做好统筹规划，精确安排时间

在日常生活中，许多人都亲自泡过茶，也都了解沏茶的流程，按照一般情况来说，泡茶水主要分为清洗茶壶茶杯、烧开水、准备茶叶等几个主要部分。而多数人可能会这样开始自己的泡茶流程：清洗煮水壶，将水装到水壶里烧开，找到茶叶、茶壶和茶杯，将茶杯和茶壶清洗干净，之后用开水冲茶叶。或者也可以变换顺序：找到茶叶、茶壶和茶杯，将茶杯和茶壶清洗干净，然后准备清洗煮水壶，将水烧开，最后泡茶。

这样的流程似乎每个人都会，而且每个人都懂，一切只要按照常规顺序去做就行了，可是对于这样一件很普通的生活小事，著名的数学家华罗庚却进行了深入的分析，他写了一篇分析泡茶方法的文章，并对泡茶的顺序和方法提出了新的看法。

按照华罗庚的说法，泡茶的合理顺序应该是这样的：找出开水壶，灌水烧水，在烧水的过程中清洗茶壶、茶杯，取来茶叶，等到水烧开之后，直接泡茶。这个顺序和一般人的泡茶顺序有一点很不同，那就是他并没有等到茶水烧开之后才准备茶叶、茶壶和茶杯，而是利用烧开水的这一段时间来准备茶叶、茶壶和茶杯。这样做的一个原因就是烧开水的时间比较长，而这一段时间里，人们有足够的时间来准备茶叶、茶壶和茶杯。

想要更加直观地了解这一流程所具备的时间优势，可以假定每一部分的时间：洗开水壶、灌水需要1分钟，把水烧开需要15分钟，洗茶壶、茶杯需要2分钟，拿茶叶需要1分钟，而泡茶需要1分钟。那么平常人泡茶所花的时间，就是将所有的工作时间直接累加起来，时间计为20分钟。而按照华罗庚的泡茶方式，洗茶壶、茶杯需要的2分钟，以及拿茶叶所花的1分钟都可以节省下来，因为在烧开水的过程中，这些工作可以轻易完成，因此整个流程中只需要消耗17分钟。

利用烧开水的这一段时间来准备茶叶、茶壶和茶杯，这就是一种很实用的时间管理方法，而华罗庚将这种方法定义为统筹法。所谓统筹法实际上指的就是用网络图反映、表达计划安排的一种方式，它在网络图中选择一种最优工作方案，以此来组织协调和控制生产进度、费用，最终达到预定目标，获得更多经济效益。

统筹法在生活中非常实用，因为绝大多数工作都有多个不同的步骤，或者可以分解成多个不同的部分，因此在执行工作时，执行者可以先将比较复杂的工作分解成多个部分。其中，每一个部分从开始到完成都有一个过程，都需要耗费一段时间，执行者可以用一条带箭头的短线条将其标注起来；不同部分之间往往有一个衔接点，这个点可以用圆圈标注出来。

紧接着，执行者需要将带箭头的线与圆圈相接，形成一个比较复杂的网络流程图，然后找出流程图上完成工作时间最长的那些线路。最后在这条线路上寻找耗时最短的环节，或者看一看有哪些时间是可以缩短的（避免那些无谓的时间消耗），从而确保各个部分都可以节省更多的时间。(www.xing528.com)

比如，某个项目经理准备设计一份新项目的执行方案，他需要做好一系列准备工作：亲自对项目基地进行考察（花费3天时间），安排助手对手头的资源进行评估（花费2天时间），需要等一位海归的设计师来协助自己制订方案（距离目前5天），还要去另外一个城市会见一个重要的客户，希望获得对方的一份调查报告（来回需要2天）。

那么通过分析和计算，这位项目经理的方案设计准备工作究竟需要多长时间呢？有的人可能会简单地将这些不同工作所耗费的时间加起来，结果是：3+2+5+2=12天。也就是说，当这位项目经理完成相关的准备工作回到办公室进行设计时，应该是12天以后的事了。

许多人都会这么理所当然地认为，可实际上，按照统筹法来计算，真正需要花费的时间只有5天。首先，项目经理亲自对项目基地进行考察，这花费了他3天的时间；接着，在这3天时间里，他要求助手对资源进行整体的评估，这只需要花费2天时间，而这两天时间与考察所需的3天时间丝毫不冲突。然后，等到3天的考察结束后，项目经理立即前往另外一个城市会见客户，获得调查报告，前后花费2天时间。而等到项目经理返回的时候，所有的工作一共花了5天时间，而此时他要等待的那位设计师也顺利回国，双方可以直接就方案事宜进行讨论。

这就是统筹法的魅力所在，通过对各个工作步骤（各个部分）进行分析，工作者可以科学合理地做出任务安排，从而保障工作时间得到最大化的节约。通常人们可以通过画图的方式准确表达相关的流程安排和时间安排，有些人不会直接画图，但是可以通过全方位的分析和观察，来找出那些最节省时间的工作线路和流程，并以文字的方式表达出来。

无论是哪一种方式，在统筹的过程中，执行者需要明确了解工作中每一个部分所耗费的时间以及具体的流程，然后弄清楚什么事情应该先做；什么事情应该后做；或者不同的事情可以在同一时段同时进行，但是其中一件事必须在另外一件事之后开始，并且在另外一件事之前完成，这样这件事所耗费的时间才会节约下来（两件事拥有一个重合的时间段）。