，不过很多人不会对过去的时间表现得太过关心，也许他们更愿意规划未来，更愿意对未来的行动做出更为合理的计划，可回顾过去同样有助于提升时间管理能力。如果说做出计划是为了让日后的行动更加高效、合理，那么跟踪和记录自己做过的事情，则为人生的规划奠定了坚实的基础。从某个方面来说，“我在这件事上花费了多少时间”可能要比“我将要在这件事上花费多少时间”更有价值，对于时间使用情况的记录和总结，往往是人们做计划的一个前提。

从时间管理的角度来说，这种跟踪记录主要侧重于工作任务的完成情况与时间的关系，比如了解某项工作花费了多长时间，这项工作在单位时间内是否还可以做得更好，自己在工作之余是否存在浪费时间的行为等。通过跟踪，人们对自己的工作情况将会一目了然。不过跟踪记录并不意味着把握每一个细节，一般只记录一项工作的大致时间，而不是全程都保持专注，将每一个环节、每一个细节所花费的时间都记录下来，或者将每一分钟在做些什么都记录下来，显然没有任何必要。一些重要的环节和细节可以进行详细记录，但没有必要像流水账一样全部做出记录。